Projektmanagement-Berichterstattung
Kommunikation spielt eine wichtige Rolle in der Entwicklung von allem, was wir Menschen zum Anfassen tun. Egal, ob es sich um die Geschäftswelt über ein bestimmtes Medium handelt, wir geben immer unsere Botschaft oder unsere Ansichten weiter, damit andere empfänglich sind und die Gedanken in unserem Kopf verzehren. Beim Aufbau eines Projektmanagement-Berichtswesens haben wir diese effektive Kommunikation in Form von Berichten an uns gebracht. In der Projektmanagementberichterstattung gibt es viele verschiedene Berichte, die sorgfältig erstellt und an ausgewählte Personen oder Personengruppen gesendet werden, damit unsere Kommunikation über die Projektabläufe klar, präzise und effektiv ist.
In diesem Artikel werden wir uns mit der Welt des Projektmanagement-Reportings und allem, was es umfasst, befassen.
Warum brauchen wir einen Projektmanagementbericht?
In der Einführung wird deutlich gemacht, dass eine effektive Kommunikation zwischen den Mitgliedern der Organisation und denen außerhalb der Organisation erforderlich ist. Zu diesem Zweck verfügen wir über ein Projektmanagement-Berichtswesen. Während in den meisten Fällen unterschiedliche Medien eine große Zielgruppe ansprechen und die gerenderte Kommunikation für manche Empfänger völlig unbrauchbar sein kann, müssen wir hier auf eine effektive Kommunikation achten, bei der die Kommunikation klar und präzise ist so ziemlich das, was gebraucht wird. Wir müssten uns niemals darum kümmern, die verschiedenen Stakeholder auf der Projektliste zu aktualisieren, wenn wir ein effizientes System für das Projektmanagement-Reporting haben, um dies zu tun.
Mit einem vorhandenen Projektmanagement-Berichtssystem verfügen Sie über einen regelmäßigen und formellen Prozess zur Verteilung von Berichten, mit dem wichtige Stakeholder über die Aspekte des Projekts informiert werden, die sie kennen müssen. Auf diese Weise können Sie die Mitglieder Ihres Projektteams und die Projektbeteiligten vor unerwarteten Überraschungen und Dingen schützen, die äußerst wichtig sind, um bekannt zu sein. Durch Berichte verstehen wir den Projektfortschritt und das Tempo, mit dem er im Projektplan ausgeführt wird. Wir werden sogar verstehen, was das Projekt davon abhält, schneller voranzukommen, und die Möglichkeit haben, die verschiedenen Aspekte des Projekts anhand des Projektmanagementplans zu analysieren, der zuvor effizient aufgestellt wurde.
Das Berichtswesen des Projektmanagements ist nicht nur einer der zentralen Aspekte der Kommunikation, sondern kann vom Management auch effektiv dazu verwendet werden, eine dokumentierte Geschichte des Projekts und seiner Abläufe zu führen. Mit dieser Historie kann eine Analyse durchgeführt werden, um Lehren zu ziehen, die Prozesse zu bewerten und die Stärken und Schwächen des Projektfortschritts zu ermitteln. Diese Lektionen können in das allgemeine Lernen des Projektmanagementbüros in der Organisation einbezogen und auf alle verschiedenen Projekte innerhalb der Organisation übertragen werden.
Zusammenfassend hofft das Projektmanagement-Reporting auf Folgendes:
- Die effektive Kommunikationsverbindung zwischen allen verschiedenen Akteuren des Projekts und der Organisation
- Die helfende Hand beim Sammeln wichtiger Daten und Informationen, um den Verlauf und die Aufzeichnungen des Projekts zu verfolgen
- Das System, das bei Bedarf den Empfang von Informationen an das erforderliche Personal sicherstellt
- Der Zeitpunkt der Ankündigung, zu dem das Projekt einen Meilenstein erreicht
- Das Rückgrat des Verständnisses der Organisation für das Projekt, sein Management, seinen Plan und sein Ziel
Top 5 Arten von Projektmanagement-Reporting-Tool
In diesem Abschnitt werden 5 verschiedene Arten von Projektmanagement-Berichtstools vorgestellt, die es in Bezug auf das Projektberichtswesen im Projektmanagement und in seinem System gibt. Jeder dieser Typen spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung des Projekts und dem reibungslosen Übergang des Projekts von den Anfängen in die erfolgreiche Phase.
# 1 Arbeitszeittabellenbericht
Neben allen Aspekten des Projekts, über die Sie als Projektmanager verfügen, sollte der Arbeitszeittabellenbericht einer der wichtigsten Projektmanagementberichte sein, die in Ihrer Berichtsliste enthalten sein können. In diesem Bericht finden Sie alle Details, die sich auf die Zeit beziehen, die Ihre Ressourcen für die Arbeit am Projekt aufgewendet haben.
Ein Arbeitszeittabellenbericht kann für das Projektmanagement-Berichtstool sehr interessant und nützlich sein, da die folgenden Details für Sie überprüft werden können:
- Zeit, die jeder Mitarbeiter investiert hat
- Die Arbeit wurde an einem bestimmten Tag, einer bestimmten Woche oder einem bestimmten Monat ausgeführt
- Rechenschaftspflicht jedes Teammitglieds gegenüber der ihm zugewiesenen Aufgabe
- Überlastung oder Unterauslastung der Ressourcen in den Projekten
- Personalverwaltung für eine bestimmte Ressource
Dieser Bericht muss von den Projektmanagern an ihre Teammitglieder verteilt werden. Ein Projektmanager kann auf das Projektmanagement-Berichtstool zurückgreifen, um die Zeit zu verfolgen. Mithilfe dieses Projektmanagement-Berichtstools können die Teammitglieder ihre Zeit genau nachverfolgen. Auf diese Weise hat ein Projektmanager eine vollständige Vorstellung von der Zeit und dem Aufwand, die für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder des gesamten Projekts aufgewendet werden.
# 2 Spesenabrechnung
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie das Projekt mitmachen, und Ihrer Meinung nach verläuft es wie beabsichtigt reibungslos. Ihre Teammitglieder sehen alle großartig aus und die Aufgaben verlaufen innerhalb der vorgegebenen Zeitrahmen wie geplant. Bei Abschluss der Projektdurchführung stellen Sie und Ihre Teammitglieder ihre Gesamtkosten für das Projekt zusammen und berechnen das Budget, das von den Ressourcen und jedem einzelnen verwendeten Material verbraucht wird. Zu Ihrer Überraschung erschrecken Sie Ihre Berechnungen, da die angefallenen Kosten weit über dem für das Projekt zugewiesenen Budget liegen und das, was Sie für ein erfolgreiches Projekt hielten, in der Tat in Verlusten versunken ist. Nicht wie geplant verlaufen, hätten Sie dies vielleicht vorhergesehen und Abhilfemaßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass das Projekt über sein Budget hinausgeht.
In einer Spesenabrechnung werden alle angefallenen Kosten aufgeführt, und Sie können diese Blätter auch vor dem geplanten Budget aufbewahren. Dieser Bericht kann vom Projektmanager und den Stakeholdern eingesehen werden, die wöchentlich Budgets genehmigen. Die Erfassung der großen oder kleinen Ausgaben sollte jedoch in Echtzeit erfolgen.
# 3 Projektstatusbericht
Einer der wichtigsten Projektmanagementberichte ist der Projektstatusbericht. Die Tatsache, dass dies den umfassenden Bericht ausmacht, macht ihn zu einem wichtigen Bericht. Der Status des gesamten Projekts sollte in diesem einzigen Bericht enthalten sein. Sie können es entweder in einem Diagramm- und Grafikformat haben oder Sie können die Daten und Informationen in Form von Tabellen vor sich haben.
Der Statusbericht des Masterprojekts gibt Aufschluss über die folgenden Status in Bezug auf das Projekt:
- Arbeit abgeschlossen
- Verspätete Frist
- Abweichung im Zeitplan (Plan vs. Ist)
- Kostenabweichung (Plan vs. Ist)
- Fehlersuche
- Risikoverfolgung
- Ausstehende Aufgaben
Abgesehen von diesen können Sie die Dinge, die Sie über dieses Projekt und seinen Status wissen müssen, hinzufügen oder abziehen. Weitere Informationen zu Projektstatusberichten finden Sie in dem Blogbeitrag, den ich kürzlich gelesen habe. Viel Spaß beim Projektmanagement!
# 4 Resource Workload Report
Ähnlich wie im Arbeitszeittabellenbericht wird im Ressourcenauslastungsbericht aufgezeichnet, wie viel Arbeit den einzelnen Projektteammitgliedern zugewiesen ist. Dieser Projektmanagementbericht ist für den Projektmanager bei Aufgaben oder Arbeitszuweisungen von großem Nutzen. Jedes Teammitglied wird auch mit diesem Bericht aktualisiert, damit es seine Aufgaben für die Woche überprüfen kann. Bei Arbeitsmangel kann es sich an seinen Projektmanager wenden und die von ihm auszuführenden Arbeiten einleiten.
Der Ressourcen-Workload-Bericht kann auch zur Vorhersage der Projektauslastung an einem bestimmten Tag verwendet werden, sodass der Projektmanager dem Spiel voraus sein und den Projektplan entsprechend verschieben kann, während die Auslastung fortschreitet. Sie können sogar einen richtigen Plan ausklammern und die anstehenden oder geplanten Arbeiten unter einen Hut bringen.
# 5 Portfolio-Bericht
Dies ist ein Projektmanagementbericht, der speziell für Projektmanager gedacht ist, die zu einem bestimmten Zeitpunkt mehr als ein Projekt bearbeiten. Dieser Bericht zeigt ihr Portfolio bei der Arbeit für die vielen Projekte, die sie unter sich haben. Wie zu sehen ist, zeigt dieser Portfolio-Bericht die Anzahl der Projekte, die der Projektmanager abwickelt, und stellt sicher, dass die wichtigen Daten mit den Erwähnungen des Projekts übereinstimmen. Diese Daten umfassen alle Meilensteindaten, das Projektabschlussdatum und den aktuellen Status des Projekts, wenn es von einer Projektphase zur nächsten übergeht.
Dies ist ein eher kleiner Bericht, der für viele optional sein kann. Ich fand das sehr wichtig für mich und es half mir, alle meine Projekte und das, was meine Aufmerksamkeit zu dieser bestimmten Zeit mehr als die anderen benötigte, im Auge zu behalten.
Best Project Reporting in der Projektmanagementpraxis
Wenn Sie einen Projektbericht im Projektmanagementbericht erstellen, können Sie schlaflose Nächte und frühe Morgen durchstehen und sich überlegen, was als Nächstes kommt, was ich eigentlich als mein Projekt aufbaue und wie meine Berichte aussehen sollen. In diesem Abschnitt betrachten wir Folgendes:
1) Erstellen eines einfachen Projektberichts in Project Manager
2) Möglichkeiten, die Projektberichterstattung im Projektmanagement sinnvoll zu gestalten
# 1 Das Erstellen eines einfachen Projektberichts im Projektmanagement
Im Folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten und Methoden der Projektberichterstattung im Projektmanagement erläutert, die Sie in Ihren Projektmanagementbericht integrieren können, um die von Ihnen gewünschte Effizienz zu erzielen.
- Bestehende Berichte wiederverwenden - Die Verwendung von Projektvorlagen hilft Ihnen dabei, nichts zu verpassen und leitet Sie genau zu dem weiter, was Sie während der Erfassung von Projektanforderungen und der Erfassung von Daten und Informationen benötigen.
- Daten auf den Punkt bringen - nicht um den heißen Brei herumreden und mit den richtigen Daten und vor allem den genauen Daten für Ihre Berichte auf den Punkt kommen.
- Halten Sie die Beschriftungen einfach - Achten Sie beim Beschriften von Diagrammen und Diagrammen oder Datenzeilen und -spalten darauf, dass diese kurz und präzise sind.
- Daten sollten umsetzbar sein - was auch immer Sie in Ihrem Bericht darstellen, es sollten keine statischen Daten sein, sondern Informationen, auf die reagiert werden kann oder die eine gewisse Bewegung im Projekt anzeigen.
- Bieten Sie den Personen Platz, um auf den Bericht zu antworten. Bitten Sie sie einige Tage nach der Veröffentlichung Ihres Berichts, ihre Meinung zu den im Bericht präsentierten Dingen einzuholen.
- Informieren Sie sich bei Personen über deren Verständnis des Berichts - setzen Sie sich mit Personen aus Ihrem Team, anderen Teams, Senioren und dem Top-Management in Verbindung und fragen Sie sie nach dem Eindruck, den Ihr Bericht ihnen vermittelt, wenn Sie sie veröffentlichen.
- Delegieren von Projektmanagementberichten - Lassen Sie die Berichte von einer engagierten Person für Sie vorbereiten und erledigen Sie diese nicht selbst. Du wirst Zeit verschwenden.
- Grafik funktioniert besser - greifen Sie immer auf Diagramme und grafische Darstellungen zurück, anstatt auf Tabellenkalkulationen von Daten, da diese Ihnen die Geschichte des Projekts besser erzählen.
# 2 Möglichkeiten, das Projektreporting im Projektmanagement sinnvoll zu gestalten
Um Ihren Projektmanagementbericht aussagekräftiger zu gestalten, ist es wichtig, dass Sie nur die erforderlichen Informationen übermitteln. Bei der Übermittlung dieser Informationen ist es wichtig, dass Sie sich an eine bestimmte Richtlinie halten. Andernfalls besteht eine gute Chance, dass Sie überall mit Daten und Informationen spielen. Damit Sie weniger Zeit in die Erstellung eines Berichts investieren und ihn für den Leser attraktiv machen können, müssen Sie sich an die Linien halten, die Sie zeichnen, und die folgenden Bemerkungen beantworten:
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Arbeit abgeschlossen
Geben Sie in Ihrem Bericht an, was im Laufe der Woche passiert ist, oder legen Sie ein Zeitfenster fest, das für Ihren Bericht erforderlich ist, z. B. zwei Wochen oder einen Monat. Führen Sie in Ihrem Bericht eine Zusammenfassung all dessen durch, was in der Welt Ihres Projekts gesagt und getan wurde. Sie können dann Ihren Fortschritt skalieren und haben dementsprechend Einblick in das weitere Vorgehen.
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Was kommt als nächstes
Konzentrieren Sie sich auf die nächste Phase Ihres Projekts und stellen Sie sicher, dass Sie einen Projektmanagementbericht haben, in dem der Aktionsplan aufgeführt ist, der ausgeführt wird, nachdem Sie die Gewinne und Verluste des vergangenen Abrechnungszeitraums herausgearbeitet haben. Behalten Sie das gemeldete Licht bei und fokussieren oder vergrößern Sie einen bestimmten Bereich Ihres Berichts nicht. Während Sie sich als Projektmanager mit den Details befassen müssen, benötigen die Berichte, die an andere Personen im Projekt gesendet werden, möglicherweise nicht diese detaillierte Informationsebene. Kennen Sie Ihr Publikum und erstellen Sie entsprechende Berichte.
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Hindernisse
Nehmen Sie die von Ihnen erwarteten Probleme vorweg und schreiben Sie sie in Ihre Berichte. Einige Berichte enthalten möglicherweise nicht das Konzept, dass Probleme aufgelistet werden. Stellen Sie jedoch nach Möglichkeit sicher, dass Ihre Stakeholder wissen, dass Sie die Probleme oder Hindernisse berücksichtigt haben, die auftreten können, wenn Sie eine bestimmte Phase in Ihrem Projekt durchführen. Melden Sie diese mit Aktionsplänen, die eingesetzt werden können, sobald diese Hindernisse auftreten.
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Trend zeichnen
Halten Sie ein Fortschrittsdiagramm immer zur Hand und stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Unternehmen, das Sie unternommen haben, eine Trendlinie haben. Machen Sie weiter so und Sie werden einen Schwung haben, um den Sie sich kümmern müssen. Lassen Sie sich von Key Performance Indicators anzeigen, wie Ihr Projekt gehandhabt wird, und sie werden Ihnen bei der Berichterstellung zum Projektmanagement immens helfen.
Empfehlungsartikel
Hier finden Sie eine Anleitung zum Projektmanagementbericht. Hier haben wir auch die fünf wichtigsten Arten von Projektmanagement-Berichtstools erörtert. Sie können sich auch die folgenden Artikel ansehen.
- Die sechs wichtigsten Arten von Project Management Office (PMO)
- 7 Effektive nützliche Schritte zur Auswahl der richtigen Gruppe von Projektteammitgliedern
- Top 7 Wichtige Open Source-Projektmanagement-Tools
- Beste 10 Schritte des Projektmanagements als Karriereweg
- 4 Effektiver und nützlicher Umgang mit schwierigen Teammitgliedern
- Fragen im Vorstellungsgespräch bei Awesome Project Management