Wir werden dieses mit einer Fantasie beginnen …

Der Big Boss hat Sie nach der Mittagspause gerufen und Sie warten darauf, die nächste Herausforderung anzugreifen, die er auf Sie ausübt. Machen Sie sich bereit für einen eifrigen Biber, denn Ihr Chef strahlt Sie an und sagt: „Hallo ABC, Sie haben sich beim heutigen internen Teammeeting überaus gut geschlagen. Ich möchte, dass Sie die Teampräsentation bei der nächsten vierteljährlichen Sitzung übernehmen. Sie können PowerPoint auch verwenden, wenn Sie gerade dabei sind. Ich möchte den ersten Entwurf nächste Woche sehen. Ich weiß, dass Sie dazu bereit sind. Viel Glück!"

Du tätschelst dich und schreist leise: "JA!" Es ist deine große Chance, von Vorgesetzten außerhalb deines Teams bemerkt zu werden. Du wirst es rocken!

Äh, lass uns zur Realität zurückkehren!

Wissen Sie, dass eine erstaunlich große Anzahl von Menschen mit ihrer Präsentation falsch liegt, besonders wenn sie PowerPoint verwenden? Es ist fast so, als ob sie faul oder selbstgefällig werden und erwarten, dass das Tool all ihre Arbeit erledigt. Hah!

Mach keinen Fehler; Microsoft PowerPoint ist ein enorm vielseitiges Tool. Aber vielleicht liegt die größte Stärke darin, das zu tun, was Sie zulassen, und das zu überspringen, was Sie nicht tun. Es liegt an Ihnen, die Kraft seiner Hände zu nutzen, um Ihre Präsentationen scharf und effektiv zu gestalten. Aber ärgere dich nicht. Mit den hier beschriebenen einfachen Tipps wissen Sie, was Sie in Ihrer Präsentation und in PowerPoint optimieren müssen, sodass Sie auf ganzer Linie als Sieger hervorgehen!

4 Tipps für effektive Microsoft PowerPoint-Präsentationen:

  1. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Nachricht

Es ist erstaunlich, wie viele Leute beginnen, ihre Präsentation mit einem verrückten Rätsel innerhalb von PowerPoint vorzubereiten. Nicht! Denken Sie immer daran, dass Sie und die Botschaft, die Sie übermitteln möchten, von größter Bedeutung sind, nicht Ihre Erfahrung mit dem Tool. Erstellen Sie also zunächst einen soliden Überblick über Ihre feine Powerpoint-Präsentation auf Papier, in den Sie all Ihre kreativen, analytischen und Marketingfähigkeiten einfließen lassen. Wenn Sie die Nachricht, die Sie Ihrem Publikum übermitteln möchten, einigermaßen verstanden haben, kann PowerPoint Sie dabei unterstützen, den Rest zu optimieren.

Wie PowerPoint Ihnen helfen kann:

Erstellen Sie Ihren ersten Entwurf auf Papier. Wie viele Folien sehen Sie ungefähr? Zumindest sollten Sie haben:

  • Ein Intro (für dich und das Thema).
  • Folien, die die Hauptnachricht kommunizieren.
  • Abschnittsüberschriften / -umbrüche, die spätestens alle 6-7 Nachrichtenfolien eingefügt werden, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erhalten.
  • Ein paar Folien mit Medienelementen wie Bildern, Grafiken oder Audio / Video, um die Monotonie zu durchbrechen.
  • Eine Folie für Fragen (optional).
  • Schließen Sie die Folie und wiederholen Sie den letzten Aufruf zum Handeln.

Wenn Sie das Gesamtbild erstellt haben, legen Sie den zweiten Entwurf in PowerPoint an, indem Sie eine leere Präsentation erstellen (Datei-> Neu-> Leere Präsentation + Schaltfläche Erstellen), und wechseln Sie direkt in die Ansicht für den Foliensortierer (Ansicht-> Foliensortierer) ). Dies ist eine relativ einfache Ansicht, in der Miniaturansichten aller Folien aufgelistet sind. Verwenden Sie diese Option, um die gewünschte Anzahl von Folien wie folgt zu erstellen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Ansicht und wählen Sie Neue Folie. Dadurch wird eine neue Folie mit dem Standardlayout erstellt. ODER,
  • Kopieren Sie die (vorgefertigte) Folie mehrmals, um das Layout zu replizieren.

Stellen Sie für jede Folie das „Layout“ (Start -> Layout) gemäß Ihrem Papierdesign ein. Dies entscheidet über die Gesamtzusammensetzung der Folie - die Anzahl der Elemente / Abschnitte in der Folie, die Platzierung der einzelnen Elemente, gegebenenfalls einen Titel usw. PowerPoint enthält mindestens 9 integrierte Layouts, die den meisten Anforderungen gerecht werden. Zu den gängigen Layouts gehören Titel (für eine dramatische Eröffnungsfolie), Titel und Inhalt (für nachfolgende Folien) und Abschnittsüberschrift (für Abschnittsumbrüche in Ihrer PowerPoint-Präsentation).

Ihre Präsentation ist jetzt bereit für echte Inhalte. Sie können sich entspannen, indem Sie wissen, dass Sie jedes der oben genannten Attribute jederzeit ändern können. Indem Sie diesen groben Entwurf jedoch schnell skizzieren (die obigen Schritte sollten weniger als 5 Minuten dauern), verbringen Sie eine minimale Zeit damit, die Verwendung des PowerPoint-Tools effektiv zu maximieren!

  1. Halten Sie es optisch sauber

Dies bedeutet, dass Ihre PowerPoint-Präsentation ein Augenschmaus ist, sodass Ihr Publikum keine Augenschmerzen bekommt und sich nicht gezwungen sieht, sich auf halbem Weg von Ihrer bemerkenswerten Präsentation abzuwenden. Beachten Sie Folgendes, wenn Sie Ihre Folien mit Inhalten füllen.

Wie PowerPoint Ihnen helfen kann:

  • Verwenden Sie ein einheitliches Hintergrunddesign für alle Ihre Folien, um einen reibungslosen visuellen Ablauf zu gewährleisten. PowerPoint erleichtert dies durch Design-> Themes . Ohne ein Thema müssten Sie die Gestaltungselemente jeder Folie manuell bearbeiten. Ein Thema ist jedoch eine „Entwurfsvorlage“ mit vordefinierten Einstellungen für Hintergrundfarbe / -formen / -grafiken, Layout, Schriftart (für Titel, Körpertext, Kopfzeile usw.), Effekte und Hintergrundstile. Sobald Sie ein Thema auf einer Folie ausgewählt haben, wirkt es sich auf alle Folien aus. Dies schließt alle Anpassungen ein, die Sie am ursprünglichen Design vornehmen.
  • Wählen Sie eine gute Schriftgröße für Ihren gesamten Text. Wenn Sie vorne auf dem Podium stehen, kann eine Folie für Sie gut und klar aussehen. Aber wenn Sie hinten sitzen, nicht so sehr. Testen Sie Ihre Schriftgröße aus der Ferne (z. B. mit einer Schriftgröße von 2 cm für einen Abstand von 10 Fuß, einer Schriftgröße von 4 cm für einen Abstand von 20 Fuß usw.). Eine weitere Empfehlung ist, serifenlose Schriftarten wie Arial, Geneva oder Helvetica anstelle von Serifenschriftarten wie Times New Roman oder Courier zu verwenden. Dadurch wird die Unschärfe verringert, sodass Ihr Text auch aus der Ferne noch lesbar bleibt.
  • Verwenden Sie Bullet Points mit Bedacht aus. Einige schwören auf sie, andere werfen sie lieber. Wenn Sie sie verwenden möchten, vermeiden Sie Textumbrüche mit Sätzen, die aus mehreren Zeilen bestehen. Dies ist weniger ansprechend und verwirrender. Halten Sie stattdessen Ihre Sätze kurz und einfach, damit die Botschaft ohne unnötigen Schnickschnack rüberkommt.

Zum Beispiel,

  • „Erstellen Sie eine PowerPoint-Präsentation, die das Publikum visuell anspricht und eine ausgewogene Mischung aus Design- und Medienelementen verwendet.“

Dies kann verkürzt werden auf -

  • "Erstellen Sie PPT mit visueller Anziehungskraft".

Hinweis: Wenn Sie Ihren Folieninhalt absichtlich kurz halten, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass sich Ihre Folien mit Aufzählungszeichen präsentieren. Aber das sind gute Neuigkeiten. Eine PowerPoint-Präsentation, die ohne Ihre Teilnahme von selbst ablaufen kann, fordert Präsentationsselbstmord! Bereiten Sie stattdessen Ihren Folieninhalt bewusst vor, damit Sie proaktiv an der Präsentation teilnehmen und Ihrem Publikum die feineren Details erläutern können. SIE fahren die Show, nicht PowerPoint.

Lassen Sie Ihre Grafiken mehr als tausend Wörter sagen - was bedeutet, dass sie den Stempel aufdrücken! Die Wahrheit über Grafiken ist, dass wir sie alle lieben: Bilder, Cliparts, Grafiken, Diagramme und ihr Los. Sie machen Ihre PowerPoint-Präsentation sofort attraktiver und weniger langweilig. Wenn Sie sie jedoch im Übermaß hinzufügen, laufen Sie Gefahr, Ihr Publikum zu überfordern oder Ihren (Nachrichten-) Inhalt zu unterbieten. Wählen Sie also die richtige Balance, indem Sie weniger, aber aussagekräftigere Grafiken verwenden.

Halten Sie Ihre Grafiken und Diagramme sauber. Ja, da ist die Arbeit wieder, sauber. Sie können dies wie folgt üben:

  • Verwenden Sie für Laien geeignete Beschriftungen, um die Elemente Ihres Diagramms zu erläutern. Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen, Sonderzeichen und Fachjargon. Das Verständnis eines Graphen oder einer Grafik erfordert bereits mehr Verstand als ein Bild.
  • Fügen Sie zusätzlichen Text hinzu, um die Hervorhebungen des Diagramms explizit zu erfassen, sodass dies für das Publikum offensichtlich ist. Wenn Sie beispielsweise ein Verkaufsdiagramm für mehrere Regionen anzeigen, möchten Sie möglicherweise Text hinzufügen, um die oberste / unterste Region hervorzuheben und einen Vergleich mit dem Vorjahr durchzuführen. Diese Zahlen können implizit in der Grafik erfasst werden. Indem Sie jedoch Textbeschriftungen hinzufügen, die diese Informationen explizit hervorheben, stellen Sie sicher, dass das Publikum diese wichtigen Informationen bemerkt und sich daran erinnert.

Hinweis: Komplexe Analysediagramme lassen Sie zwar intelligenter aussehen, aber Ihr Publikum fühlt sich dumm und die Effektivität Ihrer PowerPoint-Präsentation wird gemindert. Halten Sie stattdessen Ihre Grafiken und Diagramme ziemlich einfach, damit sie keine Statistik-Doktorarbeit benötigen, um sie zu dekodieren. In den neuesten PowerPoint-Versionen sind mindestens elf Diagrammtypen (wie Balkendiagramme, Säulendiagramme, Kreisdiagramme usw.) vorinstalliert, die mit wenigen Mausklicks und Dateneinfügungen problemlos in Ihre Präsentation eingebunden werden können. Wenn Sie mehr als 5 Minuten benötigen, um ein Diagramm in Ihre PowerPoint-Präsentation einzufügen, sollten Sie dies als kompliziert und für Ihr Publikum unaufmerksam betrachten.

Verwenden Sie kontrastreiche Farben, um zusätzliche Aufmerksamkeit zu erregen. Mit Designs stellt PowerPoint bereits sicher, dass die Hintergrundfarben der Folie einen ausreichenden Kontrast zu Text- / Linienfarben aufweisen, um eine maximale Sichtbarkeit zu erzielen (z. B. dunkler Text über hellem Hintergrund oder umgekehrt). In Ihrer PowerPoint-Präsentation können jedoch 1-2 Folien vorhanden sein, die besondere Aufmerksamkeit verdienen, sodass Sie sie anders hervorheben möchten. Kontrastreiche Farben ermöglichen dies auf einfache Weise (z. B. Grün / Gelb, Blau / Rot, Schwarz / Weiß usw.). Verwenden Sie dies jedoch mit Bedacht, da zu viele Farbkontraste Ihrem Publikum Kopfschmerzen bereiten können!

Empfohlene Kurse

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  1. Verschärfen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation

Okay, dann haben Sie Ihre Folien angelegt und sie mit relevanten Inhalten gefüllt. Sie haben auch dafür gesorgt, dass die Aufmerksamkeit des Publikums auf Ihre aussagekräftigen Folien gelenkt wird, indem Sie deren visuelle Attraktivität steigern. Sie können nun Ihre fabelhafte PowerPoint-Präsentation erstellen. Oder vielleicht noch nicht.

Ein narrensicherer Tipp, der jedes Mal eine bessere Qualität von PowerPoint-Präsentationen garantiert, ist, Ihre PowerPoint-Präsentation zu „straffen“, wobei jede einzelne Folie einen gewaltigen Durchschlag liefert.

  • Können Sie den Inhalt Ihrer Folien reduzieren? Aufzählungszeichen kürzer und Text schlauer machen?
  • Können Sie die Gesamtzahl der Folien reduzieren? Oder ersetzen Sie ein oder zwei Folien durch eine überzeugende Grafik?
  • Können Sie die Animationen oder Übergänge (verfügbar über die Registerkarten Animationen und Übergänge), die nach jeder Folie verwendet werden, vereinfachen, sodass die Präsentation ohne zu viele Ablenkungen verläuft? (Manchmal wird die Aufmerksamkeit des Publikums auf diese Übergänge gelenkt als auf den eigentlichen Folieninhalt!)
  • Wenn Sie externe (Online-Requisiten) wie Videos von anderen Websites verwenden, die während der Präsentation abgespielt werden sollen, können Sie diese für einen reibungslosen Ablauf in Ihre Präsentation einbeziehen? Hier können Sie LiveWeb erkunden, ein Integrationstool, das externe Webvideos in eine Präsentation auf Ihrer Festplatte einbindet.
  • Segne deine Präsentation mit einer einzigartigen Marke - DU. Welcher Markenstempel klassifiziert diese Präsentation als Ihre? Helle Farben? Unkomplizierter aber scharfer Inhalt? Schicke audiovisuelle Medien? Kennzeichnen Sie Ihre Präsentation mit Ihrer Markenpräsenz!

  1. Verschärfen Sie Ihre Lieferung

Es ist der große Tag und mit den oben genannten Tipps können Sie mit Ihrer fabelhaften Präsentation beeindrucken. Naja fast. Es gibt ein paar winzige Tipps, die Sie in letzter Minute umsetzen müssen. Hier sind sie:

  • Respektiere die Zeit. Egal wie fantastisch Ihre Präsentationsvorbereitung ist, Sie werden Ihr Publikum ausschalten, wenn Sie mit der Zeit schlecht gelaunt sind. Verwalten Sie Ihre Zeit mit Bedacht. Start, Pause und Ende pünktlich zur Uhr.
  • Machen Sie eine Generalprobe, bevor Sie sich Ihrem Live-Publikum präsentieren. Dies bedeutet, dass Sie einen Dummy-Lauf Ihrer Präsentation in dem Raum durchführen, in dem Sie sie abliefern werden. Auf diese Weise können Sie potenzielle Störungen frühzeitig erkennen (z. B. Änderungen der Projektorauflösung, Farbfehlanpassung, Festplattenfehler usw.) und vor der endgültigen Auslieferung beheben.
  • Wenn Sie von Ihrem Laptop aus präsentieren, schalten Sie Ihren Bildschirmschoner aus. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, dass dieser lodernde Feuerscreensaver Ihre Präsentation auf halbem Weg verbrennt!

Wie PowerPoint Ihnen helfen kann:

Wenn Sie eine Verbindung zu einem Projektor herstellen,

  • Bewaffne dich mit einem Zeiger. Es ist ausgefallener, als auf den Bildschirm zu gehen und mit dem Finger auf den Text zu zeigen. Und weniger ablenkend!
  • Nutzen Sie die „Presenter View“ von PowerPoint. Auf diese Weise können Sie Ihre Präsentation in zwei Ansichten erstellen:
  • Audience's View, die auf dem Projektorbildschirm abgespielt wird. Dies zeigt nur die Hauptpräsentationsfolien an.
  • Ihre Ansicht, die auf Ihrem Laptop / Computerbildschirm abgespielt wird. Daraufhin werden die Details einschließlich Ihrer Notizen, die Foliensortierliste (um schnell über mehrere Folien zu springen) und die Hauptfolie angezeigt.
  • Sie können die Presenter-Ansicht aktivieren, indem Sie die Schaltfläche „Diashow-> Presenter-Ansicht verwenden“ aktivieren (verfügbar ab Version 2010).

Weißt du, was die besten Amateur-Moderatoren überhaupt machen? Sie präsentieren sich an der Wand, auf der Projektionswand, auf dem Podium oder in ihren Schuhen. Schauen Sie Ihrem Publikum kühn in die Augen und präsentieren Sie ihm Ihre Inhalte mit Zuversicht. Verwickle sie während der gesamten Präsentation mit Fragen, Witzen, Geschichten, persönlichen Anekdoten usw. Diese sind möglicherweise nicht Teil deines Decks, aber sie werden das Publikum dazu anregen, auf dein Charisma zu reagieren und mehr an der Präsentation teilzunehmen. Nur dann liefern Sie erfolgreich eine enorm effektive Präsentation mit oder ohne PowerPoint. Jetzt wirst du es wirklich rocken!

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Excel-Tipps