Übersicht über den Kommunikationsmanagementplan
Der Kommunikationsmanagementplan ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagementplans, in dem der Prozess der Erfassung, Generierung, Aufzeichnung und Verbreitung der von den Stakeholdern benötigten Informationen strukturiert geplant und kommuniziert wird.
Die Mehrzahl der Probleme / Einschränkungen, die in einem Projekt auftreten und nicht gelöst werden, ist auf Kommunikationslücken zurückzuführen. Für den Projektmanager ist ein strukturierter Weg oder eine Kommunikationsmethode erforderlich. Der Kommunikationsmanagementplan ist der Schlüsselaspekt bei der Erstellung eines Projektmanagementplans / einer Projektcharta.
Zu Beginn des Projekts sollte die Kommunikationsmethode oder der Kommunikationsmanagementplan klar definiert werden, um jegliche Form von Hindernissen zu vermeiden. Der Kommunikationsmanagementplan hilft bei der Festlegung des Informationsflusses in einem Projekt. In dem Projekt sind verschiedene Interessengruppen vertreten. Management, Projektmanager, funktionsübergreifende Teammitglieder, Lieferanten, externe Agenturen usw.
Um ein Projekt erfolgreich zu machen, ist eine effektive Kommunikation sehr wichtig und daher ein Kommunikationsmanagementplan erforderlich. Im Falle eines Wohnprojekts kann ein Projektmanager einen Stakeholder-Kommunikationsplan erstellen, um verschiedene Stakeholder über das Projekt zu informieren und sie dort anzusprechen, wo ihre Intervention erforderlich ist.
Liste des Kommunikationsmanagementplans
Nachfolgend sind einige Kommunikationsmanagementpläne mit ihren verschiedenen Typen aufgeführt.
1) Projekttreffen -
Es gibt verschiedene Arten von Kommunikationsmanagementplänen für verschiedene Stakeholder im Projekt, wie zum Beispiel:
- Projektbesprechung (für das Top-Management)
- Projektkoordinationstreffen (für funktionsübergreifende Teams)
- Anbieterüberprüfungstreffen (für Anbieter)
- Projektbesprechungstreffen:
Um mit dem Management zu kommunizieren und ihm Informationen zur Verfügung zu stellen, können „Projektbesprechungen“ als Kommunikationsplan dienen, um ihn über verschiedene Aspekte von Projekten wie den Projektfortschritt, die Entwurfsphase des Projekts, die Ernennung von Auftragnehmern, Verbindungsprobleme vor Ort zu informieren Probleme, externe Faktoren usw. Dies wird als Informationssystem dienen, das sie über das Projekt auf dem Laufenden hält und ihnen ermöglicht, bei Bedarf einzugreifen.
- Projektkoordinationstreffen:
Um dem funktionsübergreifenden Team zu kommunizieren und Informationen bereitzustellen, können „Projektkoordinierungstreffen“ abgehalten und den Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer funktionalen Fachkenntnisse Projektprobleme / -einschränkungen präsentiert werden. Zum Beispiel, um ein vom Management festgelegtes Ziel zu erreichen und basierend auf den Standortbedingungen, ist eine Designänderung erforderlich. Diese Besprechungen könnten als Plattform dienen, um Informationen an sie zu übermitteln, und gleichzeitig können sie Lösungen bereitstellen. Am Ende solcher Sitzungen muss ein Protokoll erstellt und verteilt werden, damit alle Beteiligten über die Änderung informiert werden.
- Hersteller-Review-Meeting:
Um Lieferanten zu kommunizieren und Informationen bereitzustellen, werden je nach Projektanforderungen wöchentliche oder vierzehntägige „Besprechungen zur Lieferantenbewertung“ durchgeführt. In dieser Besprechung kann der Anbieter Fortschrittsdiagramme, Trendanalysen, Prognosen / Prognosen für Bilanzierungsaktivitäten bereitstellen, um den Projektmanager über seinen Arbeitsumfang zu informieren.
Um Aufregung zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Kommunikation zu gewährleisten, müssen alle oben genannten Sitzungen eine genau festgelegte Tagesordnung haben. Die Häufigkeit sollte ebenfalls im Voraus festgelegt werden. Die Anzahl der Teilnehmer sollte genau sein und die richtigen Mitglieder haben. Die Tagesordnungen sollten frühzeitig festgelegt werden, damit die Teilnehmer auf das Treffen vorbereitet sind. Abweichungen von den Tagesordnungspunkten sollten nicht berücksichtigt werden. Der Projektleiter soll der Treiber des Meetings sein, um Abweichungen zu vermeiden.
Zusätzlich zu den obigen formalen Methoden helfen manchmal informelle Methoden der persönlichen Kommunikation oder der telefonischen Kommunikation auch bei der Lösung von Problemen eines Projekts.
Darüber hinaus sollte der Kommunikationsmanagementplan je nach den Anforderungen des Projekts bei Bedarf aktualisiert werden.
2) Leistungsberichte -
Zu jedem Projekt gibt es Leistungsberichte, in denen die Informationen / Daten für die Kommunikation mit den Stakeholdern aufgezeichnet werden sollen.
Es gibt folgende verschiedene Arten von Leistungsberichten:
- Statusbericht
- Fortschrittsbericht
- Trendbericht
- Prognosebericht (oder Prognosebericht)
- Abweichungsbericht
- Earned Value Report
- Projekt-Lerndokument
a) Statusbericht:
- In diesen Berichten wird die aktuelle Leistung des Projekts im Vergleich zur früheren Basis dargestellt.
- Die Fristen für die Verbreitung dieser Berichte sind täglich / wöchentlich.
b) Fortschrittsbericht:
- Dieser Bericht beschreibt die in einem bestimmten Zeitraum insgesamt geleistete Arbeit.
- Es gibt verschiedene Arten von Berichten in dieser Kategorie, basierend auf dem Verbreitungsintervall.
| S.No. | Art des Fortschrittsberichts | Beschreibung | Fristen für den Umlauf | Vorgestellt |
| 1 | DPR | Täglicher Fortschrittsbericht | Täglich | Kunde & Internes Team |
| 2 | WPR | Wöchentlicher Fortschrittsbericht | Wöchentlich | Kunde, mittleres Management |
| 3 | MPR | Monatlicher Fortschrittsbericht | Monatlich | Kunde, Top-Management |
c) Trendbericht:
- Der Trendbericht gibt den Aufwärts- oder Abwärtstrend des Projekts basierend auf dem Fortschritt an
- Es handelt sich um einen typischen Top-Management-Bericht, der monatlich verteilt / diskutiert wird.
d) Vorhersage (oder) Projektionsbericht:
- Eine Prognose oder ein zukünftig erwarteter Fortschritt / eine Leistung des Projekts wird auf der Grundlage des aktuellen Projektszenarios gemeldet.
- Eine vorläufige Prognose wird gemäß den Anforderungen überarbeitet und muss eingereicht / verteilt werden, wann immer dies vom Kunden / Management verlangt wird.
e) Abweichungsbericht:
- Dieser Bericht vergleicht den tatsächlichen Fortschritt mit dem Ausgangswert und zeigt Abweichungen in Kosten und Zeit auf.
- Dieser Bericht wird in der Regel monatlich zusammen mit dem Trendbericht verteilt.
f) Earned Value Report:
- Dieser Bericht enthält Maßnahmen zu Umfang, Kosten und Zeitplan zur Bewertung der Projektleistung. Die monatlich verteilt werden.
g) Projektlerndokument:
- Unter Bezugnahme auf alle Leistungsberichte wird ein allgemeines Projektlerndokument erstellt, das für den Zugriff auf das Projekt hilfreich ist und auch bei der Ausarbeitung der Vorschläge für zukünftige Projekte hilft.
3) Eskalation -
Wenn in der Projektkommunikation Probleme oder Komplikationen auftreten, muss das Problem an das Management weitergeleitet werden, da eine Lösung innerhalb des internen Projektteams nicht möglich ist.
In Bezug auf die Schwere des Problems ändern sich die Entscheidungskompetenz und der Zeitrahmen wie folgt:
| Priorität | Schwere | Entscheidungsbehörde | Der Zeitrahmen für die Auflösung (Werktage) |
| 1 | Wesentliche Auswirkungen auf das Projekt, dh die möglicherweise einen erheblichen Einfluss auf Zeit und Kosten haben. | Top-Management-Ebene | Innerhalb eines halben Tages |
| 2 | Die mittelschweren Auswirkungen, die sich entweder auf die Kosten oder den Zeitplan auswirken können | Top Management & Mittleres Management | Innerhalb von 1 Tag |
| 3 | Die geringfügigen Auswirkungen, die die Fristen verzögern können | Mittlere Managementebene | Binnen 2 Tagen |
| 4 | Keine Auswirkungen auf das Projekt, aber es gibt eine bessere Alternative | Mittleres Management & Projektleiterebene | Die Arbeiten sind im Gange, alternative Lösungen sind auszuarbeiten und dem Change Management Board zur Genehmigung vorzulegen. |
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