Einführung in die Zeitmanagement-Aktivitäten
"Entweder du rennst den Tag oder der Tag rennt dich", lautet ein Sprichwort. Dies trifft auf die meisten von uns zu, die eine etwas volatile Beziehung zur Zeit haben.
Oft haben wir das Gefühl, dass vierundzwanzig Stunden an einem Tag nicht ausreichen. "So viel zu tun und so wenig Zeit", klagt unser Haustier. Die meisten von uns haben Mühe, sich innerhalb der uns vorgegebenen Fristen in ihre Arbeit einzufügen, und beschweren sich schließlich darüber, dass wir trotz aller Anstrengungen immer noch wenig Zeit haben. Zeit effektiv zu managen ist eine Fähigkeit, die durch sorgfältiges und kontinuierliches Üben erworben werden muss. Das Geheimnis des beruflichen Erfolgs der meisten Menschen liegt in der Tatsache, dass sie effektive Zeitmanagement-Aktivitäten erlernt haben.
10 Hervorragende Produktivität und Zeitmanagement-Aktivitäten
In dem Moment, in dem Sie von Zeitmanagementaktivitäten hören, woran denken Sie? Lass mich raten. Sie denken, entweder eine der folgenden:
- Ich weiß alles über Zeitmanagement-Aktivitäten. Niemand muss mir sagen, wie ich meine Zeit besser nutzen kann.
- Oh, ich bin hoffnungslos darin, meine Zeit zu verwalten. Nichts kann mir wirklich helfen, es besser zu machen.
Wenn Sie a) angekreuzt haben, lassen Sie mich Ihnen sagen, dass die besten Manager häufig in Zeitfallen geraten, die die Produktivität verringern und ihren vollen Zeitplan einschränken. Zum Beispiel kommt eine dringende E-Mail und Sie beeilen sich, sie zu beantworten. Ihr Work-in-Progress bleibt genau das… in-Progress. Oder es kommt eine dringende Vorladung vom Chef, und Sie überlassen alles, um sich darum zu kümmern. Oder einige Mitarbeiter beginnen, ein saftiges Thema zu diskutieren, und Sie werden in das Gespräch hineingezogen, und bevor Sie es wissen, ist es Zeit, Ihre Arbeit einzureichen, und Sie sind weit zurück. Glauben Sie also nicht, dass Sie von Hinweisen auf Zeitmanagementaktivitäten profitieren können?
Und wenn Sie die Sorte sind, die b) angekreuzt hat, dann gibt es noch Hoffnung für Sie. Alles ist nicht verloren. Zeit ist eine Ressource, die für Ihren Typ immer spärlich erscheint, obwohl es nicht immer Ihre Schuld ist. Entweder sind Sie mit der Arbeit überfordert oder einfach nicht gut genug organisiert. Was auch immer es ist, Sie können mit Sicherheit von einigen zeitlich gut abgestimmten Tipps zum effektiven Zeitmanagement profitieren.
Zeit ist eine Ressource, die normalerweise sehr gefragt und daher sehr knapp ist. Die meisten von uns rennen ständig gegen die Zeit oder versuchen, so viele Dinge wie möglich in so kurzer Zeit zu erledigen. Paradoxerweise versuchen einige von uns, die Zeit auszufüllen, da wir nicht viel zu tun haben. Für solche Menschen, die keine sinnvolle Beschäftigung haben, scheint sich der Tag immer weiter auszudehnen.
Was auch immer unsere Beziehung zu dieser wertvollen Ressource ist, sie ist niemals ideal. Haben Sie jemals eine Person getroffen, die gesagt hat: „Ich schaffe meine Zeit in Ordnung? Jeder Moment ist gut ausgenutzt. “? Ich vermute nein. Selbst die erfolgreichsten CEOs und Führungskräfte sind nervös geworden, wenn es darum geht, ihre Zeit effizient zu verwalten.
Einer der Gründe dafür, dass eine so unschätzbare und stark nachgefragte Ressource derzeit nicht wieder aufgefüllt werden kann. Einmal weg, ist es für immer weg. Kein Aufwand oder Geld bringt verlorene Zeit zurück.
Ordnungsgemäße Zeitmanagementaktivitäten tragen zur Verbesserung der allgemeinen Lebensqualität bei und sorgen für eine bessere Arbeitszufriedenheit und Arbeitsleistung. Unser Arbeitsleben wird effizienter und wir können unsere Freizeit mehr genießen, wenn wir die Zeit verwalten können. Lassen Sie uns sehen, wie wir diese Ressource am Arbeitsplatz optimal nutzen können, um unsere Produktivität und Zufriedenheit zu steigern.
1. Nicht jede Arbeit, die an Ihren Tisch kommt, ist gleich wichtig.
Sie müssen wissen, was Priorität hat. Frag dich selbst:
- Was muss ich tun?
- Wann mache ich das
- Wie gut mache ich das?
Alle als dringend gekennzeichneten Papiere oder E-Mails müssen dann und dort nicht gelesen werden, was Ihren Workflow stört. Sie müssen Ihre Arbeit nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. Oder Sie laufen Gefahr, die Priorität einer anderen Person zu Ihrer eigenen zu machen.
Wenn mehr als eine wichtige Aufgabe ansteht, planen Sie, wie Sie diese abschließen werden. Legen Sie die Reihenfolge der Aufgaben fest. Lassen Sie sich nicht von Störungen oder Unterbrechungen aus der Bahn werfen. Behalten Sie Ihren Zeitplan mit einer Aufgabenliste stets im Blick. Kreuzen Sie die Elemente an, sobald sie fertig sind. Durch die Priorisierung können Sie sich darauf konzentrieren, zuerst die wichtigen Dinge anzugehen und dann die Routineangelegenheiten zu erledigen.
2. Planen Sie Ihren Tag
Erreichen Sie das Büro oder Ihren Arbeitsplatz vor der angegebenen Zeit, ein wenig vor anderen. Setzen Sie sich ruhig und planen Sie Ihren Tag im Voraus. Digitale Organisatoren können Ihnen bei der Planung von Aufgaben helfen und Sie daran erinnern. Nehmen Sie sich Zeit, um interne und externe Kunden zu treffen und sich mit Kollegen und Ihren Teammitgliedern auszutauschen. Natürlich entspricht Ihr Zeitplan nicht genau Ihren Vorstellungen. Berücksichtigen Sie daher geringfügige Abweichungen.
3. Versuchen Sie, die Arbeit innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abzuschließen
Zeitmanagement-Aktivitäten helfen Ihnen bei Ihrer Arbeit und halten sich an die Zeitpläne. Überlasten Sie Ihren Arbeitstag nicht und tragen Sie Ihre Arbeit nicht nach Hause. Versuchen Sie, die Arbeiten innerhalb der angegebenen Arbeitszeiten durchzuführen. Gruppenaufgaben mit überlappenden Zeiträumen. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden besuchen, nutzen Sie die Wartezeit, um Routineformate auszufüllen. Reservieren Sie Ihre Tickets online, während Sie Ihre Rechnungen bezahlen. Wenn eine Besprechung ansteht, konzentrieren Sie sich weiterhin auf die Tagesordnung und notieren Sie die besprochenen Punkte. Wenn Leute sehen, dass Sie sich an Zeitpläne halten, neigen sie dazu, auch Ihre Zeit zu respektieren.
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4. Begrenzen Sie Multitasking
Ja, Multitasking sieht auf dem Papier sehr gut aus. In Wirklichkeit macht es Ihnen mehr Angst und Sodbrennen, als sich auf eine einzelne Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren. Sie denken, Sie kümmern sich um zehn Dinge auf einmal, aber tatsächlich verlassen Sie alle Aufgaben in verschiedenen Phasen der Fertigstellung. Der Marktbericht ist unvollständig, Ihr Kunde wartet, Ihr Mitarbeiter bittet Sie um eine Antwort, und Ihr Vorgesetzter möchte, dass die von Ihnen versprochene Datei fertiggestellt wird. Sie begannen mit der Arbeit an all diesen Dingen, wurden aber bald überwältigt und völlig verwirrt. Einzelne Aufgaben zu erledigen gibt ein Gefühl der Zufriedenheit und Kontrolle.
5. Delegieren Sie einige Arbeiten
Sie müssen nicht alles selbst machen. Die Nebenaufgaben können an Nachwuchskräfte delegiert werden. Bitten Sie den Telefonanbieter, Kaltanrufe für Sie zu tätigen. Lassen Sie die Druck- und Kopierarbeiten von einem Peon beaufsichtigen. Routinearbeiten im Büro wie Mailing, Nachverfolgung usw. können an Assistenten delegiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die größeren und wichtigsten Aufgaben. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Delegierten Ihnen ihre Fortschritte melden. Anderenfalls haben Sie ein größeres Problem bei der Reparatur von Arbeiten, die nicht ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
6. Führen Sie zuerst die unangenehmen Aufgaben aus
Keiner von uns möchte wirklich das tun, was wir nicht mögen, aber es muss gearbeitet werden. Planen Sie morgens, wie und wann Sie die unangenehmen Aufgaben bewältigen. Wenn Sie es vermieden haben, einen verärgerten Kunden zu treffen, planen Sie ihn für eine gewisse Zeit am Tag ein und erledigen Sie ihn. Dieser mühsame Bericht, den Sie erhalten haben? Arbeiten Sie daran und vergessen Sie es nicht. Unvollendete Arbeiten belegen in der Regel viel Raum in Ihrem Kopf. Je länger Sie zögern, desto umständlicher werden diese Aufgaben und desto weniger möchten Sie sie ausführen. Verschieben Sie diese Aufgaben nicht. Pack sie eins nach dem anderen an.
7. Überprüfen Sie Ihre Nachrichten und E-Mails nicht im Laufe des Tages
Nehmen Sie sich eine Zeit, um diese zu überprüfen, und lassen Sie Ihre Benachrichtigungen für den Rest des Tages aus. Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht ab und zu. Das Überprüfen von E-Mails und das Beantworten von E-Mails beanspruchen viel Zeit. Tun Sie dies also nur zur geplanten Zeit und nicht während der verbleibenden Arbeitszeit. Es lenkt Sie ab und bevor Sie es wissen, verbringen Sie den ganzen Tag damit, nicht dringende E-Mails und Texte zu beantworten.
8. Nehmen Sie sich etwas Zeit für Papierkram und Briefe
Anstatt Dinge zu lesen, sobald sie in Ihr Postfach gelangen, nehmen Sie sich Zeit, am besten nachmittags, um sie zu lesen. Die Zeit nach dem Mittagessen ist lang, lesen Sie Ihre Post und Briefe zu diesem Zeitpunkt. Nutzen Sie diese Zeit, um Memos oder Briefe zu schreiben. Mit Ausnahme von sehr dringenden E-Mails, auf die sofort geantwortet werden muss, kann alles bis zum Nachmittag warten. Schreiben Sie Ihre Korrespondenz zu einem Zeitpunkt, an dem Sie nicht durch andere dringende Arbeiten oder Telefonanrufe belastet werden.
9. Lerne nein zu sagen
Dies ist eine wichtige Taktik, die wir alle anwenden müssen. Wir sollten in der Lage sein, zu unangemessenen Anforderungen an unsere Zeit Nein zu sagen. Die meisten Menschen befolgen eine Ad-hoc-Praxis, bei der Anforderungen und Anforderungen an die Erledigung von Aufgaben gestellt werden. Machen Sie deutlich, dass Ihre Zeit kostbar ist und die Menschen sie respektieren müssen. Sagen Sie Nein zu Personen, die mit ungeplanten Anfragen zu Ihnen kommen. Wenn Sie mit einem Auftrag beschäftigt sind, machen Sie deutlich, dass Sie keine plötzlichen Änderungen in Ihrem Zeitplan haben werden. Der Hauptgrund, warum uns immer die Zeit fehlt, ist, dass wir den größten Teil unserer Arbeit für Arbeiten verwenden, die wir vorher nicht geplant oder geplant hatten. Lerne, Leute höflich abzulehnen.
10. Bitten Sie unterstützende Mitarbeiter um Hilfe im Zeitmanagementprozess
Bitten Sie einen hilfreichen Kollegen, Sie bei der Einhaltung Ihres Arbeitsplans zu unterstützen. Er kann Sie daran erinnern, wenn Sie von der Strecke abkommen, und Ihnen bei einigen Ihrer Aufgaben helfen, wenn die Dinge unerträglich werden. Die Unterstützung von Mitarbeitern inspiriert uns oft, unsere Zeitmanagement-Prozesspläne einzuhalten.
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Nachdem Sie eine Vorstellung von den Schritten für den Zeitmanagementprozess haben, können Sie in diesem Quiz prüfen, ob Sie in der Lage sind, den Zeigern zu folgen.
- Ich erreiche meinen Arbeitsplatz 10 Minuten vor der Zeit.
Ja / noch nicht
Wenn Ihre Antwort noch nicht ist, dann legen Sie los. Sie brauchen diese zusätzliche Zeit, um Ihren Tag zu planen und Ihre Ideen zu sammeln. Es ist die Mühe wert, vertrau mir.
- Ich mache zuerst die wichtigsten Aufgaben.
Immer manchmal
Wenn Sie die wichtige Arbeit nicht erledigen, bevor sie dringend wird, werden Sie bald nach Luft schnappen und dringende Aufgaben erledigen müssen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Und dein Chef will den Bericht, wie gestern!
- Mein Tagesablauf hilft mir bei der Planung und Ausführung von Aufgaben
Ja manchmal
Haben Sie sich noch nicht angewöhnt, tägliche Aufgaben in eine Liste zu schreiben? Sie werden weiterhin willkürlich arbeiten und auf Anforderungen reagieren, wenn diese ohne Prioritätsgefühl eingehen.
- Ich lese meine Post und meine Texte so, wie sie kommen.
Ja / manchmal / nein
Was haben wir über das wiederholte Überprüfen von Nachrichten und E-Mails besprochen? Bitte machen Sie es am Nachmittag oder am frühen Morgen, bevor die Dinge anfangen. Und denken Sie daran, bitte keine WhatsApp oder Facebook während der Bürozeiten.
- Es gibt einige Dinge, die ich aufschiebe, bis sie absolut unvermeidlich sind
Ja Nein
Also zögern Sie immer noch und legen unangenehme Arbeit ab? Wachsen Sie auf und packen Sie zuerst die schwierigen Dinge an.
- Ich lehne meine Kollegen gelegentlich ab, wenn sie etwas Arbeit von mir verlangen.
Ja Nein
Wenn Sie gelernt haben, nein zu sagen, ausgezeichnet. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie sich auf unerwünschte Last-Minute-Anforderungen einstellen.
- Ich habe unnötige Aufgaben beseitigt oder diese delegiert
Ja Nein
Machst du immer noch deine Erkältung? Delegieren Sie oder werden Sie mit sich wiederholenden und unkreativen Dingen überlastet, während die wichtigen Dinge warten.
- Ich beende eine Arbeit nach der anderen, bevor ich zur nächsten übergehe
Manchmal / nein
Also machst du zwanzig Dinge gleichzeitig? Wie viele Aufgaben haben Sie als Multitasker bereits erledigt? Chancen sind keine. Konzentrieren Sie sich darauf, jeweils eine Sache zu tun.
Das Herstellen einer profitablen Beziehung mit der Zeit erfordert Zeit und ständiges Üben. Zeitmanagement erfordert ein Bewusstsein für uns selbst und unsere täglichen Gewohnheiten sowie die Maßnahmen, die zu Zeitverschwendung führen. Wenn wir unseren Lebensstil und unsere Gewohnheiten bewusst überprüfen können, können wir eine Reihe von zeitraubenden Aktivitäten erkennen und eliminieren.
Also mach mal deinen Freund und Verbündeten. Stellen Sie eine lohnende Beziehung zu dieser Ressource her und verbessern Sie Ihre Arbeitsleistung und -qualität. Es erfordert etwas Selbstdisziplin und Kontrolle. In Kürze werden Sie mit Hilfe von Zeitmanagement-Aktivitäten rechtzeitig die Nase vorn haben und bessere Arbeit leisten als Ihre Kollegen. Alles Gute!
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Dies war ein Leitfaden für richtige Zeitmanagement-Aktivitäten, die dazu beitragen, die Gesamtqualität unseres Lebens zu verbessern und uns gleichzeitig eine bessere Arbeitszufriedenheit und Arbeitsleistung zu ermöglichen. Dies sind die folgenden externen Links, die sich auf Zeitmanagementaktivitäten beziehen.
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