Einführung in den Projektdokumentationsplan
Der Projektdokumentationsplan ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie haben sollten, bevor Sie mit Projekten beginnen. Dies ist einer der wichtigsten technischen Aspekte eines Projekts.
Wenn Sie als Freiberufler oder für ein großes Unternehmen arbeiten, beginnen Sie ein Projekt immer mit einem Dokumentationsplan, da dies die unnötigen Komplikationen vermeidet, denen Sie unterwegs gegenüberstehen. Der Projektdokumentationsplan liefert Ihnen nicht nur eine funktionierende Karte des Projekts, sondern zeigt Ihnen auch die Schwierigkeiten auf, mit denen Sie auf diesem Weg konfrontiert werden. Wenn Sie nachträglich angeben, was passieren wird, wenn Sie den Vorgang nicht rechtzeitig abschließen können, wird die Arbeit des Mitarbeiters nur erleichtert.
Und nur um die Tatsache einzubeziehen, dass es dynamisch in dem Sinne sein sollte, dass es flexibel sein sollte, um so viele Änderungen wie es die Zeit vermuten lässt.
Wenn Sie nicht auf einen guten Dokumentationsplan vorbereitet sind, kann dies zu einer teuren Verzögerung des Projekts oder zu einer Dokumentation von schlechter Qualität führen, die nur die Arbeitsbelastung und die Projektschätzung in jeder Hinsicht erhöht.
Zum Beispiel: Wenn Sie ein Produkt vom Markt kaufen, erhalten Sie ein Produkthandbuch, und mithilfe dieses Handbuchs verwenden Sie das Produkt entsprechend, sodass Sie eine ungefähre Vorstellung von der Einrichtung, Installation, Verwendung dieses Produkts und dem Verwendungszweck haben passiert, wenn du es nicht benutzt hast, wie es im Handbuch steht.
Bestandteile eines idealen Dokumentationsplans
Jetzt, da wir eine klare Vorstellung davon haben, dass der Dokumentationsplan sehr wichtig ist, um eine klare Projektplanung zu erstellen, muss ein guter Projektplan erstellt werden. Und um eins zu machen, gibt es einige Punkte, die beachtet werden müssen. Wir werden diese in diesen Abschnitten diskutieren. Grundsätzlich können wir Komponenten in zwei Teile unterteilen:
Erste Dokumentationsübersicht
(Wir sollten wissen, wie man einen Dokumentarfilm über das Dokument erstellt) -
- Titelseite-
Das Deckblatt ist die Zusammenfassung des gesamten Projekts. Jedes Projekt sollte eine Urheberrechtserklärung, den Namen des Inhabers und eine Zusammenfassung wichtiger Personen enthalten (möglicherweise oder möglicherweise nicht erforderlich).
- Geschichte-
Ein Projektdokumentationsplan muss den Verlauf enthalten, den er durchlaufen hat, z. B. das Aktualisierungsdatum, den Titel und die Namen der Person, die die Aktualisierung für dieses Projekt durchgeführt hat. Grundsätzlich geschieht dies, damit Sie den Überblick über Aktualisierungen behalten können, die auf Ihrer Seite stattfinden, oder wenn ein anderer Mitarbeiter dies tut.
- Kontakt Informationen-
Auf der Registerkarte "Kontaktinformationen" sollte die Kontaktliste der gesamten mit dem Projekt verbundenen verantwortlichen Person angezeigt werden (bestimmte Person von der Managementebene oder von höheren Behörden oder Personen, die jemals ein angemessenes Mitspracherecht für das Projekt haben).
- Inhalt -
Es sollte immer eine ordnungsgemäße inhaltliche Zuordnung eines Dokumentationsplans geben, da dies nur zur Navigation durch den Plan beiträgt
Zweite inhaltliche Ausrichtung
(wir sollten wissen, wie man sehr wichtig ist und wo)
- Zusammenfassung-
Es ist das Herz und die Seele eines Dokumentationsplans. Die Zusammenfassung ist der Initiator des Projektdokumentationsplans. Es sollte sich hauptsächlich auf das Rampenlicht des Projekts konzentrieren, ebenso wie die Hauptaktualisierungen zu den Hauptaspekten. Wenn Sie die Zusammenfassung durchgehen, sollten Sie sich ein Bild davon machen, welche Zeitrahmen oder Fristen für die jeweiligen Mini-Projekte gelten. Eine Zusammenfassung sollte in ein anderes Miniprojekt unterteilt werden, da es immer ein Miniprojekt innerhalb eines großen Projekts geben wird.
- Publikum-
Der Hauptaspekt jedes Dokumentationsplans ist die Zielgruppe, für die Sie ihn erstellen. Stellen Sie also sicher, dass Sie den richtigen Aspekt des Projekts für die jeweilige Zielgruppe einbeziehen. Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie die Fachbegriffe verwenden, da Ihr Publikum die Fachbegriffe möglicherweise nicht versteht.
- Dokumentationsspezifikation-
Man sollte immer einige besondere Überlegungen in Bezug auf Schriftarten, Logo, Farbausrichtung, Bilder, Medieninhalte usw. anstellen. Ob es sich um ein Online-Dokument oder ein gedrucktes Dokument handelt, ob es sich um ein Single-Sourcing-Dokument handelt oder welche Seitengröße es hat.
- Zeitplan-
Es ist notwendig, einen Zeitplan zu haben, ob es sich um das wirkliche Leben der Projektplanung handelt, denn Routine wird uns immer auf dem Laufenden halten. Im Rahmen der Projektplanung und -dokumentation ist es sehr wichtig, einen Zeitplan zu haben, damit wir die jeweiligen Fragen immer überprüfen können.
Der wichtige Meilenstein, der in Schach gehalten werden muss, ist
Was sind die Meilensteine in der Entwicklung des Projekts?
Welches Kapitel muss wann abgeschlossen werden?
Was ist der Überprüfungszykluszeitraum?
Welchen KPI sollten wir regelmäßig überprüfen?
Wie viele Arten und Runden von Überprüfungen sollten zulässig sein?
Was ist der Kalender sind die Frist für das Projekt?
- Risikofaktor-
Jeder hat die Aussage gehört: "Je größer das Risiko, desto größer die Belohnung." Mit jeder Arbeit ist also immer ein Risikofaktor verbunden. Mögen-
Was sind die Engpässe bei diesem Projekt?
Welche Faktoren werden die Stabilität des Projekts stören (oder zum Stillstand bringen)?
Gibt es einen Backup-Plan für solche Eventualitäten oder was sind die verbindenden Maßnahmen?
Was sind die Korrekturmaßnahmen, die Sie ergreifen sollten, damit es funktioniert?
Fazit
Wie Sie sehen, kann man ohne Dokumentationsplan keine ernsthafte Projektion seines Projekts projizieren.
Wir können also sagen, dass ein Dokumentationsplan eine Blaupause für das gesamte Projekt ist, einschließlich des Wenn und Aber. Es ist das Rückgrat des gesamten Systems. Obwohl wir nicht sagen können, wie sehr man die Abhängigkeit davon zeigen sollte, ist menschliches Urteilsvermögen in Echtzeit manchmal weitaus besser als schriftliche Regeln, aber für Laien, die mit der Arbeit an einem Projekt beginnen möchten, kann die Leitlinie, die der Starter benötigt, bereitgestellt werden, indem der erste Schritt eingeleitet wird Dokumentationsplan. Und es ist auch sehr wichtig, alle unsere Arbeiten zu analysieren und so viele Ideen und Inspirationen wie möglich zu sammeln, bevor das Projekt zu Boden geht, da mehr wir auf dem Feld schwitzen, weniger wir am Boden bluten.
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Dies war ein Leitfaden für den Projektdokumentationsplan. Hier haben wir die Komponenten eines idealen Dokumentationsplans besprochen. Sie können auch den folgenden Artikel lesen, um mehr zu erfahren -
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- Phasen des Projektmanagements
- 6 Schritte zur Entwicklung eines Projektrisikomanagementplans