Zeit managen - Wir alle wünschten, wir hätten mehr Zeit an einem Tag. Sobald es vorbei ist und wir zurückblicken auf das, was wir erreicht haben, fragen wir uns oft, wie all diese 24 Stunden vergangen sind. Und Zeitmangel ist ein großes Problem, mit dem die meisten von uns konfrontiert sind. Wenn Sie einer von ihnen sind, könnte Zeitmanagement ein Problem sein. Die meisten von uns stehen vor Zeitkrisen in unserem Leben. Wir sagen oft Dinge wie: "Ich weiß nicht, wo ich Zeit finde" oder "Der Tag hat nicht genug Zeit" oder "Ich habe keine Zeit für mich selbst".

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit

Wir neigen oft dazu zu glauben, dass wir nie Zeit haben, um unsere Arbeit zu beenden, weil wir zu sehr damit beschäftigt sind, auf die Kurven des Lebens zu reagieren. Wenn wir endlich Zeit haben, uns Zeit zu nehmen, werden wir von einer plötzlichen Entwicklung getroffen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Selbst wenn wir keine Probleme haben, scheinen wir keine Zeit für die Bewältigung unserer täglichen Aufgaben zu finden.

Wie finden wir Zeit für alles, was wir tun?

Alles beginnt mit der Organisation

Zeitmanagement ist keine schwer fassbare schwarze Magie, die nur eine Handvoll Menschen versteht. Tatsächlich können Sie alle Ihre Zeit effektiv verwalten, solange wir uns selbst organisieren. Ohne Organisation ist es schwierig, sich vorzustellen, was wir tagsüber erreichen müssen und wie wichtig all diese Dinge sind, um unsere langfristigen Ziele zu erreichen.

Sobald Sie Ihre Zeit organisiert haben, können Sie nicht nur Ihre täglichen Aufgaben effektiver verwalten, sondern auch die Möglichkeit erhöhen, Zeit dort einzusetzen, wo sie tatsächlich benötigt wird, z. Wenn Sie sich in der Vergangenheit noch nie solche Ziele gesetzt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Dies ist eine sehr wichtige Voraussetzung für ein effektives Zeitmanagement.

Warum ist das Setzen von Zielen wichtig für das Zeitmanagement?

Die Zielsetzung steht bei allen Zeitmanagementstrategien an erster Stelle. Es hilft beim Einstellen der Spielfelder. Wenn Sie nicht wissen, was Sie anstreben, können Sie den ganzen Tag durchdrehen und wiederholt frustriert sein. Wenn Sie die Zeit effektiv verwalten und gleichzeitig all Ihre Träume und Hoffnungen verwirklichen möchten, müssen Sie Klarheit darüber schaffen, was Sie von Ihrem Leben erwarten.

  1. Zeit managen - klare Ziele setzen

Nur wenige von uns haben die Zeit, um alles zu erreichen. Daher ist es wichtig, unsere Prioritäten auszurichten. Stellen Sie Ihre Ziele auf und verbringen Sie den größten Teil Ihrer Zeit mit Aktivitäten, die Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen.

Legen Sie höchsten Wert auf dringende und wichtige Aktivitäten. Überlegen Sie, ob Sie Zeit mit Dingen verbringen müssen, die möglicherweise nicht wichtig, aber dringend sind. Können diese Dinge an eine andere Person delegiert werden? Sollten Sie sich überhaupt mit Dingen befassen, die weder dringend noch wichtig sind?

Pläne entwickeln:

Markieren Sie Ihre Pläne nach Prioritäten. Faktor in der Art, wie Sie arbeiten. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihre erste Woche planen. Dann machen Sie das Folgende für den Tag.

  • Identifizieren Sie die Aufgaben, die Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen. Teilen Sie die Zeit entsprechend ein.
  • Beende zuerst die kleinen und dringenden Aufgaben.
  • Verteilen Sie die Arbeit, wenn es andere Leute gibt, die dies können, vielleicht billiger, effektiver und schneller.
  • Stellen Sie sicher, dass andere wissen, was sie jeden Tag erreichen müssen.
  • Teilen Sie alle Hauptaufgaben des Tages in erreichbare Arbeitsblöcke auf.
  • Pack sie eins nach dem anderen an.

Fristen setzen:

Legen Sie für alle Aktivitäten erreichbare Termine fest. Legen Sie einen endgültigen Termin fest, der die Zwischenfristen für langfristige Projekte enthält. Zeit für Eventualverbindlichkeiten einbeziehen. Längere Projekte erfordern mehr Zeit für unvorhergesehene Ereignisse.

Bestimmen Sie, ob die Fristen flexibel oder fest sind. Lassen Sie niemals zu, dass die weniger wichtige Arbeit länger dauert, als sie sollte. Wenn es nur 10 Minuten wert ist, stellen Sie sicher, dass es innerhalb dieser Zeit erledigt ist.

Planen Sie Ihre Arbeit so, dass sie zu verschiedenen Zeiten der Woche oder des Tages Ihrem Temperament entspricht. Wenn Sie beispielsweise am späten Vormittag am lebhaftesten und aufgeschlossensten sind, planen Sie Kundenanrufe zu diesem Zeitpunkt.

  1. Zeit verwalten - Organisieren Sie sich

Sich zu organisieren ist der zweite Schritt zu einem effektiven Zeitmanagement. Sie müssen sich organisieren, wenn Sie die Zeit richtig verwalten möchten.

Aber wie kannst du das machen?

Das Wichtigste zuerst müssen Sie Ihre Ziele festlegen. Wenn Sie das noch nicht getan haben, hören Sie auf, weiter zu lesen, und gehen Sie zurück, um Ihre Ziele festzulegen.

Sobald die Ziele festgelegt sind, müssen Sie sie organisieren. Was sind Ihre kurzfristigen und langfristigen Ziele? Brechen Sie die langfristigen Ziele in Meilensteine. Auf diese Weise haben Sie ein Ziel für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat. Wenn Sie wissen, was Sie in einem Jahr erreichen müssen, können Sie die Ziele leicht aufschlüsseln.

Sie kennen Ihre Ziele, wenn Sie die Liste der Ziele in Meilensteine ​​aufgeschlüsselt haben. Wenn Sie morgens aufwachen, bekommen Sie ein besseres Gefühl für Ihre Absicht. Es wird Ihnen dabei helfen sicherzustellen, dass Sie jeden Tag ein bisschen daran arbeiten, diese Ziele zu erreichen, unabhängig davon, wie gering die Menge ist.

Wenn die Ziele in Meilensteinen organisiert sind und Sie die Liste vor sich haben, können Sie die Dinge nicht übersehen, die getan werden müssen. Wenn Sie sich nicht organisieren möchten, haben Sie eine einfachere Möglichkeit, die wichtigen täglichen Aufgaben zu vermeiden.

  1. Zeit verwalten - Zeit priorisieren

Der erfahrene Science-Fiction-Autor Stephen D Covey veröffentlichte 1994 ein Buch mit dem Titel „7 Gewohnheiten hochwirksamer Menschen“. In dem Buch erörterte er ein Zeitmanagementsystem, das erstmals vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D Eisenhower eingeführt wurde. Das System teilt Aktivitäten in vier Quadranten auf, die auf mehreren Faktoren basieren: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

An einem Tag kann eine Aufgabe wie folgt in diese vier Quadranten eingeteilt werden.

  • Quadrant 1: Krisen und Notfälle, wichtig und dringend
  • Quadrant 2: Langfristige Ziele, wichtig, aber nicht dringend
  • Quadrant 3: Unterbrechungen, nicht wichtig, aber dringend
  • Quadrant 4: Ablenkungen, weder wichtig noch dringend

Wenn Sie die Liste Ihrer täglichen Aufgaben und Meilensteine ​​durchsuchen, können Sie die Bereiche kategorisieren, in die die einzelnen Aufgaben fallen. Verbringen Sie eine Woche, um zunächst alle gewünschten Aktivitäten zu verfolgen. Dies ist der beste Weg, um diese Methode einzuführen. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Sie Zeit verbringen. Schreiben Sie sie auf. Wenn Sie 20 Minuten Zeit haben, um Ihre Rechnungssammler anzurufen, notieren Sie dies. Wenn Sie eine Stunde in den Lebensmitteln verbringen, notieren Sie dies.

Schreiben Sie am Ende eines jeden Tages in der ersten Woche den Quadranten auf, neben dem sich die einzelnen Aufgaben befanden. Wie viel Zeit haben Sie damit verbracht, fernzusehen (Quadrant 4), Krisen und Notfälle zu bewältigen (Quadrant 1) oder an den langfristigen Zielen zu arbeiten (Quadrant 2)? Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Aufgaben notieren.

Sehen Sie sich am Ende der ersten Woche die Zeit an, die Sie in den einzelnen Quadranten verbracht haben. Ihr Lebensziel sollte es sein, die meiste Zeit im zweiten und die geringste Zeit im vierten Quadranten zu verbringen. Wie viel Zeit haben Sie tatsächlich im zweiten Quadranten verbracht? Wenn Sie die Übung beendet haben, nehmen Sie Ihre tägliche Aufgabenliste und notieren Sie sich den Quadranten, unter den jede Ihrer Aufgaben fällt.

Wenn Sie drei Stunden lang ferngesehen haben, befanden Sie sich an diesem Tag im düsteren vierten Quadranten. Sie müssen so wenig Zeit wie möglich in diesem Quadranten verbringen, um Ihre Zeit effektiv zu verwalten. Manchmal verstehen wir nicht, wie viel Zeit wir verschwenden, es sei denn, wir untersuchen die Angelegenheit sorgfältig.

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  1. Zeit managen - Verschleppung zerstören

Es ist einer der schwierigsten Teile des Zeitmanagements. Aufschub hebt oft seinen hässlichen Kopf. Aber wie können wir das vermeiden? Wir können unsere Ziele sehr gut festlegen, uns organisieren und die Zeit nach unseren Prioritäten aufteilen. Aber wenn wir der Liste der Dinge, die wir jeden Tag tun sollen, nicht folgen, verschwenden wir unsere ganze Zeit.

Wie vermeide ich es?

Aufschub, der als stiller Mörder eingestuft wurde, ist vielleicht die größte Abschreckung für unsere Ziele. Wir alle sagen, dass wir etwas erreichen wollen. Aber wenn es darum geht, unsere eigene Zeit mit einem gewissen Maß an Effizienz zu managen, scheinen wir diesbezüglich zu versagen. Aufschub entsteht aus jeder einzelnen Ecke.

Der einzige Weg, um einen Aufschub zu vermeiden, besteht darin, sich darüber im Klaren zu sein, was genau getan werden muss. Sobald Sie klare Ziele festgelegt, sich organisiert und Ihre Zeit priorisiert haben, sind Sie auf dem Weg, alle Möglichkeiten des Aufschubs zu vermeiden. Wenn keine Ihrer Strategien funktioniert, probieren Sie die 15-Minuten-Regel aus.

Stellen Sie einen Timer auf Ihrem Smartphone oder Ihrer Uhr ein. Beginnen Sie jetzt mit etwas, das Sie erst seit 15 Minuten aufgeschoben haben. Nun, das ist genau die Zeit, die Sie brauchen. Bald werden Sie Newtons zweites Bewegungsgesetz erkennen: Ein Objekt in Bewegung bleibt in Bewegung. Sie werden wahrscheinlich weitermachen, wenn Sie einmal angefangen haben, es sei denn, etwas oder jemand zwingt Sie, damit aufzuhören. Am schwierigsten ist es, überhaupt etwas anzufangen.

  1. Zeit verwalten - Multitasking

Wir alle verfügen über Multitasking-Fähigkeiten. Es ist nicht wichtig, ob Sie dazu in der Lage sind oder nicht. Wenn Sie Multitasking können, ist es großartig. Aber wenn Sie nicht sind, verlieren Sie nicht den Schlaf darüber. Viele Menschen werden beim Multitasking weniger effektiv. Das Ergebnis ist, dass mehrere Projekte gleichzeitig gestartet werden, von denen keines aufgrund von Schlamperei beendet wird. Dies führt zu einer großen Enttäuschung der Bevölkerung.

Wissen, wann Multitasking durchgeführt werden muss:

Das bedeutet auch nicht, dass jeder, der Multitasking kann, den ganzen Tag über weitermachen sollte. Es ist nicht immer eine gute Sache, sich ständig an mehreren Projekten gleichzeitig zu beteiligen. Man muss sich bewusst sein, wenn man nicht multitasking will. Beispielsweise kann es an jedem Arbeitstag einige typische Aktivitäten vom Typ Checkliste geben, die abgeschlossen werden müssen. In den meisten Fällen sind sie banal und langweilig? Also was kannst du tun? Versuche so viele wie möglich innerhalb der kürzestmöglichen Zeit zu beenden. Wenn Ihnen jedoch ein spezielles Projekt zugewiesen wird, das innerhalb einer bestimmten Zeit und mit der höchsten Qualität abgeschlossen werden muss, dann widmen Sie ihm die maximale Zeit und konzentrieren Sie sich auf kein anderes Projekt. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren. Es ist wichtig zu wissen, wann Multitasking durchgeführt werden muss.

  1. Zeit verwalten - Unterbrechungen reduzieren

Reduzieren Sie die Anzahl der Unterbrechungen in Ihrem Leben. Ehrlich gesagt, können Sie nicht die Anzahl der Dinge reduzieren, die Ihre Arbeit unterbrechen können. Aber Sie können die Art und Weise ändern, wie Sie normalerweise mit ihnen umgehen. Was machst du, wenn du an etwas Wichtigem arbeitest und jemand mit einer Arbeit zu dir kommt, die später erledigt werden kann? Sagen Sie etwas wie: „Natürlich können wir das tun. Aber lassen Sie mich beenden, was ich gerade mache, und dann kümmern wir uns darum. “Es ist wichtig, die weniger wichtige Arbeit respektvoll abzusetzen, um der Arbeit willen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Wenn Ihr Vorgesetzter Sie gerade anruft, ist dies eine Unterbrechung, die Priorität hat.

Wie begegnen Sie den typischen Fallstricken?

Der häufigste Fehler im Zeitmanagement ist, alles selbst zu tun. Delegieren Sie die Routinejobs an Ihre Untergebenen. Wenn jemand eifrig ist, eine Ihrer weniger wichtigen Aufgaben zu erledigen, delegieren Sie dies ebenfalls. Dies kann für sie eine gute Gelegenheit für ein Zeitmanagement-Schulungsmodul sein.

Hier sind einige andere Punkte zu beachten, um die typischen Fallstricke anzugehen.

  • Sortieren Sie alle Ihre Projekte regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle in Ordnung sind.
  • Nehmen Sie alle großen Projekte in Abschnitten in Angriff. Sie müssen nicht alle Dinge auf einmal erledigen. Das ist ein großer Fehler, den die meisten Leute machen. Delegieren Sie einige der Abschnitte, wenn dies möglich ist.
  • Konzentrieren Sie sich darauf, konzentriert zu bleiben. Sie können diese Nachricht an die Tafel kleben lassen: "Was nutzt meine Zeit im Moment am besten?"

Letzte Worte

Ob Sie ein Top-Manager, ein Manager oder ein Junior-Mitarbeiter sind, mehr Zeit in Ihrer Hand hilft Ihnen, sich auf die wichtigeren Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie organisiert, vorbereitet und diszipliniert sind, haben Sie produktivere Zeit, um mehr Projekte aufzunehmen.

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