Wir zeigen Ihnen nicht nur Schritt für Schritt, wie Sie einen klaren, konkreten und schriftlichen Kommunikationsstrategieplan für Ihr Unternehmen entwerfen, sondern helfen Ihnen auch dabei, unsere Gründe zu klären, warum Sie dasselbe tun sollten.
Der spirituelle Lehrer Osho machte eine Bemerkung, als er gefragt wurde, warum er sehr produktiv sei, während er über seine eigenen Talente und Fähigkeiten sprach. Er sagte
- Wenn ich nicht um mein eigenes Talent schreie, wer sonst? Wenn ich es nicht mache, wie würden die Leute erfahren, dass ich ihnen mit meinen Ressourcen und Kapazitäten helfen kann?
Wenn Sie sich fragen, warum Sie einen Kommunikationsstrategieplan benötigen, liegt dies daran, dass niemand etwas über Sie erfahren würde, bis Sie es ihnen auf eine Art und Weise mitteilen, die sie verstehen können. Ihre Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern ist unkompliziert. Dies maximiert jedoch nicht den Wert Ihres Unternehmens.
Wenn Sie immer noch darüber nachdenken, warum Sie einen effektiven Kommunikationsstrategieplan für die Kommunikation Ihrer tiefsten Werte, Dienstleistungen, Produkte, Ziele und Visionen mit Ihren Mitarbeitern und Kunden erstellen, sollten Sie die folgenden Gründe berücksichtigen. Sie würden erfahren, warum es äußerst wichtig ist.
Gründe, einen Kommunikationsstrategieplan zu erstellen
- Agenda: Ein Kommunikationsstrategieplan hilft bei der Erstellung einer Agenda für ein Unternehmen - warum es existiert, wem es dient, wie es dient, seine Mission und Vision und wie es erweitert werden soll. Es ist eine Agenda, weil sie den Mitarbeitern in der Organisation zeigt, wie sie die Pläne ausführen sollen und wo sie sie erreichen müssen. Die Kunden erhalten auch eine klare Vorstellung davon, was sie in naher Zukunft von der Organisation erwarten können.
- Strategie: Strategie ist die Kunst, sich zu entscheiden, von A nach B zu gehen, wo erhebliche Risiken bestehen. Eine vorausschauende Planung des Kommunikationsstrategieplans ist daher für eine Organisation, die Wachstum anstrebt, immer ratsam. Ohne Planung und ordnungsgemäßen Kommunikationsstrategieplan kann die Organisation nicht weit gehen, um die zu transportierenden Informationen zu kanalisieren.
- Gleichzeitige Erinnerung: Die Erstellung eines Kommunikationsstrategieplans erleichtert es, die internen und externen Stakeholder daran zu erinnern, was sie gerade tun oder gerade tun. Seine Programme programmieren den Verstand der am Prozess beteiligten Personen neu und vereinheitlichen ihn für einen gemeinsamen Zweck.
- Offenlegung: Kein Unternehmen kann im luftleeren Raum stehen. Sie sind für ihr Handeln verantwortlich und da alles alles beeinflusst, wirkt sich jeder ihrer Schritte direkt oder indirekt auf die Gesellschaft aus. Der Zweck des Aufbaus einer großartigen Kommunikationsstrategie für die Mitarbeiter besteht darin, eine vollständige Offenlegung darüber zu geben, was das Unternehmen vorhat und wie das Unternehmen plant, die Community zu vergrößern und unethische Praktiken zu vermeiden.
Dies sind die vier Hauptgründe, aus denen Sie eine effektive Kommunikationsstrategie für die Mitarbeiter entwickeln müssen. Sie können auch Dinge wie die Erreichung eines größeren Publikums, den Versuch, bessere Märkte für Ihre Produkte zu erschließen und Ihren Geschäftshorizont zu erweitern, einbeziehen.
Egal aus welchem Grund oder auch wenn Sie keinen Grund haben, eine effektive Kommunikationsstrategie für die Mitarbeiter zu entwickeln, wir bitten Sie dringend, den Rest des Artikels zu beachten. Bei ordnungsgemäßer Ausführung kann dieser Artikel die gesamte Kommunikationsstruktur Ihrer Organisation ändern.
Lass uns anfangen.
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Formulieren Sie die aktuelle Situation
Ohne zu wissen, wo Sie stehen, wie Sie vorankommen und eine bestimmte Situation erreichen würden, in der die Dinge mit Ihrer Vision übereinstimmen würden. Es wird nicht, bis Sie wissen, wo Sie sind.
Der beste Weg, dies zu wissen, ist eine SWOT-Analyse. Es ist sehr einfach. Nehmen Sie ein Blatt Papier, teilen Sie es in vier Teile und schreiben Sie dann im ersten Teil Stärken; Schreiben Sie unter Stärken Schwäche. Schreiben Sie oben rechts Opportunities und unter Opportunities Threats.
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Eingaben einzugeben. Wenn Sie Hilfe von Kollegen oder Kundenfeedbacks benötigen, gehen Sie genauso vor. Je genauer Sie diese Analyse durchführen, desto nützlicher wird Ihr Kommunikationsstrategieplan. Wissen, dass Sie nur dann klar kommunizieren können, wenn Sie konkrete und fundierte Informationen haben. Überspringen Sie diesen Schritt nicht. Das ist zunächst einmal eines der wichtigsten Dinge.
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Vereinbaren Sie ein Treffen mit wichtigen Stakeholdern
Sobald Sie Ihre SWOT-Analyse durchgeführt haben, ist es Zeit, einige Kurskorrekturen vorzunehmen. Sie kennen Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Bitten Sie nun alle Stakeholder, zu diskutieren, zu welchen Schlussfolgerungen Sie absolut richtig gelangt sind, oder sie möchten Eingaben hinzufügen. Wenn sie Eingänge hinzufügen, hören Sie zu und notieren Sie sich.
Präsentieren Sie dann die endgültigen Schlussfolgerungen nach dem Brainstorming. Wenn sich alle wichtigen Stakeholder einig sind, planen Sie erneut, eine strategische Vision zu entwickeln. Das Treffen ist wichtig, weil ein Mitglied keine Organisation gründen kann.
Wir brauchen jeden, der mit der Organisationsentwicklung und -erweiterung in Einklang steht. Und wenn Sie in einer Organisation arbeiten, wissen Sie, dass es einen Begriff namens Johari Window gibt, der besagt, dass es eine dunkle Seite von uns gibt, die von anderen besser dargestellt werden kann.
Nach dem gleichen Prinzip ist es in der Organisation obligatorisch, sich nicht nur auf Ihre eigenen Gedanken und Meinungen zu verlassen und andere Schlüsselpersonen zu bitten, auch ihre mitzuteilen.
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Planen Sie eine ideale Zukunft für die Organisation
Sobald die Schlüsselpersonen ihre Meinungen und Beiträge abgegeben haben, ist es Zeit, eine ideale Zukunft für die Organisation zu entwerfen. Notieren Sie sich zu Beginn alles, wofür die Organisation stehen soll. Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Ressourcen, Menschen, Gelder und Talente, um eine makellose Zukunft zu schaffen. Dann schreiben Sie die Zukunft auf, wie Sie sehen.
Denken Sie jetzt nicht an Unmöglichkeit. Dies ist ein Schritt, bei dem Sie über Ihr aktuelles Szenario hinausdenken müssen, wenn Sie Ihr Geschäft ausweiten und Zeichen setzen möchten. Lassen Sie sich nicht von der idealen Vision ablenken. Geben Sie ihm Form und Struktur. Schreiben Sie es so auf, wie Sie es sehen. Der Geschäftsphilosoph Jim Rohn befragte:
„Ist es möglich, die Zukunft zu sehen, bevor sie existiert?“ Er antwortete sich selbst: „Es ist möglich, die Zukunft zu sehen, bevor sie existiert. Weil du es in deinem Geist sehen kannst, bevor es existiert.
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Ätzen Sie die Vision nach Priorität aus
In diesem Stadium ist es Zeit, ihm Form zu geben. Sie müssen jetzt realistisch sein. Sie müssen die gebotene Sorgfalt walten lassen. Wenn Sie in einem verarbeitenden Gewerbe tätig sind und eine Rückwärtsintegration durchführen möchten, sollten Sie über die Ressourcen, das Geld und die Personen nachdenken, die für die Ausführung des Auftrags erforderlich sind.
Fragen Sie sich - ist es notwendig? Wie wertvoll darf es auf Dauer werden? Setzen Sie sich mit Ihrem SWOT. Zeigt Ihr SWOT, dass Sie die Stärken für diesen Schritt haben? Wenn ja, mach weiter und wenn nein, hör auf.
Die beste Möglichkeit, die Vision zu priorisieren, besteht darin, sie in vier Teile zu unterteilen: Kritische, unkritische, entscheidende Entfernung. Stecke all deine Visionen in diese vier Teile. Überlege lange und gründlich.
Schauen Sie sich das Kundenfeedback an, analysieren Sie den Markt, beurteilen Sie die Markttrends und nehmen Sie dann die Meinung der wichtigsten Stakeholder ein. Entscheiden Sie dann, welche Dinge unbedingt in die kritische Phase geraten, welche entscheidungsrelevant und unkritisch sein sollten und aus denen Sie sie tatsächlich entfernen können die Vision.
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Verwandeln Sie die Vision in Ziele
Es ist Zeit, mit den Schlüsselpersonen Ihrer Organisation zusammenzusitzen. In diesem Treffen würden Sie die Trennung, die Sie von Ihrer Vision vorgenommen haben, vorstellen. Nehmen Sie ihre Eingaben und sehen Sie, ob alles, was Sie denken, im Einklang ist.
Wenn nein, warum? Finden Sie heraus, was sie denken. Fügen Sie bestimmte Dinge hinzu, wenn sie von Nutzen sind, und werfen Sie bestimmte Dinge weg, wenn Sie der Meinung sind, dass sie vollständig vermieden werden können. Sobald Sie von Ihrer Vision und der Priorität dieser Vision überzeugt sind, ist es Zeit, die Ziele festzulegen.
Das Setzen von Zielen bedeutet, dass Sie Ihre große Vision in Teile zerlegen müssen, die in maximal 3-5 Jahren erreicht werden können. Es ist wichtig, sich zu beruhigen. Wenn Sie nicht nachlassen, wird die Hinrichtung nicht stattfinden und Sie könnten Ihre Vision in naher Zukunft nicht in die Realität umsetzen.
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Schreiben Sie die Handlungsschritte auf, die erforderlich sind, um B von A aus zu erreichen
Sobald Sie die Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, einige grundlegende Arbeiten durchzuführen. Wir alle wissen, dass Vorstellungskraft ohne Ausführung eine Täuschung ist. Daher ist es wichtig, jedes Ziel zu nehmen und den A-Punkt und den B-Punkt zu bestimmen. A ist der Punkt, an dem wir gerade stehen. Und B ist, wo wir erreichen wollen. Wir können B nicht erreichen, bis wir einige Handlungsschritte unternommen haben.
Es ist Zeit, jeden Handlungsschritt im Detail aufzuschreiben, damit wir verstehen, wo was zu tun ist und wie wir das Ganze auf einfache Weise angehen können. Pflegen Sie eine Reihenfolge und Struktur. Nehmen Sie für jedes Ziel eine Seite heraus.
Schreiben Sie, falls vorhanden, oben das Ziel auf und schreiben Sie die Schritte nacheinander auf und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit. Diese einfache Struktur würde dazu beitragen, Maßnahmen zu ergreifen und die Ausführung fehlerfrei zu machen.
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Lücken finden
Wenn Sie Edward de Bonos Arbeit „Die sechs Hüte“ gelesen haben, ist es Zeit, den schwarzen Hut zu tragen. Handlungsschritte aufzuschreiben ist super einfach. Aber wir brauchen ein paar Notfallpläne, um mit der ganzen Sache umsichtig umzugehen.
Warum Kontingenz? Weil jederzeit etwas schief gehen kann. Möglicherweise stoßen Sie auf dem Weg auf eine Menge Hindernisse, die Ihnen das Leben schwer machen. Und wenn Sie vorher keinen Plan haben, können Sie nur stecken bleiben und untätig bleiben.
Planen Sie also Krisen. Planen Sie Situationen, in denen etwas schief gehen kann. Planen Sie für Notfälle. Planen Sie für Hindernisse. Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.
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Fristen setzen
Sobald Sie die schwarzen Flecken bei der Verwirklichung Ihrer Vision deutlich sehen, ist es Zeit, ihr mehr Bedeutung zu verleihen. Die Organisation kann nicht ohne Fristen expandieren. Jemand sagte so schön - Es gibt keine unrealistischen Ziele, sondern unrealistische Fristen.
Daher ist es an der Zeit, Fristen für jeden zuvor geätzten Aktionsschritt festzulegen. Seien Sie genau, seien Sie realistisch und fügen Sie Puffer zu jeder Frist hinzu (mindestens 20% der ursprünglichen Zeit, die Sie für die Erledigung der Aufgabe erwartet hatten).
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Schreibe Ressourcen und Verantwortlichkeiten zu und teile sie
Jetzt haben Sie eine ganze Liste von Dingen in der Hand. Sie haben die Ziele bereits festgelegt, sie in bestimmte Aktionsschritte unterteilt, die Hindernisse gefunden, denen Sie möglicherweise lange gegenüberstehen, und Termine für jede Aufgabe festgelegt.
Jetzt ist es Zeit, die Ressourcen zuzuordnen und die Personen zu ermitteln, die die Aufgabe übernehmen können. Dies ist der wichtigste Teil beim Aufbau einer effektiven Kommunikationsstrategie für die Mitarbeiter. Die Art und Weise, wie Sie die Verantwortlichkeiten teilen, sagt viel darüber aus, wie die Pläne umgesetzt werden sollen.
Die meisten Leute denken, dass Kommunikationsstrategien eine separate Sache sind, aber sie sind tief mit der Mission, Vision, den Zielen, Zielen und der Implementierung eines Unternehmens verbunden. In jedem Schritt müssen Sie wissen, wie Sie mit Ihren Untergebenen kommunizieren. Stellen Sie daher bei der Zuordnung der Verantwortlichkeiten sicher, dass ihnen alle Ressourcen für die Implementierung zur Verfügung stehen.
Wenn alles erledigt ist, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, sich fristgerecht an die Arbeit zu machen. Erstellen Sie kleine Feedback-Schleifen, mit denen Sie das Feedback für jede Aufgabe und deren Implementierung erhalten.
Wenn sich die Kommunikationsstrategie für die Mitarbeiter nur schwer umsetzen lässt, finden Sie die Gründe dafür heraus. Ist es ein Problem in Bezug auf Ressourcen / Fähigkeiten / Klarheit / Kommunikation? Und dann die notwendigen Schritte unternehmen, um es zu ändern. Die Umsetzung ist sehr wichtig, da ohne sie der gesamte Kommunikationsplan umsonst wäre.
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Bonus-Tipp - Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen
In diesem Schritt geht es mehr darum, Feedback zu erhalten und eine Open-Door-Richtlinie zu erstellen, in der die Mitarbeiter jederzeit ihre Vorgesetzten treffen und ihre Probleme während der Implementierung diskutieren können. Wenn die Mitarbeiter nicht motiviert sind und den größeren Zweck einer kleinen Aufgabe nicht kennen, liegt es in der Verantwortung des Vorgesetzten, die Mitarbeiter zu unterrichten und zum Handeln zu motivieren.
Diese Vorgesetzten müssen auch ihren Vorgesetzten Bericht erstatten, und dann erstatten die Vorgesetzten den Vorgesetzten Bericht und so weiter und so fort. Dies schafft ein effektives Feedback-System, das für die Ergreifung von Korrekturmaßnahmen sehr wichtig ist, wenn die Mitarbeiter die ihnen zugewiesene Aufgabe weiter ausführen.
Kommunikationsstrategieplan ist keine separate Sache. Der Zweck der strategischen Kommunikation besteht im Wesentlichen darin, die Ziele der Organisation festzulegen und sie mit maximalem Erfolg zu erreichen.
Wenn eine Organisation das oben Gesagte umsetzen kann, wäre es daher kein Problem, eine effektive Kommunikationsstrategie für die Mitarbeiter in der gesamten Organisation zu entwickeln, und dieselbe Transparenz würde auch die externen Stakeholder infizieren.
Erste Bildquelle: pixabay.com
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