Wie kann man effektive Besprechungen abhalten? Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Alltags in einem Unternehmen, und die Anzahl der Stunden, die Sie in Besprechungen verbringen, steigt, wenn Sie in einem Unternehmen aufsteigen. Mit Ausnahme einiger weniger Rollen, bei denen die Teilnahme an Besprechungen relativ selten ist und die von einem „ einzelnen Mitwirkenden “ stammen, wird in allen anderen Rollen ein erheblicher Teil des Arbeitstages einer Person für Besprechungen aufgewendet.
Während der Prozentsatz der in Besprechungen verbrachten Zeit auf der Einstiegsebene nur 5-10% der Gesamtzeit betragen kann, kann diese Zeit auf höheren Ebenen bis zu 90-95% der Arbeitszeit betragen. Kein Wunder, dass Senioren Workaholics sein müssen, da sie über ihre Arbeitszeit für Besprechungen hinaus Zeit finden müssen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Da so viel Organisationszeit für Besprechungen aufgewendet wird, ist es wichtig zu verstehen, warum wir Besprechungen haben. Da in einer großen Organisation alle Aufgaben von zusammenarbeitenden Teams erledigt werden, handelt es sich bei den meisten Besprechungen in einer Organisation um interne Besprechungen, um einen bestimmten Zweck zu erfüllen.
Sie werden lernen, dass das Treffen interner spezifischer effektiver Arbeits-
1. Warum haben wir Treffen?
2. Sitzungskosten (KOM)
3. Tipps für effektive Besprechungen
# 1: Tipps vor der Arbeit
# 2: Tipps während des Meetings
# 3: Nach der Arbeit (nach dem Treffen)
I) Warum haben wir Treffen?
- Informationsaustausch-Besprechungen: - Diese Besprechungen werden durchgeführt, um beispielsweise von Zeit zu Zeit Informationen und Aktualisierungen auszutauschen - effektive Besprechungstrainings, neue Richtlinien usw.
- Statusaktualisierungsbesprechungen: - Diese Besprechungen werden verwendet, wenn mehrere Personen oder Teams an verschiedenen Teilen eines Projekts zusammenarbeiten und Aktualisierungen zum Status der von ihnen ausgeführten Arbeiten austauschen müssen. Diese Besprechungen wiederholen sich normalerweise und werden nach einem festgelegten Zeitintervall wie täglich, wöchentlich, monatlich usw. wiederholt.
- Treffen zur Entscheidungsfindung: - Diese Treffen finden in der Regel statt, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss und der Entscheidungsträger Eingaben von verschiedenen Interessengruppen wünscht, bevor er die Entscheidung trifft.
- Besprechungen zur Problemlösung: - Manchmal kommen eine Gruppe von Menschen zusammen, um Brainstorming zu betreiben und zu diskutieren und zu entscheiden, wie ein Unternehmensproblem am besten gelöst werden kann.
- Verschiedenes Art der Sitzungen: - Es können einige andere Sitzungen stattfinden, z. B. Innovationssitzungen, effektive Teambuilding-Sitzungen, Leistungsbeurteilungssitzungen, Prüfungsbesprechungen, effektive Verwaltungsratssitzungen usw.
Neben den internen Besprechungen kann es auch Besprechungen mit externen Stakeholdern geben, an denen eine Person teilnehmen muss. Für den Zweck dieses Artikels beschränken wir unsere Diskussion auf interne Besprechungen, an denen eine Person auf Einstiegs- und mittlerer effektiver Besprechungsverwaltungsebene teilnehmen muss.
II) Sitzungskosten (KOM):
Gibt es so etwas wie Sitzungskosten (COM)? Die Antwort ist ein definitives Ja, und es ist die Summe aller Kosten der Personen, die an den Sitzungen teilnehmen, zuzüglich der Kosten für die Infrastruktur für diese Sitzung. Für unsere Diskussion können wir davon ausgehen, dass die Sitzungskosten die Kosten sind, die dem Unternehmen in Bezug auf die von den Teilnehmern für diese Sitzung aufgewendete Zeit entstehen.
Lassen Sie mich dies anhand eines Beispiels näher erläutern. In den meisten Unternehmen treffen sich die Leiter verschiedener effektiver Abteilungssitzungen in der Regel einmal pro Woche oder alle zwei Wochen für ein oder zwei Stunden, um betriebliche Fragen zu besprechen.
Angenommen, in einer Organisation treffen sich XYZ Zehn der leitenden Angestellten einmal pro Woche für zwei Stunden. Nehmen wir auch das an
- Die durchschnittliche CTC dieser hochrangigen Führungskräfte beträgt 36 Rupien.
- Das Durchschnittsgehalt pro Monat beträgt also 36.00.000 / 12 = 300.000
- Daher durchschnittliches Gehalt pro Tag = 3.000.000 / 30 = 10.000
- Unter der Annahme von 10 Arbeitsstunden pro Tag - Av. Kosten pro Stunde = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Zeit für 10 Führertreffen für 2 Stunden = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Die Kosten für dieses Meeting betragen daher 20.000 Rs. Wir haben oben jedoch ein sehr vereinfachtes Modell verwendet. Wenn wir die Vorteile effektiver Besprechungen und die Tatsache, dass die Mitarbeiter nur 22 Tage im Monat arbeiten, in Betracht ziehen, erhöhen wir die Komplexität Menge.
Nachdem Sie verstanden haben, dass Besprechungen Kosten verursachen. Es ist kein Problem zu verstehen, warum effektive Besprechungen für jedes Unternehmen sehr wichtig sind, da ein erheblicher Teil der Zeit seiner Mitarbeiter für Besprechungen aufgewendet wird.
Kommen wir also zu dem Thema, wie Sie vermeiden können, dass Meetings langweilig, unproduktiv, unorganisiert und zu lang sind. Aufgrund meiner über 20-jährigen Erfahrung im Unternehmen und meiner täglichen Teilnahme an durchschnittlich über 3 Meetings finden Sie hier einige Tipps, wie Sie die Meetings effektiver gestalten können.
Zuallererst kann jedes Meeting mit der richtigen Planung und Vorbereitung effektiv und unterhaltsam sein. Wenn der Moderator richtig plant und fehlerfrei durchführt und die richtigen Folgemaßnahmen ergreift, wird das Meeting wirksam.
Empfohlene Kurse
- Online-Zertifizierungskurs in CAPM
- Online-Kurs zum Projektmanagement
- ISO 27001-Programm
III) Tipps für effektive Besprechungen
Die effektiven Besprechungstipps lassen sich in drei Teile unterteilen
- Pre-Work (vor dem Treffen)
- Während der Besprechung
- Nach der Arbeit (Nach dem Treffen)
# 1: Tipps vor der Arbeit
- Tagesordnung :
- Die Person, die die Besprechung leitet, muss über den Zweck der Besprechung entscheiden.
- Was sind die erwarteten Ergebnisse?
- Darauf aufbauend muss eine Agenda für das Meeting entwickelt werden.
Die Tagesordnung für das Treffen muss sehr klar sein, welche Ergebnisse erwartet werden. Wenn die Tagesordnung des Treffens nicht klar ist, wird das gewünschte Ergebnis nicht erreicht. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben, um dies zu verdeutlichen - Nehmen wir an, Sie werden gebeten, ein Meeting zu organisieren, um die Verkaufsnummer zu überprüfen. des letzten Quartals und entscheiden über Maßnahmen für das nächste Quartal. In diesem Fall können Sie die Tagesordnung für das Meeting auf eine der folgenden Arten senden
- Besprechung zur Überprüfung der Verkäufe.
- Überprüfen Sie die Verkaufszahlen für das zweite Quartal
- Verkaufsgespräch.
In jedem der oben genannten Fälle ist die Tagesordnung nicht sehr klar und es besteht die Möglichkeit, dass die Besprechung überall stattfindet und die Teilnehmer nicht auf die Besprechung vorbereitet sind, was die Wirksamkeit der Besprechung drastisch verringert
Schauen wir uns also an, wie eine gute Agenda für dieses Meeting aussehen würde:
Titel: Sales Review Meeting Dauer : 2 Stunden
| Sr. Nr | Gegenstand | Moderator | Dauer |
| 1 | Einleitung & Hintergrund | Jakob | 10 Minuten |
| 2 | Präsentation über die Region Nord & West (Ergebnisse des letzten Quartals, was ist richtig gelaufen, was ist falsch gelaufen) | Sheena | 30 Minuten |
| 3 | Präsentation zur Region Süd & Ost (Ergebnisse des letzten Quartals, was richtig lief, was falsch lief) | Edie | 30 Minuten |
| 4 | Offene Diskussion über die Leistung, Verbesserungsmöglichkeiten und die Strategie für das nächste Quartal | Matt | 40 Minuten |
| 5 | Überprüfung der Aktionen aus dem Meeting | Rachel | 10 Minuten |
Wie Sie aus der obigen effektiven Tagesordnung für Besprechungen ersehen können, ist die Struktur der Besprechung klar definiert. Die Teilnehmer, die präsentieren sollen, wissen, was sie präsentieren müssen und in welcher Zeit sie die effektive Präsentation der Besprechungen abschließen müssen.
Eine solche detaillierte Agenda wird daher dazu beitragen, dass die Sitzungen effektiver werden.
- Teilnehmerliste : Meistens überlegen sich die Organisatoren nicht, wer die Teilnehmer sind, die eingeladen werden müssen. Es ist sehr wichtig, dass basierend auf dem Ergebnis des Meetings die richtige Gruppe von Teilnehmern eingeladen wird.
Falls einige der erforderlichen Teilnehmer versäumt werden, kann die Entscheidung nicht getroffen werden. Wenn wir am Ende Teilnehmer einladen, die nicht für die Besprechung benötigt werden, werden sie ihre Zeit verschwenden, sich während der Besprechung langweilen und möglicherweise die Diskussionen stören.
- Sonstiges Dinge : Einige andere Dinge, die der Veranstalter beachten muss, sind, dies sicherzustellen
- Die richtige Größe des Tagungsraums ist gebucht.
- Die Teilnehmer bestätigen vorab ihre Teilnahme am Meeting.
- Wenn die Teilnehmer Daten / Lesematerial / Vorbereitungsmaterial durchgehen sollen, muss dasselbe weit im Voraus gesendet werden.
- Manchmal wird von allen Teilnehmern erwartet, dass sie ihr Material auf übliche Weise präsentieren. In diesem Fall müssen die Vorlagen im Voraus verteilt werden.
# 2: Tipps während des Treffens:
- Starten Sie das Meeting und beenden Sie das Meeting pünktlich. Wenn die Besprechung Zeitfenster für verschiedene Tagesordnungspunkte hat, behalten Sie die Zeit im Auge und versuchen Sie sicherzustellen, dass diese Zeitlimits genau eingehalten werden.
- Wenn möglich, servieren Sie leichte Erfrischungen oder Tee / Kaffee, da sie gute Eisbrecher sind, und halten Sie die Mitglieder wach und beschäftigt.
- Begrüßen Sie die Mitglieder zu Beginn der Besprechung, geben Sie den Hintergrund an und gehen Sie zu Beginn schnell die Tagesordnung der Besprechung und das erwartete Ergebnis der Besprechung durch, um sicherzustellen, dass sich alle Teilnehmer auf derselben Seite befinden.
- Regen Sie Diskussionen an, um alle Standpunkte und effektive Besprechungsideen zu erhalten. Falls einige der Mitglieder nicht sprechen, stellen Sie ihnen spezielle Fragen, um auch ihre Meinung zu erfahren.
- Konzentrieren Sie sich immer auf das Thema. Stellen Sie sicher, dass die Diskussion konstruktiv ist und wiederholte Kommentare vermieden werden. Sie können Diskussionen taktvoll beenden, wenn sie ins Leere gehen oder destruktiv oder unproduktiv werden.
- Fassen Sie am Ende der Besprechung die Besprechungsdiskussion, die getroffenen Vereinbarungen und die erforderlichen Maßnahmen zusammen und legen Sie den Zeitpunkt der nächsten Besprechung fest (falls erforderlich).
# 3: Nach der Arbeit (nach dem Treffen):
Sie hatten also eine gute produktive Diskussion in der Besprechung, in der sich die Leute auf die Maßnahmen geeinigt haben, die ergriffen werden müssen. Ist es für Sie in Ordnung, sich zu entspannen?
Die Antwort ist ein großes "NEIN" und der Grund dafür ist, dass die größte Herausforderung in jeder Organisation darin besteht, dass Personen nach der Teilnahme an der Besprechung die ihnen zugewiesenen Aktionen nicht nachverfolgen und die Aktionen daher niemals abgeschlossen werden erwartete Ergebnisse kommen nicht durch.
Um sicherzustellen, dass Sie die erwarteten Ergebnisse erzielen, müssen Sie sofort (innerhalb von max. 2-3 Arbeitstagen) allen Teilnehmern das Protokoll der Besprechung „MOM“ zusammen mit den Aktionen senden, die aus der Besprechung hervorgegangen sind.
Ihre MOM- und Aktionselemente sollten im Allgemeinen Folgendes enthalten
- Zusammenfassung der Diskussion, die stattgefunden hat
- Vereinbarungen getroffen
- Bereiche, in denen Meinungsverschiedenheiten bestanden und Nachbesprechungen / Diskussionen erforderlich sind.
- Aktionselemente
Als ich nun zu den Themen MOM und Action komme, habe ich nach meiner Erfahrung festgestellt, dass die meisten Teilnehmer die Aktionen nicht klar erfassen und daher nicht implementiert werden. Lassen Sie mich dies an einem Beispiel erläutern.
In der oben beschriebenen Besprechung werden die Aktionselemente meistens so gesendet.
Aktionselemente
- Verkaufsstrategie für "C" -Kunden erstellen
- Prüfen Sie die Machbarkeit des Produktverkaufs x
- Umsatz in Kanpur um 10% steigern
- Treffen Sie sich im Anschluss, um über die neue Fertigstellung im Süden zu diskutieren.
Die obigen Aktionen sind nicht sehr effektiv, da sie nicht die folgenden Eigenschaften haben
- Name der Person, die für die Aktion verantwortlich ist
- Zeit, in der die Aktion abgeschlossen sein muss.
Eine bessere Art der Präsentation der Aktionselemente ist daher
| Sr. Nr | Aktionselement | Verantwortung | Geburtstermin | Bemerkungen | |
| Primär | Unterstützung | ||||
| 1 | Erstellen Sie eine effektive Vertriebsstrategie für C-Kunden, die unsere Produkte nicht kaufen und in der nächsten Besprechung zur Diskussion gestellt werden sollen | Martin | Jinal | 10. Okt. | |
| 2 | Erstellen Sie einen Test-Marketingplan für „Produkt X“ auf dem Manhattan Market, auf dessen Grundlage die Einführung aller indischen Ebenen geplant werden kann | Rick | Jared | 15. Okt. | Sollte auch eine detaillierte Kalkulation der geplanten Werbung beinhalten. |
| 3 | Das Vertriebsteam von Ohio wird dazu gedrängt, seinen Umsatz im November um 10% zu steigern | Hobert | Petricia | 30. November | |
| 4 | Vereinbaren Sie ein Folgetreffen bis Mitte November, um die Aktionen des heutigen Treffens zu besprechen und die Marketingstrategie unserer Wettbewerber für die Region Süd zu überprüfen | Eric | 10. November | ||
Wie Sie aus den obigen Aktionselementen ersehen können, ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Aktionen abgeschlossen werden, sehr viel höher, da keine Unklarheit darüber besteht, wer die Aktion abschließen wird und in welchem Zeitrahmen die Besprechung abgeschlossen werden muss.
Um viel organisatorische Zeit, Mühe und Geld in Meetings zusammenzufassen, ist es für jeden Mitarbeiter unerlässlich, die Effektivität der Meetings sicherzustellen.
Wenn Sie einige der oben genannten einfachen Schritte ausführen, können Sie die Qualität Ihrer Besprechungen erheblich verbessern. Überprüfen Sie außerdem kritisch alle Meetings, an denen Sie teilnehmen, um festzustellen, was richtig und was falsch gelaufen ist. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie ein Meister in effektiven Meetings sind.
Hoffe, dass wir die Antwort auf die Frage, wie effektive Meetings zu haben, gerechtfertigt haben?
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