Projektvorschlag versus Projektcharta - In diesem Artikel möchte ich den Dokumentationsrahmen für ein Projekt zusammenfassen und erläutern, wie wichtig es ist, den Unterschied zwischen den vielen Dokumenten zu kennen, die zwischen den Teammitgliedern oder Beteiligten innerhalb und außerhalb des Projekts fließen.

Wie der Titel besagt, zielt dieser Artikel darauf ab, die Dunkelheit von einzelnen Dokumenten, einer Projektcharta und einem Projektvorschlag fernzuhalten. Obwohl diese beiden wichtigen Dokumente sehr ähnlich sind, nehmen sie innerhalb eines Projekts sehr unterschiedliche Positionen ein, und ihre Verfahren und ihre Zwecke sind ebenfalls vielfältig.

Lassen Sie uns in die Welt des fantastischen Projektmanagements eintauchen und systematische Verfahren entwickeln, um ein reibungsloses Funktionieren zu gewährleisten und die Projektziele und -ziele des Unternehmens zu erreichen.

Projektvorschlag vs Projekt Charter Infografiken

Dokumente für Projekte

Ein gut dokumentiertes Projekt ist ein Projekt, das systematisch vorangetrieben und in die Richtung gelenkt wurde, in die es geleitet werden soll, um die Unternehmensziele und -ziele zu erreichen.

Wenn es Dokumentationen gibt, die speziell für das Projekt entworfen wurden, ist es für das Top-Management sehr einfach, das Projekt zu manövrieren und die Abläufe genau zu überprüfen und zu vergleichen.

Zum Zweck dieses Aufgabenmanagements und um das Projekt auch nach der Implementierung der Änderung im Auge zu behalten, sind Dokumente hilfreich, um sie in Richtlinien oder Fallstudien umzuwandeln. Es gibt im Wesentlichen 9 wichtige Dokumente, die in einem Projekt verwendet werden müssen. Sie sind wie folgt:

  1. Der Projektvorschlag - Der Projektvorschlag ist umfassend und überzeugend. Die Details in diesem Dokument rechtfertigen die Investition, die erforderlich ist, um mit dem Projekt fortzufahren.
  2. Die Projektcharta - Dies ist das Mandat, mit dem die Idee vom Projektmanager in die Realität umgesetzt wird.
  3. Der Projektmanagementplan - Dieser Plan enthält alle erforderlichen Details zum gesamten Projekt und erleichtert dem Projektmanager das Durchsehen der Phasen und Pläne.
  4. Aktionsprotokoll - Dies ist wie eine Aufgabenliste für alle Teammitglieder für ihre verschiedenen Aufgaben an bestimmten Tagen.
  5. Risikoregister - Ähnlich wie das Aktionsprotokoll ist dies ein Zähler für das Risiko, in dem alle Risiken aufgeführt sind, denen das Projekt ausgesetzt ist.
  6. Statusberichte - Dies ist eine Sammlung von Berichten, aus denen hervorgeht, wo sich das Projekt gerade befindet und wie viel mehr davon übrig bleibt, um das Projektziel zu erreichen.
  7. Budget - Ein Nummerndokument, das alle Konten des geplanten Budgets für das Projekt enthält. Finanziell werden in diesem Dokument alle wichtigen Zahlen aufgeführt.
  8. Die Lektionen, die im Laufe des Projekts gelernt wurden, können hier eingetragen werden, damit diese Lektionen in weiteren Phasen des Projekts oder in anderen Projekten innerhalb der Organisation implementiert werden können.

Zweck des Dokuments für Projekte

Wir hassen es immer, alles zu dokumentieren, was wir tun, weil es nur so viel Text ist, der geschrieben, abgedeckt und gelesen werden muss. Dies macht es für uns umständlich, Projekte durchzuführen und zu verwalten, die auf unserem Weg sind.

Mit so vielen Texten und Analysen, Diagrammen und Diagrammen, die die Runden drehen und Dokumente verwalten, konnte dieses Problem behoben werden, und die Projektmanager konnten die Nachverfolgbarkeit des Projekts auf einfache Weise sicherstellen.

Erfahrene Projektmanager stellen sicher, dass in ihren Projekten Standardvorlagen für die Speicherung der Dokumente vorhanden sind. Erfolgreiche Projektvorlagen können gelegentlich von Projekt zu Projekt wiederverwendet werden.

Mit Vorlagen können sich Manager sehr gut auf ihre Kernaufgabe konzentrieren, das gesamte Projekt zu managen, anstatt sich mit schwerem Papierkram und der Ansammlung und Trennung von Daten zu beschäftigen.

In jeder der folgenden Phasen finden Sie die Dokumentation als zentralen Bestandteil eines Projekts, das mit dem Kommunikationselement eines Projekts einhergeht:

  1. Initiierung - Machbarkeitsbericht, Projektvorschlag, Projektcharta
  2. Planung - Anforderungsspezifikation, Konstruktionsdokument, Projektmanagementplan
  3. Ausführung - Aktionsprotokoll, Ausgabeprotokoll, Statusberichte
  4. Kontrolle - Testdokument, Änderungsmanagement
  5. Abschluss - technisches Dokument, Funktionsdokument, Lesson Learned Review, Übergabedokument

Wenn Sie alle Grundlagen und den Zweck der Dokumentation verstanden haben, können Sie sich jetzt mit den Details befassen, die uns Aufschluss darüber geben, was genau eine Projektcharta und ein Projektvorschlag sind und was sie auszeichnet.

Was ist eine Projektcharta?

Eine Projekt-Charta, bekannt als Projektdefinitionsdokument oder Referenz für ein Autoritätsdokument, ist eine Aussage, die den Umfang, die Ziele, die Ziele und die an dem Projekt beteiligten Teams klar angibt.

Eine Projektcharta umreißt die Projektziele und bietet die folgenden Hauptfunktionen:

  • Eine vorläufige Abgrenzung der Rollen und Verantwortlichkeiten, die jeder Einzelne während der Durchführung eines Projekts spielt
  • Identifikation von primären Stakeholdern oder Projektbesitzern und Projektsponsoren
  • Darstellung der Aufgaben und Rollen eines Projektleiters

Eine Projekt-Charta ist in der Regel ein kurzes Dokument, mit dem auf die Aufgaben verwiesen wird, die für verschiedene Rollen innerhalb des Projektbereichs gekennzeichnet werden müssen. Sie sind Auszüge aus detaillierten Dokumenten wie dem Projektvorschlag. Es gilt als branchenübliche Best Practice.

Neben der Abgrenzung der Rollen und Verantwortlichkeiten eines einzelnen Projekts ist eine Projektcharta ein Referenzdokument für folgende Zwecke:

  • Zweck oder Gründe für die Durchführung des Projekts
  • Problem wollte gelöst werden
  • Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen
  • Einschränkungen des Projekts
  • Wege und Mittel zur Erreichung der Lösung
  • Identität des Teams und der Projektbeteiligten
  • Elemente, die innerhalb und außerhalb des Bereichs liegen
  • Risikoschätzung zum Projekt
  • Vorteile, die das Projekt bringen wird
  • Überblick über das Budget auf hoher Ebene

Diese Zwecke sind detaillierte Bestandteile der Projektcharta und können alle oder einige dieser Elemente enthalten. Die Projektcharta bleibt während des gesamten Projektlebenszyklus das wichtigste und wichtigste Dokument und überträgt dem Projektmanager, der Eigentümer dieses Dokuments ist, ein gewisses Maß an Hebelwirkung und Macht.

Eine Projektcharta ändert sich selten und muss vom Projektmanager in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um festzustellen, ob das Ziel verfolgt wird und ob derzeit Abweichungen vom Plan vorliegen.

Die Projektcharta wird nach Genehmigung des Projektvorschlags und unmittelbar vor Festlegung des Projektumfangs erstellt. Es folgt der natürlichen Reihenfolge von Genehmigungen und Hierarchien für Budgetgenehmigungen.

Eine effiziente Projektcharta passt auf eine Seite des Formats A3, um die Durchführbarkeit und das Verständnis sowie die Rückverfolgbarkeit zu verbessern. Andere Projekt-Chartas können auch in Textverarbeitungsdokumenten verfasst werden.

Wenn Sie also wissen möchten, wie das Projekt von oben oder aus der Luft aussieht, können Sie sich eine Projektcharta ansehen.

Was ist ein Projektvorschlag?

Ein technischer Vorschlag oder ein Projektvorschlag ist ein sehr überzeugendes Dokument, das darauf abzielt, eine Gruppe von Stakeholdern, Top-Management-Mitarbeitern und Investoren von der Wahrscheinlichkeit zu überzeugen, dass das gegebene Problem mit dem Projekt gelöst werden kann.

Dies ist wiederum ein einfaches, aber detailliertes Dokument, das die folgenden Ziele beinhaltet:

  • Identifiziert die auszuführenden Arbeiten
  • Erklärt die Ursache des Projekts und was es lösen soll
  • Überzeugt und überzeugt die Leser, dass das Team einsatzbereit und in der Lage ist, es zum erfolgreichen Abschluss zu bringen
  • Erläutert den Managementplan und dessen Komplexität
  • Gewährleistet dem Panel die Verfügbarkeit von Ressourcen, die eingesetzt werden, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets und der zugewiesenen Zeit abzuschließen

Tipp 1 : Um all dies zu tun und Ihren Standpunkt vor das Panel zu stellen, muss sichergestellt sein, dass der Vorschlag in Bezug auf sein Erscheinungsbild mit 10 zu 10 bewertet wird.

Fachleute aus dem Gremium müssen in die Notwendigkeit des Projekts einbezogen werden und einen hinreichenden Grund haben, ihr Geld darauf zu setzen. Ein professioneller Ton muss jederzeit aufrechterhalten werden und das Dokument muss leicht zugänglich sein.

Tipp 2 : Neben dem Erscheinungsbild ist die Idee das zweitwichtigste Element eines Projektvorschlags. Ein starker Vorschlag wird systematisch detailliert und hat einen klaren Aktionsplan, den das Projekt überwachen wird.

Je technisch fundierter Ihr Vorschlag ist, desto besser ist er für die Organisation. Durch das Sichern von Daten und Inhalten mit Fakten und Zahlen können Sie Ihr Angebot verbessern.

Das Projekt muss an den von der Organisation festgelegten Zielen ausgerichtet sein, um seine Anforderungen vollständig zu erfüllen. Die Lösung eines Problems außerhalb des Unternehmens kann völlig sinnlos sein.

Was müssen Sie in ein Projektangebot aufnehmen?

Im Gegensatz zur Projektcharta, die hauptsächlich einen Auszug aus dem Projektvorschlag oder der Leistungsbeschreibung enthält, ist ein Projektvorschlag ein sehr detailliertes Dokument, bei dem die Ausführlichkeit weggelassen wird. Das Format besteht normalerweise aus Layout und Typografie.

Das Layout aus einer Perspektive muss die Verwendung von grafischen Illustrationen beinhalten. Dies kann eines der folgenden Elemente sein:

  • Diagramme
  • Diagramme
  • Fotografien
  • Zeichnungen
  • Diagramme

Bei diesen Abbildungen handelt es sich in der Tat um die Fakten und Zahlen, die wesentlich übersichtlicher und übersichtlicher zusammengestellt sind. Die Beschreibung der einzelnen Abbildungen sollte zugrunde liegen und die wichtigen Nuancen erfassen, die in der Grafik dargestellt werden. Dies erleichtert das Lesen und sollte das Panel ermutigen, zu glauben, dass das Projekt schließlich sehr gut durchdacht ist.

Die Verwendung von Tabellen kann auch die Lesbarkeit und Klarheit des Textes verbessern und den Leser schnell zu einer fundierten und klaren Entscheidung führen.

Die Typografie würde geordnete Überschriften enthalten und sollte einen guten Fluss zum Inhalt aufrechterhalten. Falsch platzierte Inhalte erfüllen nicht den Zweck des Projekts und können dazu führen, dass der Projektvorschlag abgelehnt oder erneut erstellt wird.

Unterschied zwischen einer Projektcharta und einem Projektvorschlag (300)

Sobald der Projektvorschlag genehmigt und genehmigt wurde, gilt das Projekt als offiziell genehmigt und kann sofort oder wie im Vorschlag angegeben begonnen werden. Dies ist der Zeitpunkt, an dem der Projektmanager amtiert und die Projektcharta erstellt wird.

In der folgenden Tabelle sind die Rollen der Projektcharta gegenüber denen eines Projektvorschlags aufgeführt. Beachten Sie, dass diese Liste nicht vollständig ist und viele weitere Eigenschaften enthalten kann, die aus den obigen Erläuterungen hervorgehen:

Punkte, die man sich merken sollte

  • Dokumentation ist ein zentraler Aspekt eines Projekts, egal ob technisch oder in einer anderen Branche, und muss zum Zweck der Verwaltung und des Projektstatus eingehalten werden.
  • In jeder Phase oder Phase des Projekts wird mindestens eine Dokumentation durchgeführt.
  • Effiziente und erfahrene Manager haben Vorlagen zur Verwendung in verschiedenen Projekten bei sich. Die Vorlagen aus einem erfolgreichen Projekt können in einem aktuellen Projekt verwendet werden, um die Effizienz und das in Prozesse gesetzte Vertrauen zu erhöhen.
  • Tatsächlich gibt es 9 wichtige Projektdokumente, die Teil eines Projekts sein müssen, damit es reibungslos funktioniert und rückverfolgbar ist.
  • Die Ausführlichkeit von Projektdokumenten sollte begrenzt sein, da sie direktional und hauptsächlich zum Aktualisieren oder Aufzeichnen von Ereignissen und Ausgaben verwendet werden sollten.
  • Die Projektcharta und der Projektvorschlag sind eindeutige Dokumente, die in einem Projektlebenszyklus verwendet werden und Teil eines Projekts sein müssen. Sie fallen unter die Kategorie Hauptdokumente.
  • Eine Projektcharta kann nicht sanktioniert werden, bevor die Genehmigung für den Projektvorschlag vorliegt.
  • Die Budgetierung sollte Teil beider Dokumente sein, da sie der Schlüsselfaktor der Geschäftsidee für das Projekt ist.

Ich hoffe, Sie sind jetzt mit Ihrem Wissen über Dokumente und insbesondere mit den Verwendungszwecken einer Projektcharta und eines Projektvorschlags einsatzbereit. Schauen Sie in diesem Bereich nach, um mehr über Projektmanagement und Produktivität zu erfahren.

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