Ideen für E-Mail-Signaturen -

Signaturen existieren aus der Zeit, als die meisten heutigen Internetnutzer noch nicht einmal geboren wurden. Heutzutage sind im digitalen Zeitalter Ideen für E-Mail-Signaturen ein ebenso wichtiger Bestandteil Ihrer Markenidentität wie der Briefkopf Ihres Unternehmens. Einer Studie von writethat.name zufolge senden rund 52% des Arbeitsloses eine E-Mail mit Ideen für E-Mail-Signaturen, die mit jeder von ihnen gesendeten ausgehenden E-Mail erstellt wurden. Dies ermöglicht es ihnen, einen kontinuierlichen und konsistenten Eindruck auf die gesamte Geschäftskommunikation zu erhalten.

Obwohl diese Ideen für E-Mail-Signaturen ein wichtiger Bestandteil eines Marketing-Tools für jedes Unternehmen sind, hat sich gezeigt, dass dies die am meisten übersehene und unterschätzte Strategie ist, die von jedem Unternehmen verfolgt wird. Diese Ideen für E-Mail-Signaturen bieten einen kreativen und einfachen Ansatz zum Beenden und Schließen einer Nachricht. Es ist bekannt, dass sie wichtige und wichtige Informationen über Sie, Ihre Corporate Identity, Ihre Kernbotschaft und Ihre Kommunikation auf Expertenebene liefern und den Empfänger der Nachricht dazu ermutigen, sich besser zu engagieren.

Die Vorteile einer E-Mail-Signatur sind weitaus größer als bei jedem anderen Unternehmen. Sie sollte als wichtiger und untrennbarer Bestandteil seiner Marken- und Marketingstrategie angesehen werden. Wenn Sie als Einzelperson oder als Unternehmen nicht sicher sind, woraus eine E-Mail-Signatur bestehen soll, müssen Sie sich auf diese schnellen Korrekturen und Verbote verlassen und einen unvergesslichen Eindruck hinterlassen!

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Obwohl es etwas kompliziert und schwierig ist, eine richtige E-Mail-Signatur zu erhalten, finden Sie hier eine Checkliste mit allen Vor- und Nachteilen von E-Mail-Signaturen:

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  1. Entwerfen Sie ideale E-Mail-Signaturen für Unternehmen

Eine ideale Signatur sollte den Vor- und Nachnamen des Absenders der Nachricht enthalten, damit der Empfänger weiß, von wem die Nachricht stammt. Als nächstes sollte es die Kontakt- / Telefonnummer des Absenders enthalten, damit der Empfänger, wenn er Kontakt aufnehmen möchte, dies problemlos tun kann. Zu den Ideen für E-Mail-Signaturen sollten auch der Beruf, die Bezeichnung oder der Titel des Absenders, die Social-Media-Profile wie Linkedin und der Link zur persönlichen Website gehören.

Eine E-Mail-Signatur für Unternehmen sollte das Firmenlogo enthalten, damit Ihre Markenidentität erhalten bleibt und Sie als Teil des Unternehmens identifiziert werden können. Sie sollten niemals eine E-Mail-Signatur verwenden, die vollständig als Bild konzipiert ist, da dies im digitalen Marketing nicht hilfreich ist.

  1. Überprüfen Sie, ob Inkonsistenzen vorliegen

Es sollte keine Inkonsistenz in Bezug auf die Signatur geben, die Sie verwenden, und die Signatur, die andere möglicherweise in der Firma verwenden. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter möglicherweise das Logo des Jahres 1998 und der andere das neue Logo des Unternehmens verwendet. Verschiedene Mitarbeiter verwenden möglicherweise auch eine andere Breite der Signatur, was unprofessionell aussehen kann. Stellen Sie also sicher, dass jeder einzelne Mitarbeiter des Unternehmens dieselbe Vorlage verwendet.

Heutzutage konfigurieren Unternehmen Ideen für E-Mail-Signaturen unternehmensweit zentral mithilfe von Signaturtools, die in Outlook verfügbar sind, und gehosteten E-Mails wie Office 365 und Google Apps. Diese Signaturen werden dann auf jeden Outlook-Benutzer im Unternehmen angewendet. Microsoft Exchange Server bietet Tools für die Exchange-E-Mail-Signatur, mit denen die Signatur auf Serverebene konfiguriert wird.

  1. Bild einfügen

Das Einfügen von Bildern in Ihre E-Mail-Signatur ist eine gute Option, die ich Ihnen empfehlen würde. Sie sollten eine E-Mail-Signatur als Bild erstellen, aber Bilder in Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen einfügen. Wenn Sie Bilder für E-Mail-Signaturen auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie Bilder mit JPEG.webp- oder GIF-Bilddateiformat und nicht mit PNG-Bilddateiformat verwenden. Verwenden Sie auch das Tag "Kein Senden" für alle Bilder. Dadurch werden die Bilder perfekt an der richtigen Stelle angezeigt.

  1. Anhängen eines Links an Ihre Site

Die E-Mail-Signatur bietet Ihnen eine hervorragende Plattform, um die Anzahl Ihrer Fans auf Social-Media-Websites zu erhöhen, indem Sie Links zu den Social-Media-Seiten des Unternehmens wie Facebook, Twitter, LinkedIn und Google Plus hinzufügen. Unter Policy Patrol, einem Programm zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, können Sie auch den neuesten Tweet oder Blogeintrag in Ihre Signatur einfügen.

Wenn Sie ein Blog oder ein Unternehmen haben, das sich mit Artikeln und Aufzeichnungen beschäftigt, möchten Sie möglicherweise Ihre Leserschaft und Auflage erweitern. In diesem Fall ist es ratsam, den Link zusammen mit der E-Mail-Signatur an Ihre Site anzuhängen. Stellen Sie jedoch sicher, dass der Inhalt des Links für den Empfänger der E-Mail relevant ist. Wenn Sie beispielsweise auf einen Link klicken, um die aktuellen Nachrichten zu lesen, der jedoch alte Nachrichten enthält, die nicht aktualisiert wurden, wird ein schlechtes Bild des Absenders erstellt.

  1. Entwerfen der E-Mail-Signatur für verschiedene Empfänger

Achten Sie beim Entwerfen Ihres Signature-Looks darauf, ihn für jede Zielgruppe zu gestalten. Beispielsweise liest heute mehr als die Hälfte der Empfänger E-Mails auf ihrem Mobilgerät. Dies bedeutet, dass Ihre Unterschrift auf einem kleinen Bildschirm angezeigt wird. Daher sollte man darauf achten, dass alles „daumenfähig“ ist, dh der Empfänger sollte in der Lage sein, seinen Daumen leicht auf die Links zu setzen. Achten Sie auch auf die Schriftgröße, da der Bildschirm von Mobilgeräten im Vergleich zu Computerbildschirmen viel kleiner ist. Es wird empfohlen, den serifenlosen Texttyp mit einer Schriftgröße von 11-14 zu verwenden.

  1. Gestaltung der Signatur entsprechend der Situation

Sie sollten versuchen, je nach Situation und E-Mail-Ton mehrere Ideen für E-Mail-Signaturen zu haben, damit Sie je nach Situation wechseln können. Bereiten Sie mehrere Signaturen vor, z. B. eine mit einem formellen Layout und eine mit einem informelleren Layout. Wenn Ihr Unternehmen eine Veranstaltung, ein Geschäftstreffen oder eine jährliche Veranstaltung organisiert, können Sie dies über Ihre kostenlose Werbefläche frei kommunizieren, d. H. Ihre E-Mail-Signatur.

  1. Versuchen Sie, Tabellen-Tags zu haben

Es wird empfohlen, HTML-Tabellen-Tags zu verwenden, um eine Signatur zu generieren, da dies ein hervorragendes visuelles Layout ergibt und alles an Ort und Stelle bleibt. Man kann die Ränder transparent machen, wenn sie die Rasteransicht nicht mögen. Dies ist wichtig, da es verhindert, dass sich etwas ineinander drückt und sie an Ort und Stelle hält.

  1. Verwenden Sie Inline-CSS

Inline-CSS ist wichtig, da es von den meisten Programmen verstanden wird. Auch wenn Sie nicht technisch versiert sind, können Sie einen Editor beauftragen, dies zu tun, anstatt andere Tags zu verwenden, die möglicherweise nicht von allen Programmen gelesen werden.

  1. Testen Sie mit dem Spamfilter

Manchmal erhöht eine schreckliche und verwirrende E-Mail-Signatur den Spam-Score, anstatt den Empfänger zu erreichen. Verwenden Sie einen Spamfilter wie "SpamAssassin", um festzustellen, ob Ihre Signatur geeignet ist oder nicht.

  1. Überprüfen Sie Ihre Links

Überprüfen Sie, ob die Links, die Sie zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzugefügt haben, noch funktionieren oder nicht. Das Landen auf einer „404-Seite“ wäre für einen Empfänger ärgerlich und würde das Image des Unternehmens beeinträchtigen.

  1. Schreiben Sie HTML in voller Länge

Man sollte keine Verknüpfungen verwenden, da viele E-Mail-Plattformen die Verknüpfungen nicht erkennen. Schreiben Sie die HTML-Codierung in Langschrift. Man sollte auch kein CMS oder Word verwenden, wenn sie keine Entwickler sind, sondern stattdessen einen Editor dafür beauftragen. HTML ist ein ideales Tool für E-Mail-Signaturen.

  1. Kurze E-Mail-Signaturen sollten für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden

Wie bereits erläutert, sollte die erste E-Mail, die an einen Empfänger gesendet wird, eine längere E-Mail-Signatur mit Bezeichnung, Adresse, Firmenlogo und Werbebotschaft enthalten. E-Mails, auf die geantwortet oder weitergeleitet werden muss, sollten jedoch eine kürzere E-Mail-Signatur aufweisen. Es sollte nur den Namen, die Telefonnummer, die E-Mail-ID und die URL der Unternehmenswebsite enthalten. Haftungsausschluss für E-Mail-Signaturen identifiziert im Allgemeinen die langen Signaturen, sodass eine kürzere E-Mail-Signatur die Arbeit in der weiteren Kommunikation nach der ersten erledigen kann.

  1. Frei von Fehlern

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur frei von Fehlern ist. Korrigieren Sie Ihre E-Mail-Signatur, um sicherzustellen, dass keine grammatikalischen Fehler vorliegen. Führen Sie immer eine Rechtschreibprüfung durch und überprüfen Sie die angegebenen Telefonnummern und Adressen erneut. Ein Fehler in einer E-Mail-Signatur scheint in einer professionellen Welt nicht akzeptiert zu werden.

  1. E-Mail-Haftungsausschluss sollte enthalten sein

Vergessen Sie niemals, jeder E-Mail, die Sie senden, einen Haftungsausschluss für E-Mails beizufügen. Die Sicherheit eines Unternehmens ist mit einem E-Mail-Haftungsausschluss versehen.

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  1. Behalten Sie die Bilder im Auge

Lassen Sie niemals zu, dass die Bilder den Text dominieren. Zu große Bilder überwältigen den Text. Es kann auch die Bedeutung einer E-Mail verringern, wenn eine E-Mail mit 1-2 Zeilen Text mit einer großen Signatur versehen wird. Entscheiden Sie, wie Ihre Signatur aussehen soll, je nach Art der E-Mail. Beispielsweise kann die erste E-Mail eine fette, lange und breite Signatur aufweisen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Bei weiteren Antworten sollte man eine schlankere, einfachere und kleinere Signatur verwenden.

  1. Vergessen Sie nicht, das "Alt" hinzuzufügen

Fügen Sie keine Bilder ohne den Alternativtext ein. Denken Sie daran, Bild oder Text hinzuzufügen - manchmal wird ein Bild nicht so geladen oder angezeigt, wie Sie es sich vorgestellt haben. Mit Alt-Text kann jeder, der diese E-Mail erhält, mit dem Mauszeiger über ein Bild fahren und sich genau ein Bild davon machen, worum es geht

  1. Fügen Sie die "Kugeln" nicht hinzu

Es ist ratsam, die Verwendung von Aufzählungszeichen zu vermeiden, da diese für verschiedene Kunden unterschiedlich sind. Man könnte die Zeilen in einer Tabelle verwenden, um das gewünschte listenartige Aussehen zu erhalten.

  1. Fügen Sie die Signatur nicht ohne Pause hinzu

Beginnen Sie Ihre Signaturdatei niemals direkt nach dem letzten Satz des Inhalts in Ihrer E-Mail. Es sieht nachlässig und ungelernt aus. Legen Sie einen zusätzlichen Zeilenumbruch fest, indem Sie nach Fertigstellung des Inhalts Ihrer E-Mail auf die Eingabe einer zusätzlichen Zeit klicken. Erweitern Sie Ihre Signatur auch nicht auf mehr als 6 Zeilen.

  1. Überprüfen Sie nochmals, ob Fehler vorliegen

Beginnen Sie nicht mit der Verwendung Ihrer Signaturvorlage, ohne diese vollständig überprüft und überprüft zu haben. Überprüfen Sie das Dokument erneut auf Satzzeichen- oder Großschreibungsfehler.

  1. Fügen Sie keine Anführungszeichen hinzu

Fügen Sie kein Zitat hinzu, da der Empfänger es auf irgendeine Weise als anstößig empfinden könnte. Zitate zu Religion und Politik sollten nicht mit Geschäftspartnern geteilt werden.

  1. Fügen Sie die E-Mail-Adresse nicht in die Signatur ein

Begrenzen Sie die Informationen, die Sie in Ihre Signatur aufnehmen. Zum Beispiel sollte man ihre E-Mail-Adresse nicht in die Signatur einfügen, da die Quittung sie sowieso erhalten würde, wenn er Ihre E-Mail erhält. Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer, Ihren Beruf und den Link zu Ihrer persönlichen Website hinzu.

  1. Verwenden Sie nicht zu viele Farben

Die Verwendung von Farbe ist besonders dann zu empfehlen, wenn Ihre E-Mail viel schwarzen Text enthält, eine Signatur aber durch viele Farben eher informell und kindlich wirkt.

  1. Vergessen Sie nicht, das Rendering aller Clients zu testen

Denken Sie niemals, dass jeder Empfänger Ihre E-Mails vom selben E-Mail-Client sieht. Obwohl die meisten Benutzer Outlook für die geschäftliche Kommunikation verwenden, verwenden sie möglicherweise auch andere E-Mail-Clients von Drittanbietern, die Linux- oder Windows-Benutzern zur Verfügung stehen. Sie können auch einen Client verwenden, der auf ihrem Tablet oder Mobiltelefon verfügbar ist. Versuchen Sie daher vor dem Senden einer E-Mail zu überprüfen, wie verschiedene Clients Ihre E-Mail unterschiedlich wiedergeben, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

  1. Geben Sie nicht zu viele Kontaktmöglichkeiten an

Man kann mehrere Kontaktnummern, Adressen, Websites und soziale Netzwerke haben, und in diesem Fall könnte man versucht sein, alle Kontaktbasen hinzuzufügen. In der Realität funktioniert das aber nicht. Man sollte nur ein oder zwei gute Kontaktmöglichkeiten nutzen. Zu viele Informationen sind verwirrend, langweilig und überwältigend.

Dort finden Sie eine Liste aller wichtigen Aufgaben und Verbote, die Sie ausführen müssen, um eine E-Mail-Signatur für sich selbst zu erstellen und zu verwalten. Denken Sie immer daran, dass dies ein wichtiger Aspekt Ihrer Markenidentität ist und sofort einen Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen hinterlässt. Seien Sie also sehr sicher und befolgen Sie diese Schritte, um eine E-Mail-Signatur für sich selbst zu erstellen. Sitzen Sie also nicht länger und suchen Sie nach E-Mail-Signaturen. Öffnen Sie Ihre E-Mails und erstellen Sie zunächst eine E-Mail-Signatur, mit der ein Empfänger sich und Ihr Unternehmen besser kennenlernen kann.

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