Übersicht über die Six Sigma-Projektcharta
Die „Projektcharta“ ist der grundlegende Schritt in der Six Sigma-Methodik. Es gibt einen Überblick über das Projekt in einem praktischen Format, das für die Beteiligten leicht zu verstehen, zu überprüfen und zu genehmigen ist. Die Projektcharta kann als offizielles Dokument definiert werden, das Informationen zu allen Aspekten des Projekts enthält, einschließlich grundlegender Details zu umfassenden Informationen . Eine gut strukturierte Projektcharta befasst sich mit den 5W des Projekts:
- Was ist das Ziel des Projekts?
- 'Wer' wird das Projekt aufnehmen?
- Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
- "Warum" sollte das Unternehmen das Projekt fördern?
- Woher bezieht das Projektteam seine Ressourcen?
Warum ist die Projektcharta so wichtig?
Die Erstellung einer Projektcharta ist ein wesentlicher Schritt eines jeden Six Sigma-Projekts und bildet die Grundlage für dessen Erfolg. Die Charta hilft dem Projektteam, sich auf die prognostizierten Ziele zu konzentrieren. Da die Strukturierung der Charta viele verschiedene Abschnitte enthält, dient sie dem Team im Verlauf des Projekts als Orientierungshilfe. Es hilft, schwierige Probleme auf Papier zu lösen, um teure Fehler während der tatsächlichen Ausführung des Projekts zu vermeiden.
Die Six Sigma-Projektcharta lenkt das Projektteam auf vordefinierte Ziele. Es hilft, die Symptome laufender Herausforderungen / Probleme in der Organisation zu identifizieren. Es handelt sich um eine Blaupause, mit der das Management Fragen wie die folgenden beantworten kann:
- Ob der Nutzen des Projekts die Projektkosten übersteigt oder nicht?
- Wie kann sich die Ausführung des Projekts auf andere Abteilungen in der Organisation auswirken?
- Wie kann der Projekterfolg quantifiziert werden?
Die Projektcharta hilft nicht nur dabei, überflüssige Aufgaben wegzulassen, sondern auch einen vage definierten Projektumfang. Es ermöglicht das Reduzieren und Managen von Risiken. So erleichtert eine klar definierte Projektcharta den Stakeholdern eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung.
Projekt Charter Vorlage - Formale 'Six Sigma Projekt Charter' Struktur
Komponenten und Strukturierung
Hier sind die wesentlichen Elemente, die eine "Projektcharta" enthält:
1) Projekttitel: Der Titel stellt das Projekt dar und es ist wichtig, ein Projekt mit einem klar definierten Titel zu benennen, da andere das Projekt auf einfache Weise anhand von Stichwörtern oder Ausdrücken anzeigen und auswählen können. Wenn beispielsweise eine Pizzakette ihre Logistik stärken möchte, könnte ein möglicher Titel lauten: "Verbesserung der Bestellzeit".
2) Projektziel: Dies beinhaltet, was aus dem Projekt erwartet wird. Daher sollte das Ziel den zu lösenden Problemen / Herausforderungen entsprechen. Die Ziele sollten genau definiert, quantifizierbar, realistisch und zeitgebunden sein. Reduzieren Sie zum Beispiel die Bearbeitungszeit für Bestellungen um 20%.
3) Business Case: Der Business Case beschreibt, wie sich das Six-Sigma-Projekt an den Zielen und strategischen Zielen des Unternehmens ausrichtet. Es beschreibt, warum die Organisation das Projekt unterstützen sollte. Daher wird ermittelt, wie die Stakeholder, sowohl interne als auch externe Kunden, von dem Projekt profitieren könnten.
4) Erklärung zum Prozessproblem: Diese Erklärung gibt klare Hinweise und Informationen zu den Herausforderungen und Verbesserungsvorschlägen. Es enthält eine Zusammenfassung der historischen Aufzeichnungen über die Funktionsweise des Prozesses und die Auswirkungen von Problemelementen. Zum Beispiel erhöhte Kundenreklamationen aufgrund des langen Wartens in der Lieferzeit von erteilten Bestellungen.
5) Projektumfang (In-Scope und Out-of-Scope): Wie der Name schon sagt, bestimmt Project Scope die physischen Grenzen des Projekts. In-Scope identifiziert, welche Prozesse und Unterprozesse in das Projekt einbezogen werden sollen. Außerhalb des Geltungsbereichs befinden sich die Prozesse und Schritte, die ausgeschlossen werden sollen, um Unklarheiten und Überlappungen während der Projektabfolge zu vermeiden.
6) Projektzeitplan (Start- und Enddatum): Das Startdatum des Projekts wird auf Papier festgehalten, wenn der Projektleiter das Projekt offiziell wieder aufnimmt. Die Dauer des Projekts hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. den Geschäftsbedingungen, der Arbeitsbelastung und den freien Tagen. Das geschätzte Enddatum wird daher vom Projekt-Mentor / Master Black Belt festgelegt.
7) Projektergebnisse / -maßnahmen: Enthält die Tools, mit denen die Wirksamkeit des Projekts quantifiziert wird. Zum Beispiel die prozentuale Steigerung der Gewinnmargen nach Verkürzung der Auftragsbearbeitungszeit. Diese Maßnahmen müssen innerhalb des Projektzeitraums liegen.
8) Projektteam: Dies schließt die Teammitglieder ein, die an dem Projekt arbeiten würden. Diese sind:
- Projektsponsoren: Die Person, die alle Stakeholder überprüft, betreut und deren Genehmigung erhält.
- Projektleiter: Die Person, die den Prozess besitzt und für die Ergebnisse des Projekts verantwortlich ist.
- Subject Matter Expert (SME): Dazu gehören Projektmitglieder mit umfassenden Kenntnissen und Kenntnissen der Geschäftsprozesse und der Six-Sigma-Methodik.
9) Ressourcen: Zu den Ressourcen zählen Personen, Materialien, Geräte / Maschinen und deren Finanzierung, die zur Durchführung des Projekts erforderlich wären.
10) Kostenanalyse : Sie enthält eine Schätzung der Projektkosten und des Nutzens, der bei Abschluss des Projekts erzielt werden würde. Die Unterschiede in den Projektkosten und -gewinnen würden als Zinsen an die Stakeholder und das Top-Management gezahlt, um das Projekt zu genehmigen.
11) Stakeholder-Unterschriften: Die Stakeholder, einschließlich Projekt-Mentor, Projekt-Sponsor und Projekt-Champion, müssen die Projekt-Charta unterzeichnen, um sie offiziell für die Implementierung zu genehmigen.
Die oben hervorgehobenen Punkte geben eine gute Vorstellung davon, woraus eine Six Sigma-Projektcharta besteht und wie wichtig es für jede Organisation ist, eine genau definierte Charta zu entwickeln, bevor Sie mit einem Projekt fortfahren. Die Charta dient nicht nur als Fahrplan für die Projektdurchführung, sondern zeigt auch die Herausforderungen und den Umfang des Projekts auf. Somit ist es ein großartiges Werkzeug, um das Projekt effektiv zu planen, auszuführen und abzuschließen!
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