6 Grundlegende Schritte zur Entwicklung eines Projektrisikomanagementplans

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Anonim

Project Risk Management Plan - Sie sagen, "Vorsorge ist besser als Heilung" und dies gilt für jeden Lebensbereich. Sei es die Zeit, in der Sie ein Projekt besitzen oder eine Prüfung ablegen, und die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen zu Beginn Ihrer Arbeit kann Ihnen dabei helfen, einen Vorsprung zu erlangen und die Pannen und katastrophalen Ereignisse zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden Sie sind knietief in die Verpflichtung. Dies gilt auch für Projekte heutzutage, bei denen Sie einige Maßnahmen ergreifen müssen, bevor Sie mit dem Projekt fortfahren, um Risiken einzusparen, die Ihre Pläne vollständig verwerfen können.

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Projektrisikomanagement-Pläne sind diese durchdachten Zuordnungen, die Lösungen identifizieren, antizipieren und anwenden können, falls das Projekt auf Probleme stößt. Ein guter Projektrisikomanagementplan kann auf unerwartete Probleme stoßen, da der Planer alle möglichen Szenarien berücksichtigt hat, die bei der Ausführung des Projekts schief gehen können. Die Brandbekämpfung ist nicht immer der beste Weg und kann weitere Projektphasen schädigen.

Ein ausgezeichneter Projektrisikomanagementplan kann das Ausmaß der Probleme, die das Projekt betreffen, um etwa 80% - 90% verringern, was eine gute Bandbreite darstellt. Die 20% - 10% können immer der Grenzrisikoprozentsatz sein, der nicht berücksichtigt wird. In diesem Artikel sehen Sie sich die Risikomanagementpläne für Projekte an und erfahren, wie Sie einen durchdachten Plan für Ihr Projekt entwickeln.

Was ist Risiko?

Wikipedia definiert Risiko als …

"… das Potenzial, etwas an Wert zu gewinnen oder zu verlieren."

Mit dieser Definition fällt mir schnell auf, dass sich ein Risiko auf zwei verschiedene Arten auszahlen kann: Sie können entweder großmütig davon profitieren oder im Verlust stürzen. Normalerweise nehmen wir Risiken jedoch immer in der negativsten Konnotation wahr und planen stets, dieses von uns erwartete negative Risiko zu mindern. Was passiert, wenn sich das eingegangene Risiko auszahlt? Ein vollständiges Verständnis des Risikos, dem Ihr Projekt ausgesetzt ist, lässt Sie sogar einen plötzlichen Erfolg planen, der viel Controlling und Management erfordern würde.

Einfach ausgedrückt, definiert Wikipedia das Risiko auch als "eine unbeabsichtigte Interaktion mit Unsicherheit" . Bei Projekten und Projektmanagement ist das Risiko der Faktor, der eine potenzielle Gefahr für den termingerechten erfolgreichen Abschluss des Projekts darstellt. Ein Risiko kann in jeder Phase des Projektlebenszyklus auftreten und die gesamte Funktionsweise des Projekts beeinträchtigen, was dazu führen kann, dass es vom vorgeschlagenen Plan abweicht.

Diese nachteiligen Auswirkungen können eine ständige oder vorübergehende Bedrohung für die Zeit, das Budget, die Ressourcen oder sogar die Qualität des Projekts darstellen. Ein Projekt ist immer in einem Risikozustand und das Projektrisikomanagement trägt dazu bei, Maßnahmen gegen diese Risiken zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise zu identifizieren und zu ergreifen. In einem Projektrisikomanagementplan wird darauf geachtet, das Risiko- und Unsicherheitsniveau zu kontrollieren und zu steuern, und wir werden diese Aspekte in den folgenden Abschnitten behandeln.

Was ist ein Projektrisikomanagementplan?

Nach einer kurzen Einführung in das Risiko und sein Management ist es für jedes Projekt in der Linie von wesentlicher Bedeutung, einen Plan zum Management der für dieses Projekt erwarteten Risiken aufzunehmen. Alle Projekte weisen einen Prozentsatz des Risikos auf, und es ist immer erforderlich, einen Projektrisikomanagementplan zur Hand zu haben.

Ein Projektrisikomanagementplan ist im Grunde ein schrittweises Anleitungsdokument, in dem Szenarien identifiziert und antizipiert werden, die das Projekt gefährden und Wege und Mittel zur Lösung des Risikos finden können. Der Projektrisikomanagementplan fasst den Projektrisikomanagementansatz zusammen, der vom Projektmanager und vom Team übernommen wurde. Dieser Projektrisikomanagementplan ist normalerweise Teil des Projektgeschäftsplans, der zu Beginn des Projekts erstellt wird.

Der Projektrisikomanagementplan würde jederzeit die folgenden Attribute und Elemente enthalten:

  • Prozess - Dies ist der gesamte Prozess, der angewendet wird, um Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus zu identifizieren, zu analysieren, zu bewerten und zu mindern.
  • Budget - Die Kosten des Projekts sind immer mit einem Risiko verbunden, da sich zu Beginn des Projekts zwangsläufig Änderungen im Verlauf des Projektfortschritts ergeben. Die Art und Weise, wie mit einer solchen Änderung umgegangen werden soll, muss im Projektrisikomanagementplan erläutert werden.
  • Projektstrukturplan - Die Strategien des Projektrisikomanagements sind auf den PSP zu übertragen. Wie und wann muss es in den Projektrisikomanagementplan aufgenommen werden?
  • Risikoregister - Die Häufigkeit der Überprüfung des Risikoregisters muss im Projektrisikomanagementplan enthalten sein.
  • Rollen und Verantwortlichkeiten - Wenn das Projekt auf ein Problem mit einem damit verbundenen Risiko stößt, informiert der Plan das Projektmitglied darüber, wer für welches Szenario verantwortlich ist.
  • Berichtsstruktur - Dies ist die gleiche wie bei den Rollen und Verantwortlichkeiten, erläutert jedoch kurz die Berichtsstruktur in der Situation, in der ein Risiko auftritt und in deren Händen die Entscheidungen liegen müssen.
  • Risikokategorien - Für eine ordnungsgemäße Organisation der Informationen muss das Risiko sorgfältig kategorisiert und eingeordnet werden.

Entwicklung eines Projektrisikomanagementplans

Der Projektrisikomanagementplan definiert effektiv das „Wie“ in Bezug auf Risikoprozesse und Strukturierung während des gesamten Projektlebenszyklus. Es wird auch aus folgenden Bestandteilen bestehen:

  • Analyse oder Prognosebericht über wahrscheinliche Risiken
  • Lösungen oder Minderungsstrategien, die von Risiken mit hoher Auswirkung bis zu Risiken mit geringer Auswirkung variieren

All dies mit dem Ziel, eine Entgleisung des Projekts zu vermeiden .

Es gibt 6 grundlegende Schritte, die befolgt werden müssen, um einen umfassenden und erfolgreichen Projektrisikomanagementplan zu entwickeln. Sie sind wie folgt:

  1. Identifizierung des Risikos und Erstellung eines Risikoregisters

Bevor Sie über das Management und die Minderung von Risiken nachdenken, ist es wichtig, dass Sie diese kennen und richtig identifizieren. Wenn Sie ein Risiko verpassen, während Sie mögliche Bedrohungen identifizieren, gefährden Sie das Projekt und seine Fertigstellung selbst.

Um alle Risiken vollständig identifizieren zu können, können Sie zunächst Kategorien definieren, in die diese Risiken fallen können, z. B. Projektrisiken, Unternehmensrisiken, Geschäftsrisiken, Budgetrisiken, Systemrisiken, Personenrisiken, Geschäftszielrisiken, und vieles mehr. Diese können zur leichteren Identifizierung in präzisere Kategorien unterteilt werden. Eine andere Methode zur Kategorisierung kann das externe oder interne Risiko sein. Die PEST-Methode ist auch in der Industrie weit verbreitet: Einteilung basierend auf politischen, wirtschaftlichen, sozialen und technischen Faktoren.

Nutzen Sie eine Brainstorming-Sitzung mit den Mitgliedern des Projektteams, Fachexperten und Interessenvertretern, um einen Einblick in Kategorien und die richtige Identifizierung von Risiken zu erhalten. Bei den KMU kann es sich um Führungskräfte handeln, die das Projekt von außen betrachten.

Alle identifizierten Risiken werden im Risikoregister detailliert aufgeführt und jeder Risikoeinstufung wird ein Level zugeordnet. Diese Werte basieren auf dem wahrscheinlichen Eintreten des Risikos im Laufe des Projektlebenszyklus und seiner Schwere. Das Risikoregister enthält die folgenden Informationen zu jedem mit dem Projekt verbundenen Risiko und durchläuft alle Phasen des Projektrisikomanagements:

  • Eindeutige Identifikation
  • Kurze Beschreibung
  • Grad der Auswirkung auf das Projekt
  • Mögliche Häufigkeit des Auftretens
  • Personen, die für das Risikomanagement verantwortlich sind
  • Minderungsplan
  • Budget zugewiesen
  1. Risiken analysieren und bewerten

Sobald Sie die mit dem Projekt verbundenen Risiken identifiziert haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, jedes Risiko zu analysieren und zu bewerten, um die Auswirkungen auf den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu bestimmen. Risiken sollten unter Berücksichtigung der folgenden 2 Kriterien analysiert und bewertet werden:

  • Wahrscheinlichkeit
  • Wirkungsgrad

Die Projektmanager werden aufgefordert, jedes im Risikoregister aufgeführte Risiko auf der Grundlage einer niedrigen, moderaten und hohen Eintrittswahrscheinlichkeit sowie einer niedrigen, moderaten und hohen Auswirkungsschwere einzustufen. Sie können eine Matrix erstellen, um diese Auswertungen aufzuzeichnen und sich einen umfassenden Überblick über die Risiken und deren Einfluss auf das Projekt zu verschaffen.

Diese Einstufung und Bewertung von Matrizen kann später verwendet werden, um die verschiedenen Arten von Risiken zu priorisieren und dem Projektmanager zu ermöglichen, Maßnahmen im Rahmen des Projektrisikomanagementplans zu ergreifen. Die den Projektrisiken zugewiesenen Noten können entweder in Noten oder in numerischen Ratings angegeben werden, die vom Projektteam und der Organisation als angenehm erachtet werden.

  1. Auslöser von Risiken identifizieren

Teilen Sie Ihr Team grob in Untergruppen auf, die sich um jedes Risiko kümmern, falls es so auftritt, wie Sie es vorhergesagt haben. Diese Untergruppen müssen ihre Risiken in einem tieferen Sinne untersuchen und die Auslöser für diese Risiken und Warnsignale erkennen, die dem Projektteam mitteilen können, dass ihr Projekt in Gefahr ist.

Tipp : Standardmäßig dokumentieren Sie 3 Auslöser für jedes im Risikoregister zugeordnete Risiko.

In dieser Phase kann der Projektmanager die Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, die jedes Team und die Teammitglieder bei einem Risikoszenario einnehmen. Einzelpersonen erhalten die maßgebliche Befugnis, die Budgets für jedes Risiko zu verwalten und festzulegen. Sie sind dafür verantwortlich, gemeinsam mit dem Projektmanager Ideen und einen Plan für diese Ideen auszuarbeiten.

Rollen und Verantwortlichkeiten können auf der Grundlage der Abteilung, des Arbeitstitels oder des Fachwissens der Person oder des Teams verteilt werden. Versuchen Sie, alle Projektbeteiligten einzubeziehen, um Einblicke und Fachwissen in den Projektrisikomanagementplan zu erhalten. Diese Personen können sogar in hohem Maße zur Identifizierung dieser Risikotrigger beitragen, die später in den Risikomanagementplan des Projekts aufgenommen werden können.

  1. Brainstorming für Lösungsideen

Jedes Team greift jetzt seine Risiken und Ideen auf, um die Bedrohungen zu überwinden. Hierbei sollte es sich um vorbeugende Maßnahmen oder Notfallpläne handeln, die das Team zu Beginn des Projekts ergriffen hat, um die Auswirkungen dieser Risiken auf den Abschluss des Projekts zu verringern oder zu beseitigen. Das Team sollte darüber nachdenken, die sich bietenden Chancen zu nutzen, wie im Projektplan in der Planungsphase des Projektlebenszyklus erwähnt.

Chancen sind am häufigsten die positiven Risiken im Projekt, und diese Chancen können in der Tat die negativen Risiken neutralisieren, auf die wir uns konzentrieren. Projektmanager sollten das Projektrisikomanagement-Team auffordern, über den Projektrisikomanagement-Plan genau auf die Möglichkeiten zur Risikominderung zu achten.

Basierend auf den kollektiven Ideen der verschiedenen Abteilungen und Köpfe, die daran gearbeitet haben, muss der Projektmanager dann eine Entscheidung treffen, um einen Aktionsplan (POA) für die Lösungen zu erstellen. Dies ist, was wir im nächsten Schritt besprechen werden, nämlich das Erstellen eines Plans!

  1. Plan erstellen

Die Risiken werden identifiziert, mögliche Lösungen oder Maßnahmen werden berücksichtigt, es bleibt ein Aktionsplan für diese zu erstellen. Dieser Aktionsplan ist die grundlegende Einheit des Projektrisikomanagementplans, und für einen Projektmanager, dem dieser Plan gehört, müssen alle möglichen Lösungen für die verschiedenen im Projekt identifizierten Risiken dokumentiert werden. Diese Pläne sind im Grunde genommen Risikominderungsstrategien, um die Risiken in Schach zu halten.

Diese Risikominderungsstrategien verringern entweder die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko erreicht wird, oder verringern die Auswirkungen des vorliegenden Risikos. Diese Risikominderungsstrategien basieren auf den Ideen, die während der Brainstorming-Sitzung gesammelt wurden. Es gibt zwei Arten von Minderungsstrategien. Sie sind wie folgt:

  • Präventiv - Diese Art von Strategie beantwortet die Frage: „Was sollten Sie jetzt tun?“ Diese Strategie ist so konzipiert, dass die Wahrscheinlichkeit des Risikos oder der Schwere des Risikos verringert wird, bevor das Risiko überhaupt erkannt wird.
  • Eventualfall - Dies sind geplante Maßnahmen für den Fall, dass das Risiko realisiert wird. Kurz gesagt, es beantwortet die Frage: "Was ist zu tun, wenn …?"

Die Risiken mit der höchsten Priorität müssen zuerst vom Projektmanager behandelt werden, und ihre Minderungspläne müssen vor Projektbeginn oder gemäß Aktionsplan umgesetzt werden. Die Risiken mit einer niedrigeren Priorität können später behoben, aber nicht ignoriert oder vernachlässigt werden.

Das Risikoregister sollte alle Risiken, die Verantwortlichen für die Risiken, den umzusetzenden Aktionsplan und die mit diesen Risiken verbundenen Kosten erfassen und dokumentieren.

  1. Überwachung und Überprüfung von Risiken

Während das Projekt gemäß dem Projektplan fortfährt, führt es neben dem Projekt einen Risikomanagementplan durch, der alle Risiken berücksichtigt, denen das Projekt auf seinem Weg zur Fertigstellung ausgesetzt sein könnte. Da alle Erlöse des Projektrisikomanagementplans im Risikoregister dokumentiert sind, ist es wichtig, dieses Dokument in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Betrachten Sie den Überprüfungszeitraum als zweiwöchentlich.

Aber warum überwachen und überprüfen? Während des Projektfortschritts besteht eine faire Chance, dass das Projekt auf viel mehr Risiken stößt oder diese erkennt oder dass die im Register vorgesehenen Risiken möglicherweise geändert werden müssen.

Das Projektrisikomanagement ist ein iterativer Prozess und sollte nahtlos in das Management Ihres gesamten Projekts eingebunden sein. Es sollte eng in das Issue-Management-Framework eingebunden werden, da ungelöste Probleme langsam zu potenziellen Risiken werden.

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