Nicht-technischer Kunde: Ich habe die Projektdokumentation gelesen, aber die verschiedenen Aspekte der Spezifikationen der zu verwendenden Software nicht verstanden. Ich hätte gerne weitere Erklärungen dazu.
Projektmanager: Sicher. Wir können diese Punkte diskutieren und dann weitermachen.
Nicht-technischer Kunde: In einem der Artikel, die ich im Internet gelesen habe, wird erwähnt, dass das Software-Tool die Last für 10 Projektmitglieder übernehmen kann, aber Sie haben nur 5 zugewiesen, und wenn ja 10 an Bord würde die Arbeit schneller erledigt werden, wie ich meine.
Projektmanager: Ja, das stimmt. Die 10 GB können 10 Projektmitglieder unterstützen, aber wir haben 5 GB in Speicher für 5 Benutzer investiert, was die genauen Kosten senkt. Wir werden zu keiner Zeit vermisst. Wir müssen das Projekt für diese Zeitachse aufrechterhalten, damit wir ein vollständiges 360-Grad-Feedback-System im Backend einrichten können, damit sich das Unternehmen behaupten kann. Außerdem arbeiten wir an der Such- und Abgleichfunktion, die das Projekt ohnehin noch lange aufrechterhalten würde. In diesem Fall werden wir die Investition verdoppeln und das Projekt weiter vorantreiben. Keine Qualität.
Nicht-technischer Kunde: Ich habe das letzte bisschen nicht ganz verstanden und es gibt keine Erwähnung in der Dokumentation, die Sie mir geschickt haben. Könntest Du das erläutern?
Projektmanager: Sir, es ist sicherlich klar in dem Nachtrag erwähnt, der zusammen mit dem Plan an Sie weitergeleitet wurde. Hast du es geschafft, es zu durchlaufen?
Nicht technischer Kunde: Oh! Nein, ich habe es nicht durchgemacht. Die erste Seite brachte mich dazu, die Sprache als Griechisch zu betrachten. Es gibt zu viele Begriffe, die ich nicht verstehen kann. Können wir ein Meeting planen, um die gesamte Dokumentation durchzugehen?
Projektmanager: Sicher! Lassen Sie mich wissen, wann Sie es zu unserer Seite machen können.
Die fehlende Brücke zwischen technischen Projektmanagern und nicht technischen Kunden
Wie aus dem Gespräch zwischen einem nicht-technischen Kunden und einem Projektmanager klar hervorgeht, wird es immer einen großen Prozentsatz an Verbindungsabbrüchen zwischen technisch soliden Projektmanagern, die den ganzen Tag im technischen Dialekt arbeiten, und ihren nicht-technischen Kunden geben, die ihre Dienste brauchen, sich aber nicht mit dem gesamten System der Tech-Welt auskennen.
Wenn Kunden aktiv an den Projekten teilnehmen, an denen sie beteiligt sind, kann es für einen Projektmanager etwas anstrengender sein, die Brücke zwischen Leuten zu schlagen, die viel über die Arbeit wissen, die durchgeführt wird, um die Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen Person, die wenig über die Hintergrundarbeit weiß.
Projektmanager und technische Experten sind normalerweise Personen, die Informationen über das Produkt und den Prozess in einer Umgangssprache haben, die für eine Person, die dieses Gebiet noch nicht kennengelernt hat, möglicherweise nicht nachvollziehbar sind. Als Projektmanager spielt die Verantwortung für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikationsverbindung zwischen uns und nichttechnischen Kunden eine sehr wichtige Rolle in der Gesamtstruktur der Dinge. Wir werden den Input unserer Kunden bis zum Abschluss des Projekts benötigen.
Wir können jedoch nicht alles im Blick behalten und sie bitten, die in der Projektdokumentation und in den Projektrichtlinien oder sogar in den von uns erstellten Präsentationen genannten Fachbegriffe zu entschlüsseln. Wir müssen uns drehen und wenden und ihnen ein Weltbild des Produkts oder der Dienstleistung vermitteln, die wir im Rahmen des Projekts entwickeln oder verbessern. Die Überbrückung dieser technischen und nichttechnischen Lücke ist äußerst wichtig, und wir werden 8 verschiedene Möglichkeiten untersuchen, wie Sie Ihre Arbeit präsentieren können, damit sie sich ein Bild vom Produkt machen können.
8 Möglichkeiten zur effektiven Kommunikation mit nicht technischen Kunden
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Kommunikationswege mit Ihren nicht-technischen Kunden. Mit diesen Tipps und Tricks haben Sie die Freiheit, das zu erreichen, was Ihrer Meinung nach am schwierigsten ist. Stehen Sie auf und unterhalten Sie sich mit Ihren nicht-technischen Kunden und verändern Sie, wie sie das Projekt sehen und wie sie dazu beitragen.
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Lernen Sie die Welt Ihrer Kunden kennen und vertiefen Sie Ihre Füße
Informieren Sie sich über den Hintergrund Ihres nicht-technischen Kunden und die Branche, aus der er stammt. Stellen Sie sicher, dass Sie über den beruflichen Status der Mitarbeiter ausreichend informiert sind, um zu verstehen, wie viel Kommunikation Sie für sie bereitstellen können. Verstehen Sie auch den technischen Grad, den sie kennen, und gehen Sie dieselben Schritte, wenn Sie mit ihnen kommunizieren.
Diese Personen werden nicht immer vollständig verloren sein, wenn sie Teil des Projekts sind. Als Speerspitze des Projekts liegt es jedoch in Ihrer Verantwortung, alle Komfortniveaus aller Beteiligten und Teammitglieder zu berücksichtigen, wenn sie das Projekt verwalten und daran arbeiten .
Denken Sie aus ihrer Perspektive und gehen Sie eine Meile in ihren Schuhen, dann werden Sie verstehen, wie sie Fachbegriffe sehen, und Sie können entsprechend Ihre Präsentationsebenen und Ihren Fachjargon basierend auf dieser Studie und Forschung ändern. Widmen Sie sich der Kommunikation mit diesen Personen, um eine gute Arbeit zu leisten. Und ein wichtiger Aspekt - demütig bleiben.
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Denken Sie daran, es geht um Menschen und ihre Handlungen, nicht um Codes und Technologie
Wenn Sie ein technisch versierter Mensch sind, bedeutet dies nicht, dass Sie bei jedem genau richtig sind, wenn Sie die technische Fachsprache zur Schau stellen, die Sie mit sich herumtragen. Stellen Sie als Projektmanager sicher, dass Sie sich im Gespräch mit einem nicht-technischen Kunden auf die Mitarbeiter (Ihr Team und Ihre Kunden) und die Aufgaben konzentrieren, die diese für das Projekt ausführen. Informieren Sie Ihre Kunden über ihre Fortschritte und darüber, wie sie zum Erreichen dieses Meilensteins im Projekt beigetragen haben.
Das Sprechen über Codezeilen und die aufgetretenen Code-Schleifen-Probleme wird Ihnen nicht wirklich nützen und Ihre nicht-technischen Kunden in Raserei versetzen.
Versuchen Sie, Begriffe zu verwenden, auf die sie sich beziehen können, z. B. "Der Benutzer muss dann diese Schaltfläche drücken, um zu diesen Seiten zu gelangen, um die Transaktion abzuschließen …" anstatt "Das System leitet die Übermittlungsaktion ein und zeigt während der Aktion die Benachrichtigung über die abgeschlossene Transaktion an wird vollendet… “Auf diese Weise können Sie genau das erreichen, was sie mit diesem Projekt erreichen wollen, und sie können verstehen, dass Sie und Ihr Team es richtig gemacht haben.
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Halten Sie es einfach, albern
KÜSSEN und erzählen, sagen sie. Als Projektmanager für externe, nicht technische Kunden müssen Sie sicherstellen, dass die Kommunikation mit Ihren Kunden vollständig, präzise und einfacher als je zuvor ist. Verwenden Sie einfach Englisch, um Ihre Nachricht an sie weiterzuleiten. Sie haben ihren Hintergrund studiert und wissen, worauf sie leidenschaftlich reagieren. Ihr nächster Schritt ist also, die gesamte Kommunikation mit ihnen so einfach wie möglich zu halten und sie nur auf der Grundlage dessen zu verbessern, was Sie durch die professionelle Hintergrundüberprüfung erworben haben.
Überfordern Sie sie nicht mit dem Jargon, den Sie mit Ihren Teammitgliedern oder internen Stakeholdern verwenden können, und seien Sie ehrlich zu jedem Vorgang, der stattfindet.
Effektive Kommunikation ist der richtige Weg. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie einen Arzt aufsuchen und dieser Ihnen Ihr Leiden auf eine Weise erklärt, die Sie verwirrt und fehl am Platz lässt. Die Hilflosigkeit, die Sie empfinden, ist genau das, was Ihr Kunde durchmacht. Also, Faustregel, KISS (halte es einfach, albern).
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Besprechen Sie die Ergebnisse, die sie erhalten werden
Stellen Sie bei der Kommunikation mit Ihren nicht-technischen Kunden sicher, dass Sie ihnen das „Warum“ und „Was“ des Projekts erläutern und nicht das „Wie“, das Sie gerade tun. Wenn sich nicht-technische Kunden die Vorteile und Funktionen ansehen, die sie für das Projekt benötigen, reagieren sie besser, als wenn Sie die komplexen Details der Zusammenstellung Ihres Teams erläutern.
Zeigen Sie ihnen, welchen Nutzen die Ergebnisse für sie haben. Zeigen Sie ihnen, dass sie mit jedem Meilenstein, den das Projekt und das Projektteam erreicht haben, dem angestrebten Ziel näher kommen. Stellen Sie sicher, dass sie erkennen, dass diese Aufgaben zu den festgelegten Zielen führen und dass diese Aufgaben, wenn sie effizient ausgeführt werden, mehr Nutzen bringen als erwartet.
Vor diesem Hintergrund bin ich sicher, dass auch Sie als Projektmanager nach zusätzlichen Vorteilen Ausschau halten, die sich aus diesem einzelnen Projekt ergeben.
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Verwenden Sie Beispiele
Analogie und Verwendung von Beispielen können in solchen Zeiten Ihre besten Freunde sein. Diese Übungen helfen Ihnen sogar dabei, Ihre kreative Seite an die Arbeit zu bringen. Verdrehen und wenden Sie sich anhand von Beispielen aus dem täglichen Leben, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Auf diese Weise können Sie die Informationen besser mit ihrem Fachwissen in Beziehung setzen. Mit mehr Zuverlässigkeit und bewusster Anstrengung von Ihrer Seite können Sie sie auch mit Ihrer Kameradschaft für sich gewinnen. Zuverlässigkeit setzt Zuverlässigkeit voraus und damit auch Vertrauen in die von Ihnen geleistete Arbeit und die Kommunikation, die Sie Ihren nicht-technischen Kunden bieten.
Die Verwendung von Beispielen kann Ihnen sogar dabei helfen, das Projekt für sich und Ihre Teammitglieder zu vereinfachen, und ermöglicht es Ihnen, das Projekt aus der Perspektive eines Laien zu betrachten. Dies erhöht Ihre Chancen für ein umfassendes Projekt, das sich wirklich an die Kunden und die breite Öffentlichkeit richtet.
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Unterschätzen oder überschätzen Sie nicht ihr Fachwissen, wenn es um Projekte geht
Während diese nicht-technischen Kunden, insbesondere bei der Erstellung von Software-Tools und -Anwendungen, oftmals nicht mit der Technik des Fachs vertraut sind, verfügen sie meist über eine gute und umfassende Wissensbasis in Bezug auf Projekte und Prozesse. Sie verstehen die Prozesse und wie diese Prozesse letztendlich die einfache Durchführung des Softwareentwicklungsprozesses ermöglichen.
Sie können sie sicherlich an Bord haben, um das Team bei der Durchführung des Projekts aktiv zu unterstützen. Es gibt viele verschiedene Arten von Kunden, mit denen wir als Projektmanager zu tun haben. Denken Sie nicht, dass sie alle eins sind, sondern verstehen Sie jeden Kunden gründlich, ihre Stärken und Schwächen und wie Sie ihre Stärken nutzen und ihre Schwächen minimieren können. Analysieren Sie all dies und machen Sie niemals den Fehler, diese Personen zu unterschätzen oder zu überschätzen.
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Gib ihnen eine 101 Klasse
Beachten Sie alle Begriffe, die Sie in Ihren Präsentationen und Dialogen mit den nicht-technischen Kunden verwenden werden. Machen Sie die Liste zu einem Definitionsforum und notieren Sie die Definitionen in einfachem Englisch, damit Sie sie Ihren nicht-technischen Kunden übergeben können und diese verstehen, was Sie meinen, wenn Sie sie verwenden. Sie können die leeren Ausdrücke vermeiden, die in Ihren Besprechungen auftauchen, wenn Sie diese Begriffe streichen, und den Zeitverlust aufgrund von Erläuterungen zu diesen bestimmten Begriffen vermeiden.
Ich bin sicher, dass Ihre nicht-technischen Kunden mit dieser Übung auch die Möglichkeit haben, etwas Neues zu lernen und sich für das Meeting und die Präsentationen zu begeistern. Diese Aktivität kann sie auf viele weitere Meetings und Diskussionen vorbereiten, die Sie planen, und es ihnen ermöglichen, auch einen fruchtbaren Beitrag zu leisten. Willst du das nicht?
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Fragen Sie sie immer, ob sie wissen, was Sie ihnen entgegenbringen
Unterbrechen Sie Ihre Präsentation für eine Weile und stellen Sie Ihren nicht-technischen Kunden ein paar Fragen:
- Bist du bei mir?
- Ist dir etwas unklar?
- Muss ich irgendetwas wiederholen?
- Haben Sie Bedenken oder Zweifel bezüglich dieses Konzepts?
- Benötigen Sie Hilfe bei irgendetwas?
- Sind Sie mit der Geschwindigkeit der Präsentation zufrieden?
Solche Fragen können beruhigend sein und sie können zeigen, dass Sie ihre Anwesenheit und aktive Teilnahme benötigen und dass sie alles verstehen müssen, was vor sich geht. Es gibt ihnen auch die Möglichkeit, triviale Fragen zu stellen, deren Beantwortung ihr Verständnis verbessern kann.
Dies bedeutet auch, dass Sie gerne alle Fragen beantworten, die sie an Sie richten. Auf diese Weise gewinnen sie das Vertrauen, zu akzeptieren, dass sie einen bestimmten Begriff oder ein bestimmtes Konzept nicht verstanden haben. Mit diesem Schub werden sie aufstehen, um ihre Zweifel zu klären. Ihr Projekt hat dann den Vorteil, dass sie aus ihrer Perspektive darüber nachdenken und Ihnen eine ganz neue Perspektive bieten können.
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