Wir sind im Zeitalter des Virtuellen und ich muss Ihnen nicht sagen, dass wir alle ein paralleles Leben online führen.
Studien zeigen, dass über 90% der Menschen im Alter von 12 bis 20 Jahren, die Zugang zu Internet-Konnektivität haben, rund um die Uhr verbunden sind und Online-Kommunikation einfacher finden als das Schreiben tatsächlicher Briefe oder Nachrichten.
Social Media hat den Kommunikationsfluss im Internet wie nie zuvor gesteigert. Instant Messaging, Chatten, E-Mailen, Posten, Twittern, viele Aktivitäten finden online statt, die wir entweder initiieren oder beantworten.
E-Mails haben in unserem Tagesgeschäft längst den Platz der Papierpost eingenommen. Ein Desktop / Laptop, Wi-Fi-Konnektivität oder ein Dongle, und Sie können loslegen. Und die Geschwindigkeit ist eine Bereicherung.
In den letzten zehn Jahren hat sich die E-Mail zur bevorzugten Art der Verbindung mit Personen entwickelt, die sich in einem bestimmten Abstand befinden. Warum Entfernungen, einige von uns mailen sogar Leute, die in dem Haus neben uns leben! Und bevor Mobile Messaging-Anwendungen eingeführt wurden, konnten wir Picknicks, Zusammenkünfte, Partys oder den Austausch von Bildern oder Informationen mit Freunden oder der Familie nur per E-Mail planen.
Die meisten von uns wissen, wie man freundliche E-Mails im Handumdrehen abschießt, und bevorzugen sie als schnellere und bequemere Option zum Schreiben von Briefen. Und die Tatsache, dass diese informellen E-Mails keinen festgelegten Grammatik- oder Kompositionsregeln folgen, trug nicht zuletzt zu ihrer Popularität bei. Sie müssen keine Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken, wie Sie eine E-Mail an Ihre College-Bande oder Freunde in der Nachbarschaft schicken können. du schreibst einfach.
Professionelle E-Mails sind jedoch ein völlig anderes Spiel. Diese sind zwar weniger formal als die gedruckte Note oder der gedruckte Buchstabe, aber dennoch in Ton und Textur organisiert und folgen den Regeln der grammatikalischen Korrektheit.
Bevor wir uns mit den Einzelheiten des Schreibens eines effektiven professionellen E-Mail-Formats befassen, möchte ich Sie durch einige mögliche Zwecke einer solchen formellen Kommunikation führen.
Sie könnten professionelle E-Mails schreiben für -
- Bewerbung für eine Stelle, ein Stipendium oder ein Stipendium
- Bitte um eine Erlaubnis oder einen Gefallen
- Informationen geben oder anfordern
- Aktion für etwas anfordern
- Beantwortung oder Bestätigung der offiziellen Mitteilung
- Schreiben Sie über ein Thema, das Ihnen am Herzen liegt
- Beschwerde über eine Dienstleistung oder ein Produkt
Dies sind nur Richtwerte; Die Gründe für das Schreiben formeller E-Mails können erschöpfend sein.
Da all diese Situationen Autorität und Amt beinhalten, ist es selbstverständlich, dass der Ton und die Sprache sorgfältig überwacht werden müssen. Kurz gesagt, Zeit, sich um Ihre Fragen und Antworten zu kümmern.
Kommen wir also zu den Messingnägeln. Wie können Sie eine E-Mail so strukturieren und verfassen, dass sie ansprechend und effektiv ist? Das heißt, wie werden Sie Ihren Standpunkt vermitteln?
Lasst uns die sieben Kommunikations-C's wiederholen:
- Vollständigkeit: Ihre Mitteilung muss vollständig sein und die erforderlichen Angaben und den Zweck enthalten
- Prägnanz: Es muss auf den Punkt kommen, nicht unnötig streifen
- Klarheit: Ihr Ziel muss klar erkennbar sein
- Konkretheit: Die Botschaft muss spezifisch sein, mit unterstützenden Fakten und Beweisen
- Kohärenz: Muss Sinn ergeben
- Höflichkeit: Höflichkeit und Gegenseitigkeit müssen beachtet werden
- Richtigkeit: Die Kommunikation muss grammatikalisch fehlerfrei sein
Unter Berücksichtigung der oben genannten Kriterien sollte Ihre E-Mail ein klares, vollständiges und zusammenhängendes Dokument sein, das im Idealfall keine Folge-Mail mit Erläuterungen und Anweisungen erfordert.
Leichter gesagt als getan, nicht wahr? Wie oft haben Sie sich hingesetzt, um diese eine genaue Mail zu verfassen, und haben später festgestellt, dass sie entweder unhöflich und schroff oder schlicht jammernd oder sinnlos ist? Ich bin mir sicher, dass wir uns alle einem solchen Dilemma gestellt haben: ob wir knackig und direkt sein sollen oder ob wir höflich und rundherum sein sollen.
7 Tipps zur Perfektionierung Ihrer professionellen E-Mail
Beginnen wir also mit den Grundlagen.
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Wiederholen Sie geistig den Zweck Ihrer E-Mail
Wofür schreibst du die E-Mail? Was soll der Empfänger tun? Wenn Sie sich über die erwartete Antwort, die Ihre E-Mail erreichen soll, im Klaren sind, können Sie Ihre Nachricht unter Berücksichtigung dieser Kriterien verfassen.
Lassen Sie mich ein Beispiel geben.
Angenommen, Dorothy möchte, dass ihr College-Dekan eine Empfehlung für ein Stipendium gibt. Ihr Zweck beim Schreiben der E-Mail ist es, den Dekan an ihre Glaubwürdigkeit als Student, ihre Leistung am College und ihre allgemeine Aufrichtigkeit zu erinnern. Jetzt muss sie all dies in der Post angeben, ohne damit zu prahlen oder zu aufdringlich zu wirken. Sie muss ihren Dekan auch bitten, das Empfehlungsschreiben innerhalb einer bestimmten Zeit zu schreiben. Der Zweck ihrer E-Mail wäre also:
- a) Angabe ihrer Zeugnisse als Studentin
- b) Informieren Sie ihren Dekan über das Stipendium, für das sie sich beworben hat
- c) Erhalten der Empfehlung innerhalb dieses und jenes Datums
Sobald ihr klar ist, was sie will, kann sie die Post entsprechend verfassen.
Analysieren Sie auch Ihren Leser. Wer ist sie? Wie wird der Leser wahrscheinlich auf das Lesen Ihrer E-Mails reagieren? Gestalten Sie Ihre E-Mails basierend auf dieser Analyse.
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Die Betreffzeile festlegen
Angenommen, Sie senden eine Bewerbung.
Wenn Sie eine E-Mail-Bewerbung senden, ist die Angabe in der Betreffzeile zu vage. Sie müssen die Stelle, für die Sie sich bewerben, zusammen mit der Abteilung oder Abteilung oder dem Ort der Entsendung in der Betreffzeile angeben, sofern diese in der Stellenanzeige angegeben wurden.
Stellen Sie es sich als eine einzeilige Zusammenfassung Ihrer E-Mail vor. Der Betreff teilt dem Empfänger mit, zu welchem Zweck Sie die E-Mail senden. Es fordert auch spezifische Maßnahmen an, wie:
„ Teilnahme am Seminar am ___________ (Thema) am _________________ (Ort) am __________ (Datum und Uhrzeit) “
Oder
“ Reparatur und Wartung von Desktop-Computern - Angebotsanfrage ”
Solche Überschriften in der Betreffzeile informieren den Empfänger über die erforderlichen Details und befolgen die zuvor besprochenen Regeln der Klarheit und Prägnanz.
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Anrede und Gruß
Erinnern Sie sich an die Lektionen in Höflichkeit und Höflichkeit, die uns in der Grundschule beigebracht wurden? Ja, diese sind auch jetzt noch relevant. Eine professionelle E-Mail-Adresse sollte immer mit einer Anrede beginnen.
" Sehr geehrte Damen und Herren (je nach Fall) " oder " Hallo Frau Kaufmann (falls Sie zufällig den Namen des Empfängers kennen)"
Wenn wir eine E-Mail schreiben (informelle E-Mail), kommen wir direkt zum Punkt, ohne Ps und Qs mit Freunden verwenden zu müssen. Professionelle E-Mails sind jedoch ohne eine korrekte Anrede, gefolgt von einer Begrüßung oder einer höflichen Eröffnung, nicht vollständig.
" Danke für Ihre Einladung "
Oder
" Herzliche Grüße "
Oder
„ Wir nehmen Ihre Beschwerde zur Kenntnis und bedauern Ihre Unannehmlichkeiten zutiefst. “
Eine solche Öffnung bricht sozusagen nicht nur das Eis, sondern erkennt auch den Leser der Post als eine wichtige Person an.
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Mail schreiben
Dies ist technisch der schwierigste Teil der Arbeit, da dies das Herzstück der Sache ist. Ihre E-Mail sollte den Regeln der Grammatik folgen und einen Eröffnungs-, einen Text- und einen Abschlussabschnitt haben. Der Eröffnungsabschnitt bezieht sich auf frühere Korrespondenz oder etwaige Aktionen. Es gibt auch den Zweck des Schreibens der Post an.
Denken Sie daran, dass Führungskräfte heutzutage E-Mails von der LKW-Ladung erhalten, und dass es unmöglich ist, all diese zu lesen. Die meisten Fachleute durchsuchen den Betreff und den Eröffnungsabschnitt von E-Mails und sehen sich nur dann genauer um, wenn sie diese als informativ und relevant erachten.
Warten Sie also nicht bis zum letzten Absatz, um Ihren Zweck anzugeben. Es besteht die Möglichkeit, dass der Leser aufgibt, bevor er diesen Abschnitt erreicht. Dies ist auch genau der Grund, warum Kürze und Prägnanz so wichtig sind. Hintergrundinformationen sind wichtig, aber bitte, bitte seien Sie kurz. Kommen Sie so schnell wie möglich zur Sache.
Verwenden Sie Stichpunkte, wenn Ihre E-Mail viele sachliche Daten oder Informationen enthält. Diese sind leichter zu durchlaufen.
Markieren Sie die relevanten Bereiche . Das Lesen dieser Abschnitte muss dem Leser mitteilen, was Sie möchten.
Sei nicht vage. Geben Sie klar an, was zu tun ist. Während es nicht unbedingt möglich ist, Begriffe in Bewerbungen oder Anträgen auf Stipendien zu formulieren, sollten Sie den Leser daran erinnern, wofür Sie schreiben.
Ihre E-Mail muss gleichzeitig kurz und vollständig sein. Scheint eine große Aufgabe zu sein? Überhaupt nicht.
- Machen Sie einfach eine Liste der Punkte, die in der Mail enthalten sein sollen.
- Überprüfen Sie anhand der Liste, ob Sie alle Punkte enthalten.
- Prüfen Sie die Worthaftigkeit. Überschüssige Informationen löschen.
- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail keine Seiten enthält. Geben Sie gegebenenfalls in Anhängen weitere Informationen an (mehr dazu später in diesem Beitrag).
- Stellen Sie sicher, dass auf Ihre E-Mail in späteren E-Mails keine Informationen folgen müssen. Versuchen Sie, aus der Mail eine vollständige Korrespondenz zu machen.
Öffnen und schließen Sie die Mail immer höflich. Schließen Sie die Mail nach Abschluss mit „ Warm Regards “ oder „ Thanks and Regards “ oder dem üblichen „ Yours faithfully “, gefolgt von Ihrem Namen. Fügen Sie nach Möglichkeit Ihre Unterschrift vor Ihrem Namen hinzu.
Sobald der komponierende Teil vorbei ist, klopfen Sie sich auf den Rücken! J
Du bist mit dem schwierigen Teil fertig. Was jetzt noch übrig bleibt, ist die Überarbeitung und Bearbeitung sowie die Bereitstellung von Informationen.
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Verwenden Sie höfliche Sprache und seien Sie auf den Punkt
Erinnern Sie sich an das „Cs“ von Prägnanz und Höflichkeit? Formale Kommunikation muss höflich und unpersönlich sein.
„ Wir möchten Sie darüber informieren, dass das Datum der letzten Einreichung der 20. Oktober 2015 ist. Bitte senden Sie uns Ihre Einträge innerhalb dieses Datums. Klingt es nicht höflich und klar? Außerdem wird die Aktion angegeben, die innerhalb der angegebenen Zeit ausgeführt werden muss.
Machen Sie einen groben Entwurf Ihrer E-Mail und lesen Sie ihn, indem Sie sich in die Position des Empfängers versetzen. Klingst du höflich und höflich Geben Sie alle notwendigen Details an? Kommt Ihre Botschaft auf den Punkt? Hörst du dich ernst an? (Red Alert! Lässigkeit ist bei Freunden in Ordnung, nicht im professionellen Szenario, insbesondere wenn Sie E-Mails an jemanden schreiben, den Sie als Person nicht kennen.) Nehmen Sie also einige Tipps zum Schreiben von E-Mails, bevor Sie mit dem Schreiben von E-Mails beginnen.
Lesen und überarbeiten Sie Ihre E-Mails auf mögliche Grammatik- und Rechtschreibfehler sowie auf unvollständige Informationen. Wenn es möglich ist, lassen Sie eine dritte Person lesen und Feedback geben. Ein objektives Auge kann oft darauf hinweisen, was Sie als Beteiligter nicht sehen konnten.
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Bereitstellung von Kopien
Wenn für Ihre E-Mail eine Abstimmung mit oder Genehmigung durch andere Abteilungen oder Beamte erforderlich ist, kennzeichnen Sie diese mit einer Kopie (CC). Senden Sie sich auch ein leeres Exemplar (bcc) zum späteren Nachschlagen.
Achten Sie jedoch darauf, Kopien nicht an Dritte weiterzugeben. Dies ist am wahrscheinlichsten, wenn wir auf Gruppenmails antworten. Wir drücken häufig die Schaltfläche "Allen antworten", anstatt nur dem Absender zu antworten.
Im Zeitalter der Informationsüberflutung ist das Letzte, was ein Experte haben möchte, ein überfüllter Posteingang, in dem viele nicht verwandte E-Mail-Kopien für ihn markiert sind. J
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Anhänge hinzufügen
Wenn Sie eine Bewerbung oder eine Informationsmail senden, müssen Sie die entsprechenden Dokumente Ihrer Mail beifügen. Eine Mail ohne den entsprechenden Anhang ist wie ein Briefumschlag ohne Brief!
Es wird viel Zeit verschwendet, wenn Mails ohne Anhänge eingehen. Der Empfänger ist entweder durch die Unterbrechung aufgeschoben oder muss zurückschreiben, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. Dann sendet der Absender eine weitere Mail mit derselben.
Jetzt seid ihr alle bereit und setzt euch, um zu schreiben. Lassen Sie uns das Format für Ihre Referenz überarbeiten :
- An: E-Mail-ID des Empfängers
- Von: E-Mail-ID des Absenders
- Cc: (Kopieren nach)
- Betreff der Mail
- Anrede
- Hauptteil des Memos
- Schließen
- Unterschrift und / oder Name des Absenders
Dies ist ein grobes Format. Sie können improvisieren, wenn Sie sich mit dem Prozess vertraut machen.
Lassen Sie sich vor dem Abschluss noch einmal durch die Spezifikationen führen:
- Verwenden Sie eine kurze, beschreibende Betreffzeile
- Begrüßen Sie den Empfänger mit "Sehr geehrter Herr / Frau …" oder "Hallo …"
- Seien Sie präzise und auf den Punkt
- Benutze keine lässige Sprache, sei förmlich
- Schließen Sie richtig mit Ihren Initialen / Namen / Unterschrift
- Kopie an betroffene Personen
- Unterstützung mit notwendigen Anhängen
Also, jetzt, wo Sie genügend Inputs haben, schreiben Sie (oder klicken Sie lieber), Leute! ?
Wünsche euch allen viel Glück!
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