Projektdokumentation
Die Projektdokumentation ist nicht nur eine einfache Aufgabe, sondern kann in der heutigen Zeit als eine wesentliche Fähigkeit angesehen werden. Von der Hochschule bis zum Berufseinsteiger, der an Projekten arbeitet, die ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags sind, ist es daher von entscheidender Bedeutung, dass man versteht, wie man sein Projekt dokumentiert, sichert und aufbewahrt, um es nachprüfbar zu machen und in die Zukunft zu schauen. Wenn man davon ausgeht, dass Einzelpersonen diese einfache, aber effektive Fähigkeit der Projektdokumentation und -verwaltung besitzen, kann dies bereits auf Schulebene zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität ihrer beruflichen Arbeit führen.
Aus der Makroperspektive ist die Projektdokumentation ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es kann verschiedene Arten von Projekten in verschiedenen Streams geben, an denen Einzelpersonen arbeiten. Die Dokumentation kann für den Projektmanager von immensem Nutzen und Wert sein, weil:
- Er kann sehen, ob alle Projektanforderungen erfüllt wurden, wenn nicht, was zu tun ist.
- Im Falle von Problemen kann er diese bis zur Problemquelle zurückverfolgen und an der Bereitstellung spezifischer Lösungen arbeiten.
- Er kann eine Person für die von ihr geleistete Arbeit zur Rechenschaft ziehen, der Projektmanager kann sie auf den Analytiker zurückführen, der an dem Projekt in Bezug auf die von dem Analytiker geleistete Arbeit gearbeitet hat und wann sie ausgeführt wurde.
- Sie liefert und dient als Nachweis dafür, dass das genannte Projekt tatsächlich bearbeitet wurde.
- Im Falle von Konflikten und Streitigkeiten können Dokumente, die sich auf ein Projekt beziehen, erneut abgerufen und verwendet werden, um das Eigentum an dem Projekt seinem rechtmäßigen Eigentümer zu übertragen.
- Durch einfaches Durchgehen des Dokumentenmanagers können Sie den Status des Projekts und die voraussichtliche Zeit bis zur Fertigstellung abrufen.
- Und schließlich ist es wichtig, dass das Projekt ordnungsgemäß, leicht lesbar und angemessen eingerichtet ist.
Idealerweise folgen Projektmanager standardisierten Vorlagen, die in der Vergangenheit zur Dokumentation verwendet wurden. Diese Vorlagen sind von erfolgreichen Projekten der Firma in der Vergangenheit. Projektpläne, Geschäftsfälle, Projektstatus und Anforderungen werden häufig von früheren Projekten wiederverwendet, die ein Erfolg waren, da der Projektmanager sich auf ihre Kompetenz, Effizienz und Produktivität konzentrieren und überflüssigen Papierkram reduzieren kann, der sich nur schwer nachverfolgen und verwalten lässt .
Im Folgenden finden Sie eine Momentaufnahme der wichtigsten Phasen im Lebenszyklus eines Projekts sowie Informationen dazu, wie in jeder Phase wichtige Projektdokumente erstellt werden, die für die Überprüfung, zukünftige Verweise und Überprüfungen verwendet werden können. 
- Machbarkeitsbericht - Bevor das Projekt umgesetzt wird, werden viele Tests durchgeführt, um festzustellen, ob es möglich ist, dieses Projekt auszuführen und in die Umsetzungsphase zu überführen. Eine Studie zu aktuellen Markttrends und -kulturen sowie den mit dem Projekt verbundenen Kosten-Nutzen wird durchgeführt.
- Projektcharta - Sie gibt einen Überblick über das Projekt, nennt Schlüsselkomponenten und -ziele des Projekts und dient als Benchmark. Es hilft dem Manager, wichtige Ziele immer wieder zu verfolgen.
- Anforderungsspezifikation - Es werden alle für die Ausführung des Projekts erforderlichen Anforderungen aufgeführt, Arbeitskräfte, finanzielle Ressourcen, Technologieressourcen, Rohstoffe, spezifische Fähigkeiten, Berechtigungen, Regeln und Vorschriften sowie Genehmigungen in verschiedenen Phasen des Projekts.
- Designdokument - Es legt die Designstruktur des Projekts fest und ist so gestaltet, dass es für einen Außenstehenden beim Betrachten des Projekts leicht nachvollziehbar ist. Es beschreibt die Architektur des Projekts.
- Arbeitsplan / Kostenvoranschlag - Er legt den Zeitrahmen für verschiedene Komponenten des Projekts fest, wobei diese Komponenten innerhalb der angegebenen Fristen fertig sein müssen. Der tatsächliche Fortschritt wird immer mit diesen Zeitplänen verglichen.
- Rückverfolgbarkeitsmatrix - Mithilfe der Rückverfolgbarkeitsmatrix können Sie die Rechenschaftspflicht eines Analysten nachverfolgen, der an bestimmten Komponenten des Projekts arbeitet und an den Sie sich im Falle eines Problems wenden können.
- Issue Tracker - Es enthält eine Liste aller Probleme und speichert auch die Probleme und deren Lösungen, die in der Vergangenheit aufgetreten sind, sodass die Lösung bei erneutem Auftreten des Problems leicht verfügbar ist
- Änderungsverwaltungsdokument - Es erfasst den tatsächlichen Fortschritt und alle im Projekt vorgenommenen Änderungen
- Testdokument - Es werden alle durchgeführten Tests und deren Antworten gespeichert.
- Technisches Dokument - Es enthält alle technischen Anforderungen in Bezug auf Technologie, Design und Spezifikationen.
- Funktionsdokument - Es befasst sich mit der Ausführung verschiedener Funktionen und Richtlinien, die bei deren Ausführung zu befolgen sind.
- Benutzerhandbuch - Übersicht aller Prozesse, Regeln und Vorschriften. Wie eine Standardarbeitsanweisung.
- Übergangs- / Rollout-Plan - Es wird erwähnt, wie das Projekt vom Reißbrett zur Ausführung geführt wird. Es enthält alle Schritte zur Implementierung des Projekts.
- Übergabe / Projektabschluss - Das Projekt ist abgeschlossen und die Dokumente werden zum späteren Nachschlagen gespeichert.
Die oben genannten Punkte waren Schlüsselbereiche und Quellen der Projektdokumentation in verschiedenen Lebenszyklusphasen eines Projekts. Abgesehen von der obigen Liste gibt es einige häufig vorkommende Projektdokumente, die sich aus täglichen Projekten ergeben, die auf Einzel- oder Unternehmensebene durchgeführt werden.
- Projektplan - Nennt Zeitrahmen, Ressourcen und Projektkosten.
- Risikomanagement - Es werden alle Risiken aufgeführt, die im Projekt auftreten können. Sie können sie einordnen und die Ressourcen entsprechend zuweisen.
- Problemprotokolle - Erwähnt alle auftretenden betrieblichen Probleme und deren Lösungen.
- Projektbudget - Das wichtigste Dokument erwähnt die Gesamtkosten und die erwartete Rendite aus dem Budget.
- Statusbericht - Es werden der Fertigstellungsstatus und die Meilensteine sowie die nächsten Meilensteine aufgeführt.
- QS-Berichte - Qualitätssicherungsberichte sind wichtig, da Sie vor der Implementierung alle grundlegenden Kriterien durchgehen.
Somit ist klar, dass Projektdokumente für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts von immenser Bedeutung sind. Projektdokumente sollten klar, einfach, relevant und auf dem neuesten Stand sein. Jedes Projekt ist der Unterschied in Bezug auf Größe, Umfang, Ergebnisse und Lebenszyklus. Diese Projektdokumente sollten für das betreffende Projekt geeignet sein.
Projektdokumente sollen dem Projektmanager und allen Beteiligten das Leben erleichtern. Alle Anforderungen, Risiken und Ressourcen sollten klar angegeben werden, damit alle Beteiligten auf einer Seite sind.
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