Das Projektmanagement hat unser Berufsleben so gefesselt, dass es mittlerweile in jedem Unternehmen und in jedem Büro / jeder Organisation zur Norm geworden ist. Diese Phase der systematischen Durchführung Ihrer Arbeit und der Organisation der Teile eines Projekts, um ein gemeinsames Unternehmensziel oder -ziel zu erreichen, war ausschlaggebend für erfolgreiche Projekte und innovative, hochmoderne Änderungen und Änderungsmanagementsysteme. Mit den Techniken des Projektmanagements entwickelten sich Ansätze des Projektmanagements, und diese Ansätze entwickelten sich weiter und entwickelten sich zu den sich ständig verändernden Aspekten globaler Unternehmen.
Als die Industrialisierung exponentiell zunahm, gab es eine Kluft in der Art und Weise, wie wir die Ansätze des Projektmanagements betrachteten und wie sich dies auf das Geschäft auswirken würde. Die Arbeit musste schneller, besser und genauer werden als je zuvor. Das ist für uns die neue Seite des Projektmanagements. Die älteren Ansätze oder älteren Systeme wurden als traditionelles Projektmanagement und der neue, dynamische und intuitivere Ansatz als dynamisches Projektmanagement bezeichnet.
In diesem Artikel geht es darum, wie wir diese beiden Phasen des Projektmanagements unterscheiden können und wie wir Ihnen bei der Entscheidung helfen können, welche dieser Ansätze Ihr Unternehmen benötigt, um wie eine gut geölte Maschine zu funktionieren. Wir werden das traditionelle Projektmanagement im Vergleich zum dynamischen Projektmanagement anhand von 6 einzelnen Punkten bewerten und sehen, wie sie sich zu diesen Bedingungen verhalten.
Traditionelles Projektmanagement
Wenn wir über traditionelles Management sprechen, betrachten wir eine sehr enge und starre Form eines Projektmanagementansatzes. Dieser Ansatz war der Beginn des Projektmanagements auf dem Planeten Erde und ging davon aus, dass Umfang und Ziele des Projekts während des gesamten Projektlebenszyklus konstant blieben. Die Initiierung und Planung erfolgte dann nach diesem Gedankengang. Allokationen wurden vorgenommen und das Produkt wurde in einem zweidimensionalen Aufbau ohne jegliche Variation oder sogar die Möglichkeit einer in Betracht gezogenen Variation ins Auge gefasst.
Da absolut keine Marge mehr vorhanden war, um Abweichungen und Änderungen an Projektplänen und -zeitplänen Rechnung zu tragen, waren die Erfolgsmargen gering und wenig ermutigend. Das traditionelle Projektmanagement würde die Zeitpläne und Ressourcen mit der Annahme identifizieren, dass sich während des Projekts nichts ändert und der Plan jederzeit eingehalten wird. Der Projektlebenszyklus sah folgendermaßen aus:
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektabwicklung
- Projektüberwachung und -steuerung
- Projektabschluss
Der Projektlebenszyklus würde in einer sequentiellen Reihenfolge verfolgt und eine Phase würde der anderen folgen, dh erst wenn die Projektplanung abgeschlossen ist, wird das gesamte Projekt auf die Projektausführung verschoben.
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Planänderungen
Wie oben erwähnt, hat das traditionelle Projektmanagement eine sehr starre Perspektive auf den gesamten Projektmanagementraum, den wir schaffen, um eine Änderung oder Bewegung in Richtung eines festgelegten Ziels durchzuführen. Unter der Annahme, dass alles so bleibt, wie es ist, gibt es keine Flexibilität in dem Plan, der nach dem Start des Projekts erstellt wird.
Da in der Ausführungsphase oder in der Planungsphase des Projekts weniger Platz für Änderungen vorhanden ist, muss der Projektmanager den gesamten Plan unter Berücksichtigung der eingetretenen Änderungen von Grund auf neu entwerfen.
Wie wir jetzt wissen, gibt es bei der Arbeit an einem Projekt viele Änderungsmöglichkeiten. Die Neugestaltung und Neugestaltung des gesamten Plans wäre nicht skalierbar und würde das Unternehmen Zeit, Ressourcen, Budgetinflation und Aufwand kosten.
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Rollen und Verantwortlichkeiten
Im klassischen Projektmanagement betrachten wir eine zentrale Figur, die sich um die gesamte Funktionsweise des Projekts kümmert. Diese Person ist der Projektmanager (PM). Der PM durchläuft alle Phasen des Projekts und ist für das reibungslose Funktionieren verantwortlich.
Mit der Dynamik, die das Projekt bietet, fällt die Verantwortung für die Aktualisierung des Plans auch in die Hände des PM, wodurch eine einzelne Person mit der Aufgabe überfordert wird, das Projekt zu steuern und auf den richtigen Weg zu bringen. Dies kann eine ziemliche Aufgabe sein.
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Produktivität und Leistung
Es wird viel Wert auf die Einhaltung von Zeitplan und Zeitplänen gelegt, da die PM jetzt hart bestraft wird, wenn sich der Projektplan nur geringfügig ändert. Diese einseitige Beeinflussung von Projektplänen unterbricht den Arbeitsablauf des Projekts und die Arbeit bleibt ohnehin zurück.
Mit Blick auf die eigentliche Arbeit gab es auch viele Fälle, in denen die Qualität beeinträchtigt wurde, um pünktlich zu bleiben. Es gab immer einen Vertuschungsschub, wenn es um Zeitpläne ging, und keinen Moment, um zu atmen und über die Arbeit nachzudenken, die die Mitglieder des Projektteams leisten.
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Risikomanagement
Obwohl der Großteil der Konzentration des Teams und des Projektmanagers auf Zeitplänen liegt und das Risikomanagement und die Antizipation von Risiken unzureichend berücksichtigt werden, würde das Team eher auf Risiken reagieren, als auf diese zu reagieren.
Wenn auf Risiken reagiert wird, wissen Sie, dass Sie die Risiken überhaupt nicht berücksichtigen, da Sie davon ausgehen, dass Änderungen nicht stattfinden und das Projekt gemäß den Zeitplänen abläuft. Da jedoch während des Projekts eine Brandbekämpfung stattfindet, müssen Sie aus der Spur geraten, und dann wird der Plan noch einmal neu formuliert.
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Arbeitspriorisierung
Die Priorisierung der Arbeit kann während des Projektprozesses einen schweren Schlag erleiden. Im Rahmen des traditionellen Projektmanagements, bei dem die Behörde zentralisiert ist, besteht die Möglichkeit, dass die Teammitglieder die richtige Priorität der Arbeit nicht kennen. Dies kann dazu führen, dass sie zur falschen Zeit an den falschen Dingen arbeiten.
Der Projektmanager ist in der Regel zu sehr mit den Plänen und den Änderungen konfrontiert, die auftreten, wenn das Team keine Prioritätsgruppe mehr hat, um die erforderlichen Arbeiten durchführen zu können.
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Zeitleisten
Mit schwachen Zeitplänen war das traditionelle Projektmanagement am anfälligsten und jetzt wissen wir, warum diese rudimentäre Einrichtung von Prozessen nur ein Vorläufer der dynamischen Form des Projektmanagements war.
Es gibt eine Menge externen Einfluss auf die Fristen und Termine, wenn es um traditionelles Projektmanagement geht. Da Kunden und Kunden die Fristen vorgeben, gibt es keinen praktischen Überblick über die Schätzung der Arbeit und die dafür benötigte Zeit.
Dynamisches Projektmanagement
Im Gegensatz zum herkömmlichen Projektmanagement werden in dem durch dynamisches Projektmanagement geschaffenen Umfeld alle Bedenken berücksichtigt, die durch das frühere Umfeld aufgeworfen wurden. Die Dynamik von Projekten wird durch diese Art des Projektmanagements perfekt bewältigt, da es einen flexiblen Rahmen bietet, der die sich ständig ändernden Jahreszeiten der Projektpläne und -ziele umfasst. In einer dynamischen Projektmanagementumgebung wird hier der Ansatz verwendet, das Projekt in selbsttragende Einheiten zu unterteilen, an die nicht viele abhängige Faktoren gebunden sind.
In Anbetracht eines Softwareentwicklungsprojekts haben Sie unterschiedliche Anforderungen, die äußerst volatil sind und mit jedem Schritt massiven oder geringfügigen Änderungen unterliegen. Meistens basieren diese Pläne auf Hypothesen, die den tatsächlichen Ereignissen innerhalb des Projekts entsprechen oder nicht. Es ist sehr unpraktisch, in solchen Szenarien dem traditionellen Projektmanagement-Ansatz zu folgen, und daher stellten Experten des Projektmanagements die Notwendigkeit eines neuen und flexiblen Ansatzes fest.
Dynamisches Projektmanagement oder agiles Projektmanagement waren genau die richtigen Ansätze, um das Problem bei erfolglosen Projekten zu lösen, die auf die Starre des traditionellen Projektmanagementansatzes zurückzuführen waren. Das dynamische Projektmanagement war für einen Projektmanagementansatz äußerst iterativ und schrittweise. Bei allem Guten gibt es Aspekte des Projekts, die sorgfältig geprüft werden müssen, um den Ball ins Rollen zu bringen. Sie sind:
- Der vom Projekt erbrachte Wert sollte klar sein
- Die Kunden sollten sich aktiv beteiligen, um den Ablauf des Projekts zu überprüfen
- Visuelle und grafische Dokumentation sollte erlaubt und gefördert werden
- Die Zusammenarbeit im Team sollte die maßgebliche Figur bei der Projektdurchführung sein
Die Entwicklungszyklen sind Bausteine, die eine ständige Evaluierung des Projekts ermöglichen, und das Framework ermöglicht eine ständige Rückmeldung und Verbesserung vor Ort. Mit der kontinuierlichen Verbesserung als Rückgrat ist ein dynamisches Projektmanagement sicherlich der richtige Weg. Die Planung wird agiler und erfolgt mit viel Rücksicht und Vorfreude an Bord.
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Planänderungen
Mit den neuesten Technologien, die den dynamischen Projektmanagementansatz übernehmen, verlassen sich PMs auf Projektmanagement-Softwaretools, um die verschiedenen Planänderungen und die verschiedenen Einführungen in die Projektdesign- und -ausführungsphase zu bewältigen. Diese Tools entsprechen dem Ansatz des dynamischen Projektmanagements in einer Weise, dass der PM bei Planänderungen nur geringfügig belastet wird.
Mit diesen Tools können PMs automatisch Änderungen in den Plan übernehmen, da bereits die verschiedenen berücksichtigten Situationen und vereinbarten Notfallpläne für etwaige Änderungen vorliegen. Das Tool übernimmt die Änderung sofort und mischt den Plan so um, dass nicht der gesamte Plan verschoben wird, sondern die aufgetretene Anomalie berücksichtigt wird.
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Rollen und Verantwortlichkeiten
Durch die automatische Berücksichtigung von Änderungen im Projektplan müssen sich die Teammitglieder nicht auf eine einzige zentrale Behörde verlassen, um ihre Aufträge und Arbeiten für den Tag zu erhalten. Die Teammitglieder können selbst bei der Planung und Priorisierung des Arbeitstages behilflich sein.
Ein dynamisches Projektmanagement wäre nur möglich, wenn die Hände, die zum Projekt beigetragen haben, äußerst kompetent sind und in einem Team hervorragend arbeiten können. Die Zusammenarbeit im Team ist in einem dynamischen Projektmanagementbereich äußerst wichtig und bildet eine Schlüsselkomponente, die dieses dynamische Framework zu höheren Erfolgschancen treibt.
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Produktivität und Leistung
Der Plan und die Zeitpläne für den Plan werden jetzt alle automatisch vom Projektmanagement-Tool verwaltet und müssen nicht mehr mit eigenen Augen verfolgt werden. Damit können sich das Team und der PM ausschließlich auf die zu erledigenden Arbeiten und die zu erledigenden Iterationen konzentrieren. Mehr Zeit ermöglicht mehr Kreativität und Innovation und hilft den Teammitgliedern, bei allen Hürden, die sich auf dem Weg ergeben, über den Tellerrand hinauszudenken.
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Risikomanagement
Im Gegensatz zum herkömmlichen Projektmanagement, bei dem eher auf die aufgetretenen Risiken reagiert wurde, suchen Sie im dynamischen Projektmanagement nach Möglichkeiten, um auf die eingegangenen Risiken zu reagieren. Während der Projektierungsphase wird ein Risikomanagement durchgeführt und Risiken werden antizipiert und vorausgesehen. Mit diesen Prognosen wurden auch Aktionspläne für jedes erwartete Risiko festgelegt. Diese Aktionspläne sind im Projektplan enthalten. Sollten Risiken auftreten, wird eine proaktive Methode bereits angewendet.
Wenn die Risiken abgewendet sind, können das Projekt und seine Teammitglieder die verbleibende Zeit als Gelegenheit nutzen, um den Projektzeitplan voranzutreiben.
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Arbeitspriorisierung
Hier weiß jeder im Projektteam, was zu tun ist, und die Prioritäten sind bereits sortiert. Mit Transparenz im System und Klarheit im Priorisierungsprozess kümmert sich das dynamische Projektmanagement um Änderungen in Plänen oder Aufgabenprioritäten. Diese spiegeln sich sofort in den Projektplänen wider.
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Zeitleisten
Mit einer zuverlässigen Planung und einem flexiblen Ansatz werden der Zeitplan und das Projektende oder die Meilensteine zu Beginn des Projekts nicht in Stein gemeißelt, sondern entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Wenn dynamisches Projektmanagement effektiv durchgeführt wird, besteht eine große Chance auf Erfolg und Einsparungen in Bezug auf Budget, Zeit und Aufwand.
Dies würde bedeuten, dass bei einem sich weiterentwickelnden Plan Ihre Fristen immer korrekt sind und Ihr Projektenddatum auf tatsächlichen und nicht auf frühzeitigen Prognosen basiert.
Fazit
Das traditionelle Projektmanagement war der Anfang des Projektmanagements und sein Beitrag zu unserer heutigen Projektverwaltung wird immer begrüßt. Nicht, dass dieser Artikel das traditionelle Projektmanagement zu einem überholten Projektmanagement-Ansatz macht, sondern dass es eher das Traditionelle mit der Dynamik des neuen Zeitalters in Einklang bringt. Traditionelles Projektmanagement wird immer noch in einigen Branchen verwendet, die einen festen Zeitrahmen für alles und für die lineare Bearbeitung von Arbeiten haben.
Der Vergleich bringt sicher und offensichtlich ein dynamisches Projektmanagement an die Spitze in diesem Rennen. Wenn sich die Zeiten im Industriesektor ständig ändern und reformieren, werden wir mit Sicherheit besser werden in dem, was wir tun, und für die Menschheit noch weiter voranschreiten.
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