„Eine Kommunikation ist ein Schlüssel zu einer starken Beziehung, die durch gegenseitige Zusammenarbeit und gegenseitiges Verständnis gefördert wird. Ein Kommunikationsplan ist ein Werkzeug dafür.“
Entwicklung eines effektiven Kommunikationsplans - Wir als Menschen sind von Kommunikation getrieben, die eine Quelle unseres Lebens und unserer Aktivitäten ist, ebenso wie die Unternehmungen der Organisationen und ihre produktiven Kreationen, Strategien oder Ideologien, die sie ihrem Publikum oder innerhalb präsentieren möchten ihre eigenen korporativen oder nicht-korporativen Kreise.
Diese Projektintensität treibt diese Organisationen dazu an, Kommunikationspläne anzunehmen, die ausführlich über sie und ihre thematischen Vorschläge und Pläne sprechen.
Was ist ein Kommunikationsplan und warum ist er so wichtig?
Ein Kommunikationsplan ist ein strategisch ausgerichtetes schriftliches Dokument, in dem die Ziele des Unternehmens sowie die durchgeführten Aktivitäten oder Projekte dargestellt werden.
Wir können auch sagen, dass es ein informatives Stück ist, das den Stakeholdern und dem betroffenen Team erklärt, was das Unternehmen anstrebt und welche Zukunftspläne es hat.
Folgende Komponenten bilden einen Kommunikationsplan:
- Ziele und Aufgaben
- Prozess- und Aktionsplan
- Liste der Stakeholder oder eines Teams, die an den Projekten beteiligt sind
- Finden Sie heraus, an wen der Kommunikationsplan gerichtet werden soll?
- Wie werden Sie Ihre prognostizierten Gewinne bewerten?
Eine Kommunikation kann in Form von Berichten, elektronischen Medien, gedruckten Veröffentlichungen, Konferenzmaterialien, Umfragen, Marketing- oder Verkaufstools, Reden usw. erfolgen, damit die Projektleiter oder ein Managementteam ihr Projekt gemäß den Erwartungen des Unternehmens planen und umsetzen können ihre gezielten Ziele.
Sie können den gewünschten Standard und den gewünschten Kommunikationston festlegen, um ein bestimmtes Projekttempo und einen konsistenten Workflow festzulegen. Es hilft den Projektplanern auch, ihre Prioritäten zu setzen und die Ressourcen optimal zu nutzen.
Ebenso wichtig wie ein Kommunikationsplan ist die Art und Weise seiner Entwicklung, die von den Bedürfnissen der Unternehmenseinheiten abhängt.
Tipps zur Entwicklung eines wirkungsvollen Kommunikationsplans!
Beobachten Sie den Kommunikationstrend und prüfen Sie Ihre Forschung:
Informieren Sie sich über den Kommunikationstrend in Ihrer Organisation. Einige der Organisationen stellen Firmen ein, um herauszufinden, was los ist, aber diese Ausgaben können das Budget Ihres Unternehmens belasten.
Sie können also ein wenig sparen, indem Sie sich selbst ansehen, wie die anderen in der Organisation kommunizieren, wie sie interagieren und ihre täglichen operativen Aktivitäten ausführen, und konkrete Ergebnisse erzielen.
Um die Antworten zu erhalten, müssen Sie einen Termin vereinbaren und mit Ihren Mitarbeitern und Vorgesetzten ein Brainstorming durchführen und die Ergebnisse oder Nachteile oder Probleme ermitteln, die den Kommunikationsprozess beeinträchtigen könnten.
Wählen Sie die Person aus, die die Führung übernehmen würde
Vor Beginn des eigentlichen Prozesses ist es sehr wichtig, einen Sprecher zu finden, der den Kommunikationsprozess initiiert und den Kommunikationsplan formuliert. Er sollte folgende Kriterien erfüllen:
- Er sollte immer bereit sein, zusammenzuarbeiten, sich mit den anderen Teammitgliedern und Mitarbeitern abzustimmen und die Kommunikationspläne und -ziele aufzustellen.
- Er sollte in der Lage sein, die Zeit und das Personal bereitzustellen, um die Kommunikationsbedürfnisse zu erfüllen.
- Über die Fähigkeit verfügen, über das erforderliche Kommunikationssystem sowie dessen Wirksamkeit und Auswirkung zu entscheiden.
- Er sollte den Evaluator und andere an der Erstellung und Überarbeitung der verschiedenen Kommunikationsstrategien und Kommunikationspläne beteiligen.
- Fähigkeit, viele kreative Ideen für die erfolgreiche Umsetzung des Kommunikationsplans zu generieren,
Entwickeln Sie die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Ihren Kollegen und der Community
Sie sollten eine starke Kommunikation und Vertrauen aufrechterhalten und die Erwartungen der Betroffenen verwalten, insbesondere der Partner Ihrer Bemühungen. Dies schafft ein sicheres Umfeld und verringert die Wahrscheinlichkeit von Risiken oder Gerüchten.
Die richtigen und zeitnahen Informationen können den Gemeinden helfen, sich aktiv an den Programmen zu beteiligen, Feedback zu erhalten, sich sinnvoll zu engagieren und die Vorteile zu verstehen, die sie aus dem Programm ziehen können.
Definieren Sie die Ziele und Vorgaben
Stellen Sie nach allen Informationen aus dem Unternehmen Ziele und Vorgaben des Kommunikationsplans fest und legen Sie fest, was Sie erreichen möchten. Ihre Ziele entsprechen den Zielen des Unternehmens, zu denen auch gehört
- Ihre Leistungen gegenüber der Firma,
- Wie gut Sie Wirkung erzielen können
- Wie können Sie Ihr Kommunikationsnetzwerk zentralisieren?
- Teamwork aufbauen
- Verbessern Sie die Produktlieferung
- Auf welcher Ebene wirkt sich Ihr Kommunikationsplan auf die Interessengruppen, Medien und die Regierung aus.
Die Ziele sind die für das Projekt erforderlichen Ressourcen (menschlich oder mechanisch), die Art der Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen zu produzieren oder zu fördern beabsichtigt, sowie die Art der Verbesserungen, die bei den aktuellen Prozessen oder Funktionsweisen erforderlich sind.
Finden Sie die potenziellen Zielgruppen / Leser Ihres Kommunikationsplans heraus
Sie müssen herausfinden, mit welchem potenziellen Publikum Ihre Verbände Sie möglicherweise kontaktieren oder zu beeinflussen versuchen. Diese Zielgruppen sind Ihre Verbraucher, Mitglieder, betroffenen Verbände, Pädagogen, Industriellen, Medien usw.
Dies würde Ihre Studie und Forschung über die Personen einschließen, die einen direkten Einfluss auf die laufenden Projekte oder Aktivitäten haben könnten, und die Gruppen herausfinden, die Teil der Organisation oder ein Außenseiter sind, aber mit dem Projekt verwandt sind.
Auf diese Weise können Sie Ihre Zielgruppe priorisieren und eine bessere Entscheidung treffen.
Aktivitäten, die Sie vor oder nach der Implementierung des Kommunikationsplans ausführen müssen
Sie müssen die Art der Informationen und Aktivitäten beurteilen, die Sie zum Teilen Ihrer Informationen benötigen. Bilden Sie unterschiedliche Gruppen oder Communities, führen Sie unterschiedliche Reviews durch und bewerten Sie die Prozesse.
Nehmen Sie jeden Monat an der Community-Sitzung teil und schaffen Sie ein Forum, in dem sich Betroffene unterhalten oder ein Anliegen teilen können. Es ist auch sehr wichtig, Ihre Forschungsergebnisse oder Erkenntnisse mit den Bewertern zu teilen und Umfragen durchzuführen.
Entwerfen Sie Ihre wichtigsten Punkte
Finden und gestalten Sie die wichtigen Punkte oder Botschaften, die Sie übermitteln möchten. Es würde Ihnen helfen, die unnötigen Fakten oder Informationen zu filtern und das Beste, Genaueste und Effektivste zu liefern.
Dies würde Ihnen auch helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen der Menschen und die Art der Fragen, die sie stellen können, zu verstehen. Und helfen Sie Ihnen zu verstehen, wie sich das Programm und das Projekt auf die Gemeinde oder den Staat auswirken können.
Wenn Sie sich für eine Nachricht entscheiden, verstehen und bewerten Sie die Situation, in der der Kommunikationsprozess impliziert ist, die Stimmung des Publikums, die Sprache, in der die Nachricht übermittelt werden muss, die Art der zu übermittelnden Nachricht und das Gesamtdesign.
Die Botschaft sollte unter Berücksichtigung der Zielgruppe verfasst werden. Wichtig auch, wenn die Zuhörer jung, alt oder kindlich sind und dann die Nachricht entsprechend rahmen.
Wie James Thurbe sagte: „Präzision in der Kommunikation ist in unserer Ära der Haarauslöser-Balance wichtiger denn je, wenn ein falsches oder missverstandenes Wort so viel Unheil anrichten kann wie eine plötzliche gedankenlose Handlung.
Bewerten Sie die Sensibilität des Publikums
Finden Sie die Stimmung der Menschen heraus und bestimmen Sie, wie die Menschen auf die Stimmung und Sensibilität der Situation reagieren sollen. Keine Botschaft sollte ein Wort oder eine Aussage enthalten, die eine Missachtung der Sprache, Kultur, Religion oder des Glaubens der Menschen erkennen lässt.
Finden Sie heraus, wie die Stimmung des Publikums im Allgemeinen ist, und halten Sie den positiven Ton bei, um ein ausgewogenes Verhältnis für die Kommunikation zu gewährleisten, und erreichen Sie mehr Menschen, anstatt Negativität zu verbreiten, die Angst oder Wut auslösen kann.
Sprache
Informieren Sie sich über die Sprache, die Ihr Publikum spricht, und darüber, ob es sich um eine formelle oder informelle, einfache oder anspruchsvolle Sprache handelt. Wenn Sie sich einfach an die Menschen wenden, müssen Sie schreiben und die Sprache der Menschen für Würdenträger oder die Unternehmenswelt verwenden. Eine ausgefeilte Sprache ist erforderlich.
Die Situation könnte darin bestehen, eine Entscheidung zu treffen, ob eine informelle Sprache oder eine formelle Sprache gewählt wird. Manchmal haben die Zuhörer das Gefühl, dass Sie nicht mit ihnen sprechen, wenn die Sprache zu formal ist.
Die verwendete Sprache sollte ein Kommunikationsplan sein und direkt zeigen, was Sie sagen und fühlen wollten.
Finden Sie den Kommunikationsmodus
Stellen Sie sich den besten Kommunikationsmodus vor, der entweder elektronisch, gedruckt oder verbal sein kann. Diese Medien können Broschüren, Flyer, Cover, Websites, Karten, Fernsehen usw. umfassen.
Besprechen Sie die Ideen mit dem Führungsteam und anderen Mitarbeitern und kommen Sie auf die Idee, die Ihnen wirklich zum Erfolg verhelfen würde. Das Medium, das für die Kommunikation benötigt wird, hängt auch davon ab, welches Publikum während des Kommunikationsprozesses angesprochen wird.
Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Kommunikationsmethode Ihre Botschaft rechtzeitig an die betroffenen Abteilungen oder Personen weiterleitet. Einige erfordern möglicherweise eine PowerPoint-Präsentation, während die Presse möglicherweise ein Interview mit einem Leiter des Projektteams benötigt.
Die richtige Entscheidung für die Wahl des Mediums hängt von Ihrem Kommunikationserfolg und einem von Ihnen gewählten Rahmen ab. Sie müssen sicherstellen, dass die Mitglieder des Evaluierungsteams mit den verschiedenen Kommunikationsarten vertraut sind.
Angesichts der verschiedenen Typen ist es wichtig, dass die Mitglieder Ihres Evaluierungsteams mit der Art der Kommunikation, die Sie verwenden oder implizieren, vertraut sind.
Die Art der Tools oder Medien im Kommunikationsplan umfasst:
- Zusammenfassungen
- Statusberichte
- News Letters
- Umfragen
- Internet / Intranet Webseite
- Kleingruppentreffen etc
Finden Sie die Faktoren, die die Kommunikationsmethode beeinflussen können
Erarbeiten Sie die verschiedenen Faktoren oder Gründe, die sich auf Ihre ausgewählten Kommunikationsmethoden auswirken können, untersuchen Sie die Situation und den Fall vor Ort und ermitteln Sie die Art der in der Community verfügbaren Kommunikationskanäle und die Art der Aktivitäten, die einbezogen werden können.
Sie müssen auch die Art der Zielgruppen herausfinden - ihre Religion, Kultur, Altersgruppe, Geschlechterverhältnis, ob sie lesen und schreiben können oder Analphabeten sind und mehr junge oder verheiratete Menschen. Am wichtigsten ist, wie diese Menschen erreicht werden können.
Ein sehr wichtiger Faktor, den die Menschen im Allgemeinen ignorieren, ist das Ausmaß des Risikos, das mit der Verbreitung der Kommunikationsbotschaft an die Menschen verbunden ist. Ein weiterer Aspekt dabei, ob der Kommunikationsprozess in beide Richtungen oder in eine Richtung abläuft, beispielsweise ob ein Programm eine Rückmeldung benötigt oder nicht?
Richten Sie die Matrix ein
Die beste Idee ist, eine Matrix mit dem Kommunikationsplan für das jeweilige Projekt zu erstellen, z. B. das Überprüfen der Besprechungen und das Setzen der Statusnachricht.
Erläutern Sie das Thema des Projekts, was sind die wichtigsten Diskussionspunkte, wie wird das Projekt durchgeführt, wie sind die Zielgruppen und die Verantwortlichkeiten, die sie teilen. Dies kann beim Festlegen der Erwartung und der Grenzen für den Kommunikationsplan hilfreich sein.
Dieser Prozess würde zur Umwandlung der Matrix in ein informatives Stück führen, eine Grafik, die von jedem, der an dem Projekt arbeitet, geteilt und verwendet werden kann.
Richten Sie einen Zeitplan ein
Wenn Sie Ihre Ziele und Vorgaben festgelegt haben, ordnen Sie alle Daten in einem Kalenderformat an und geben Sie Informationen zu den Projekten an, die behandelt werden sollen, oder zu den Aufgaben, die nach Priorität ausgeführt werden müssen. Trennen Sie die einzelnen Aufgaben logisch nach die Woche, Monat.
Analysieren Sie das Ergebnis
Erstellen Sie eine Methode, um ein Ergebnis zu erzielen. Der Bewertungsprozess sollte entweder Ihr monatlicher Bericht, Ihre Präsentation oder Ihre Mitarbeiterversammlung, Ihr Abteilungsbericht oder die Unterrichtung einer Führungskraft sein.
Ihre Analyse oder Bewertung hängt davon ab, wie oft Sie die Ergebnisse präsentieren müssen. Die Situation kann eintreten, wenn Sie die Ergebnisse vor dem betroffenen Team präsentieren müssen, noch bevor Ihr Bewertungsprozess abgeschlossen ist.
Sie sollten auch herausfinden, wann verschiedene Komponenten Ihren Ergebnisprozess überprüfen möchten.
Benötigte Ressourcen
Es ist unbedingt erforderlich, das geschätzte Budget und die erwarteten Ergebnisse der Ausgaben zu ermitteln. Berechnen Sie die damit verbundenen Kosten und wie Sie von der Investition profitieren.
Informieren Sie sich über die zu erwartenden Hürden oder Notfälle
Wie oben erwähnt, beinhaltet der Kommunikationsprozess viele Paradigmen und viele Routen, auf denen Hürden oder Notfälle die Funktionalität beeinträchtigen können.
Der schlimmste Fall kann eintreten, wenn eine Pressemitteilung oder ein Flyer gedruckt und die E-Mail- und Kommunikationsadresse falsch gedruckt oder gelöscht oder ein kritisches und wichtiges Wort falsch geschrieben wird. Ein Reporter erhält möglicherweise die falschen Informationen.
Eine Katastrophe kann eintreten, wenn eine Organisation, für die Sie Ihre Fähigkeiten einsetzen, es ablehnt, Ihnen Anerkennung zu zollen. Diese Art von Problemen musste vorweggenommen werden, bevor der Kommunikationsplan und alternative Lösungen gefunden wurden, um diese Probleme zu überwinden und zu beheben.
Fazit
Der Kommunikationsplan ist ein Sprachrohr für die Träume der Organisation, die strategisch mit Blick auf kleinste Details gezeichnet werden müssen. Es ist am besten, drei oder vier Tage vor dem Zeitplan einen Kommunikationsplan zu erstellen und diesen gründlich zu evaluieren.
Ein gut dokumentierter Kommunikationsplan vereinfacht den gesamten Prozess und sorgt für Ordnung bei diversifizierten Aktivitäten, die Sie möglicherweise ausführen.
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Weiterführender Kurs: -
wie man einen Kommunikationsplan entwickelt