Projektmanagement-Tools und -Techniken für eine effektive Projektplanung

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Anonim

Kurze Einführung in Projektmanagement-Tools und -Techniken

Im vorliegenden Szenario wurden die Projekte trotz fortschrittlicher Technologie und zahlreicher Ressourcen nicht im Einklang mit den Erwartungen der Stakeholder (dh Lieferung des Projekts in einem festgelegten Zeitrahmen und verfügbarem Budget) durchgeführt. Wo Bedarf an Projektmanagement besteht, handelt es sich um eine strategische Initiative, die das Projekt auf die festgelegten Ziele ausrichtet, indem das gesamte Projekt in Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle / Überwachung und Fertigstellung des Projekts strukturiert wird. In diesem Thema lernen wir Projektmanagement-Tools und -Techniken kennen.

Projektmanagement-Ablauf

Das Projektmanagement verläuft phasenweise wie folgt:

  1. Initiation
  2. Planung
  3. Ausführung & Überwachung
  4. Fertigstellung / Endproduktphase

a) Einführungsphase

Dies ist die primäre Projektmanagementphase für jedes Projekt. In dieser Phase werden die anfänglichen Anforderungen wie folgt ermittelt und festgelegt:

  • In Bezug auf die Projektanforderungen wird das geeignete Team ermittelt und an Bord gebracht
  • Umfang und Ziele des Projekts sind klar definiert und alle Erwartungen der Stakeholder werden klar mit dem Team besprochen.
  • Das Team ist den jeweiligen Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten zugeordnet.
  • Dem Team werden Verfahren und Formate zum Veröffentlichen von Projektinformationen und Aktualisierungen für Stakeholder bereitgestellt.
  • Interne und kommunikationsübergreifende Protokolle und die jeweilige Hierarchie werden allen Beteiligten offengelegt.
  • Passende Tools, die für das Projektmanagement benötigt werden, werden identifiziert und dem Team zur Verfügung gestellt.

b) Projektplanung

Nach der Initiation folgt hier die wichtige Phase des Projekts, die eine Route Map für das Projektmanagement darstellt:

  • Detaillierter Projektumfang, Machbarkeit ist festgelegt.
  • Alle Aktivitäten des Projekts werden aufgelistet und der jeweilige PSP (Projektstrukturplan) erstellt. WBS ist nichts anderes als das Aufteilen des Hauptereignisses in eine Reihe von Aktivitäten (z. B. Ereignis : Pflanzen eines Baums Aktivität : Beschaffen eines Baums, 2. Graben einer Grube, 3. Pflanzen eines Baums).
  • Nach der Vorbereitung des WBS wird eine Budgetierung durchgeführt, bei der das Quantum aller Aktivitäten geschätzt und wettbewerbsfähige Quoten abgeleitet werden und eine vorläufige Schätzung des Projekts zur weiteren Genehmigung erstellt wird (erforderlichenfalls werden Änderungen auf der Grundlage der zusätzlichen Kosten vorgenommen, die während des Projekts anfallen) Projekt)
  • Die Risikoidentifizierung erfolgt durch Selbstinterpretation oder Vergleichen des Projekts mit anderen Wettbewerbsprojekten, und die erforderlichen Minderungspläne werden erstellt, um potenzielle Risiken zu vermeiden.
  • In Bezug auf die Anforderungen der Stakeholder wird der Master-Zeitplan erstellt, indem alle aufgelisteten Aktivitäten sequenziert werden, um die Grunddauer (ideal / vorläufig) des Projekts abzuleiten. Es gibt hauptsächlich 4 Arten der Sequenzierung: SS - Start bis Start, SF - Start bis Ende, FS - Finish bis Start, FF - Finish bis Ende.

c) Projektdurchführung und -überwachung

  • Der Projektmanager leitet die Ausführung des Projekts in Bezug auf den in der Planungsphase erstellten Basisplan ein.
  • Beschaffung / Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und Sicherstellung, dass das Projekt innerhalb der vorgeschriebenen Qualitätsstandards termingerecht durchgeführt wird.
  • Der Projektfortschritt wird anhand des Basisplans mithilfe verschiedener Tools (Gantt-Diagramm, PERT usw.) verfolgt / überwacht.
  • Aufgrund einiger unvermeidbarer Umstände kann das Projekt Zeit- oder Kostenüberschreitungen aufweisen, bei denen der Grundplan oder die Schätzung erforderlichenfalls entsprechend geändert werden muss.
  • Der Projektstatus wird in vorgeschriebenen Formaten beibehalten, die in der Initiierungsphase bereitgestellt werden, und diese werden aktualisiert und zeitnah an die Projektbeteiligten verteilt.

d) Projektabschluss

  • Dies ist die letzte Phase des Projektmanagements, in der das festgelegte Ziel von einem Projektteam innerhalb eines gültigen Zeitrahmens, eines festgelegten Budgets und einer festgelegten Qualität erreicht wird.
  • Alle erforderlichen Abschlussunterlagen und Abstimmungen werden vervollständigt und den Stakeholdern mitgeteilt.
  • Basierend auf den Projekterfahrungen werden verschiedene Berichte wie Projektlernberichte, Kundenzufriedenheitsberichte usw. als Referenz für zukünftige Projekte erstellt.
  • Schließlich wird das Projekt an den Kunden übergeben, indem sichergestellt wird, dass kein Stein auf dem anderen liegt, indem alle Checklistenpunkte geschlossen werden oder indem die vom Kunden aufgeworfenen Haken beachtet werden.

Die oben diskutierten Projektmanagementtechniken strukturieren das Projekt und ermöglichen es dem Projektteam, Folgendes sicherzustellen:

  • Erreichung bestimmter Ziele in Bezug auf die Anforderungen der Stakeholder.
  • Entwickeln Sie Basispläne.
  • Kostenschätzung und Budgetierung für das Projekt im Einklang mit dem Basiszeitplan.
  • Aufteilung der Ereignisse in Projektstrukturpläne.
  • Risikobewertung und -minderung.
  • Projektcontrolling / -überwachung.

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement ist eine Technik, die über eine Vielzahl von Tools verfügt, die bei der Erfüllung von Aufgaben und der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten helfen. Im Projektmanagement gibt es sowohl manuelle als auch automatisierte Tools. Einige der am häufigsten verwendeten Techniken sind:

  • PERT - Projektevaluierungs- und Überprüfungstechnik
  • CPM - Critical Path Method

a) PERT - Projektevaluierungs- und Überprüfungstechnik

PERT ist ein statistisches Tool für das Projektmanagement, mit dem die mit der Fertigstellung eines Projekts verbundenen Aufgaben dargestellt und analysiert werden sollen. Dies ist ein probabilistisches Modell, das zeitgetrieben ist.

Die PERT-Planung umfasst die folgenden Schritte:

  • Alle Ereignisse / Meilensteine ​​werden weiter in Aktivitäten eingeteilt und die erforderliche Reihenfolge wird festgelegt.
  • Das Erstellen eines Netzwerkdiagramms auf der Grundlage der Aktivitätssequenz, in der Ereignisse / Meilensteine ​​in Kreisen und Abläufen von Aktivitäten von einem zum anderen dargestellt werden, ist mit Pfeilen gekennzeichnet.
  • Die weitere Schätzung des Zeitaufwands für jede Aktivität erfolgt in Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten gemäß den Projektanforderungen.
  • Ein unterschiedliches Merkmal von PERT ist der Umgang mit der Unsicherheit der Fertigstellungszeitlinien. Das PERT-Modell enthält normalerweise drei Arten von Zeitschätzungen:
  • Optimistische Zeit - Bestmögliche Zeit für den Abschluss der Aktivität.
  • Höchstwahrscheinliche Zeit - Höchste wahrscheinliche Zeit für den Abschluss der Aktivität.
  • Pessimistische Zeit - Längste Zeit für den Abschluss der Aktivität.

Schließlich wird der gewichtete Durchschnitt nach folgender Formel berechnet:

Erwartete Zeit = (optimistisch + 4 x höchstwahrscheinlich + pessimistisch) / 6

b) CPM (Critical Path Method)

  • Die längste Dauer für den Abschluss des Projekts ist der kritische Pfad des Projekts. Der kritische Pfad bestimmt die Gesamtdauer, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich ist. Dabei wird der Zeitraum, in dem die Aktivität verzögert werden kann, ohne das Projekt zu verzögern, als Nebenzeit und die Aktivität als nicht kritische Aktivität bezeichnet. CPM ist ein deterministisches Modell, das sowohl zeit- als auch kostenorientiert ist.

Der kritische Pfad des Projekts bestimmt die folgenden vier Parameter für jede Aktivität, die unter Verwendung der erwarteten Zeit für relevante Aktivitäten berechnet werden:

ES - Frühester Start, EF - Frühestes Ziel, LS - Spätester Start & LF - Spätestes Ziel

  • Beim Weiterarbeiten des Netzwerks wird der früheste Start- und Endzeitpunkt jeder Aktivität unter Bezugnahme auf Vorgängeraktivitäten im Netzwerk bestimmt.
  • Indem wir rückwärts über das Netzwerk arbeiten, können wir die späteste Start- und Endzeit ermitteln, dh die Zeit, zu der eine Aktivität ohne Verzögerung im Projekt beginnen und enden kann.

Durchhang = Spätester Start - Frühester Start (oder) Spätestes Ziel - Frühestes Ziel

Hinweis: Aktivitäten im kritischen Pfad enthalten keine Lose

Beispiel:

Netzwerkdiagramm für PERT & CPM

PERT & CPM soll dazu beitragen, den vereinfachten Weg der Projektabwicklung zu finden, indem:

  • Identifizierung kritischer Aktivitäten.
  • Ressourcenbedarf & Bereitstellung im Projekt.
  • Festlegen von Zeitplänen für den Projektabschluss.
  • Definieren von Aktivitäten mit Freizeit (dh nicht kritischen Aktivitäten).
  • Ableiten von Abhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen.

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