Microsoft Project Planner

Der für Office 365 entwickelte "Microsoft Project Planner" , auch "Office 365 Planner" genannt, ist ein webbasiertes Tool oder eine Softwareanwendung für die Projektverwaltung. Der Planer ermöglicht es dem Projektteam, Aufgaben zu entwickeln, zuzuweisen und zu verwalten, Dateien freizugeben, über die Arbeit zu chatten und über den Arbeitsfortschritt informiert zu werden. Microsoft Planner ist für Benutzer verfügbar, die Outlook 365 und Office 365 Business Essentials und Premium abonniert haben.

Wann sollte man einen "Planer" verwenden?

Obwohl nicht ideal für komplexe Projekte, kann es in den folgenden Fällen als praktisches Werkzeug verwendet werden:

  • Kleinprojekte verwalten.
  • Agile Projektmanagement-Ansätze.
  • Wenn keine komplexen Aufgaben und Abhängigkeiten vorliegen.
  • Wenn keine zu verwaltenden Ressourcen vorhanden sind.
  • 'Project Online Client' einbinden.

Was sind die Elemente von "Microsoft Planner"?

Der Planer enthält drei Hauptelemente, mit denen Projektaufgaben organisiert und verwaltet werden:

  1. Aufgaben: In Microsoft Planner umfassen Aufgaben Aktivitäten, die den Personen zugewiesen sind. Die Aufgaben können auch mithilfe einer Checklistenfunktion in Unteraufgaben unterteilt werden. Die Dateien können von Share-Point oder OneDrive aus eingefügt oder damit verknüpft werden. Die Benutzer können die Aufzeichnungen für jede Aufgabe bequem am unteren Bildschirmrand verfolgen. Der Bildschirm des Planers besteht aus den Start- und Enddaten des Projekts, dem Fortschritt und den Statusaktualisierungen.
  2. Eimer: Die Aufgaben werden als "Eimer" klassifiziert. Die Benutzer können die Eimer kennzeichnen und die Aufgaben nach Anwendbarkeit in logische Gruppierungen wie Marketing, Personalwesen, IT usw. unterteilen.
  3. Boards: Da die Aufgaben in verschiedenen Eimern aufgelistet und beschriftet sind, wird alles gebündelt, was als "Board-Ansicht" bezeichnet wird. Dies ist eine praktische und benutzerfreundliche Methode, um zu überwachen, welche Aufgaben anstehen und für ein bestimmtes Projekt erledigt werden müssen.

Schlüsselfunktionen von 'Microsoft Planner'

  • Teamzusammenhalt und Sichtbarkeit: Eines der Schlüsselmerkmale des Planers ist, dass es bei der visuellen Organisation der Arbeit hilft. Jeder Plan hat eine eigene Tafel und in jeder Tafel wird jede Aufgabe mit einer "Karte" gekennzeichnet. Die Karte enthält Anhänge, Fälligkeitstermine, Arbeitsgespräche zwischen den Teammitgliedern und Kategorisierungen, die mit den Projektaufgaben verknüpft sind. Diese Karten erhalten eine automatische Bildvorschau, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, worum es auf der Karte geht. Zusätzlich können die Karten auf dem Brett in verschiedenen Eimern organisiert werden. Diese Eimer können je nach Dringlichkeit der Aufgabe priorisiert und mit farbigen Etiketten versehen werden.
  • Geräteübergreifende Integration: Mit Planner befinden sich alle Teammitglieder auf derselben Seite. Es bietet geräteübergreifende Unterstützung und funktioniert auf Laptops, Desktops und Mobilgeräten. Es lässt sich mit Android und iOS integrieren.
  • E- Mail-Benachrichtigungen : E-Mail-Benachrichtigungen werden empfangen, wenn eine neue Aufgabe zugewiesen oder einer Konversation hinzugefügt wird. Der gemeinsam genutzte Posteingang ermöglicht die Kommunikation mit den Mitgliedern des Projektteams. Dieser Posteingang kann mit einer E-Mail-Adresse konfiguriert werden, die Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe oder der Organisation annehmen kann.
  • Diagrammansicht: Mit dieser Funktion bleiben Sie über den Fortschritt der Aufgabe auf dem Laufenden. Ein Tortendiagramm zeigt alle Aufgaben in einem Plan an, der weiter in den Aufgabenfortschritt unterteilt ist. Die erledigten Aufgaben werden als 'grün' angezeigt, die laufenden Aufgaben als 'blau', die unvollständigen Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum als 'rot' und die noch ausstehenden Aufgaben als 'gelb'. In der Diagrammansicht wird auch angezeigt, welche Aufgabe welchem ​​Teammitglied zugewiesen wurde.
  • Zeitplanansicht: Diese Funktion bietet dem Benutzer eine kalenderähnliche Ansicht der Vorgänge an Bord. Wie der Name schon sagt, ist die Ansicht mit dem Start- und Fälligkeitsdatum des Projekts verknüpft. Es bietet zwei Optionen für die Monats- und Wochenansicht. Die Wochenansicht ist nützlich für Stand-up-Meetings, während die Wochenansicht einen Überblick darüber gibt, was an Bord kommt. Auf diese Weise können Benutzer Termine und Projektstatus überwachen und Aufgaben per Drag & Drop neu planen.
  • Hub-Ansicht: In dieser Ansicht können die Benutzer den Gesamtfortschritt der Projektaufgaben in allen Plänen verfolgen.
  • SharePoint-Dokumentbibliothek: Diese Funktion ist ein zentraler Bereich zum Speichern und Freigeben relevanter Dateien für die Mitglieder des Projektteams.
  • Planer OneNote: Dies ist eine der Funktionen für die Zusammenarbeit, die das Koppeln von OneNote und Planer ermöglicht. Durch einfaches Klicken auf "Notizbuch" in einem der Pläne erstellt OneNote ein neues Notizbuch, das dem Plan entspricht. Die Benutzer innerhalb des Plans können in das Notizbuch schreiben, indem sie es regelmäßig mit Informationen aktualisieren. Diese Funktion ist ideal für Benutzer, die einen Tag lang nicht aktiv sind und den Fortschritt über OneNote verfolgen können.
  • Beschriftung: Mit dem Planer kann der Benutzer die einzelnen Aufgaben mit dem Farbcode beschriften. Die Benutzer können die Beschriftungen und Farbcodes definieren, um die Aufgabenpriorität zu kennzeichnen. Wenn beispielsweise einer bestimmten Aufgabe mit hoher Priorität ein "rotes" Etikett zugewiesen werden kann, erhält eine Aufgabe mit mäßiger Priorität ein "rosa" Etikett und Aufgaben mit niedriger Priorität ein "grünes" Etikett. Wenn Sie das Etikett durch Zuweisen eines Farbcodes benennen, wird der Text neben dem angehängten Etikett angezeigt.

Microsoft Planner-Preisgestaltung

Im Office 365 Business Essentials-Plan kostet der Planer 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat mit jährlicher Verpflichtung. Für den Office 365 Business Premium-Plan beträgt der Preis 12, 50 US-Dollar pro Benutzer und Monat mit jährlicher Verpflichtung.

Fazit

In Anbetracht seiner vielen Funktionen kann "Microsoft Planner" ein effektives und effizientes Tool für das Projektmanagement sein, das auf dem Umfang eines Projekts basiert. Es hilft nicht nur beim Verwalten von Aufgaben, sondern gibt auch einen Überblick über die Leistung des Teams. Die native Integration, die der Planer bietet, erleichtert die Arbeit über alle Apps hinweg und sorgt dafür, dass alles im selben Ökosystem bleibt. Es ist ein großartiges Projektmanagement-Tool, das den Unternehmen ohne zusätzliche Kosten für ihr Office 365-Abonnement angeboten wird. Außerdem werden die Kosten für ein separates Drittanbieter-Tool gesenkt.

Microsoft investiert kontinuierlich in die Neugestaltung seines Produkts auf der Grundlage von Nutzerkritiken und Feedback, was in naher Zukunft definitiv die Hinzufügung aufregender Funktionen bedeutet!

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