Einführung in die Kommunikation im Projektmanagement
Bevor wir einen Overall tragen und über die Bedeutung der Kommunikation im Projekt sprechen, müssen wir ein klares Verständnis von „Projektmanagement“ haben. Projektmanagement ist die Disziplin, bei der Verfahren, Richtlinien und Prinzipien verwendet werden, um ein Projekt von der Konzeption bis zur Fertigstellung erfolgreich zu führen. Darüber hinaus ist es der Algorithmus zum Planen, Organisieren und Kontrollieren von Unternehmensressourcen, um bestimmte Aufgaben / Aktivitäten in Richtung Ausführung zu verlagern.
Definition des Projektmanagements
Wikipedia definiert Projektmanagement als „die Disziplin, die Arbeit eines Teams zu initiieren, zu planen, auszuführen, zu steuern und zu beenden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen und bestimmte Erfolgskriterien zu erfüllen“.
Im Allgemeinen wird der Begriff „Projektmanagement“ mit Branchen wie Bauwesen, Informationstechnologie, Ingenieurwesen und Gesundheitswesen in Verbindung gebracht, in denen ein komplexer Satz von Komponenten in einer bestimmten Weise angeordnet werden muss, um das Ziel innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu erreichen. Obwohl jede Branche die Projektmethodik auf der Grundlage ihrer Bedürfnisse festlegt, liegt die Verantwortung des Projektmanagers in etwa bei der Festlegung der Aufgabe, der Fertigstellung und der Qualitätsprüfung des fertigen Produkts.
Kommunikationsphasen im Projektmanagement
Von der Konzeption bis zur Fertigstellung wurden fünf Phasen verwendet, um ein erfolgreiches artikuliertes Ergebnis zu erzielen.
1. Einleitung : Diese Phase bestimmt den Beginn des Projekts. Sobald der Projektleiter die Genehmigung erhalten hat, beginnt er mit der Dokumentation der Konzeptbeschreibung, die das auf dem Zweck des Projekts und dem gewünschten Ergebnis basierende Ziel sowie die Berechnung der Risiken enthält.
2. Planung: In dieser Phase verbalisiert der Projektmanager die Strategie zur Erreichung des Ziels unter strikter Einhaltung des Zeitplans. Er oder sie kann Teammitglieder auswählen und die Aufgaben / Aktivitäten, deren Aufteilung auf die Mitglieder des Teams mit vorgegebenen Meilensteinen und wesentlichen Erfolgsparametern ermitteln. Das Festlegen eines Arbeitsplans und einer Kommunikationslinie wird in dieser Phase ebenfalls berücksichtigt.
3. Ausführung: Der Projektmanager implementiert die Ressourcen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, das im Projektplan festgelegt ist.
4. Controlling: In dieser Phase überwacht der Projektmanager die Teamarbeit, um die in der Planungsphase festgelegte geplante Leistung abzustimmen.
5. Abschluss: In der Endphase übergibt der Projektmanager das endgültige Ergebnis an seine Vorgesetzten und erleichtert gegebenenfalls die Verwaltungsaufgabe.
Effektive Kommunikation im Projektmanagement
Um das Ziel erfolgreich zu erreichen, ist eine effektive Kommunikation der Schlüsselfaktor, den der Projektmanager von Beginn an bei der Formulierung einer Strategie berücksichtigen sollte. Deshalb können wir sagen, dass effiziente und effektive Kommunikation das Lebenselixier jeder Art von Projektmanagement ist. Viele Projekte scheitern an Ineffektivität oder mangelnder Kommunikation. Laut dem Bericht des PMI (Project Management Institute) sollte ein Projektmanager 90% seiner Zeit für die Kommunikation mit Stakeholdern und Teammitgliedern aufwenden. Eine erfolgreiche Führung hängt von einer klaren Kommunikation über Ziel, Leistung, Verantwortung, Leistung, Herausforderungen sowie Kundenfeedback mit den Teammitgliedern ab, die im Allgemeinen zu einer vielfältigen Gruppe von Menschen gehören. Die regelmäßige Berichterstattung über den Projektfortschritt und -status an die Stakeholder ist der entscheidende Teil einer wirksamen Projektleitung. Ein richtiges Kommunikationsmanagement, das aus drei Prozessen besteht, verringert das Risiko eines Ausfalls in gewissem Maße. Dies sind nur einige der effektiven Kommunikation im Projektmanagement.
- Kommunikationsplan
- Kommunikation verwalten
- Überwachen Sie die Kommunikation
Kommunikationsplan
Der erste Schritt im Kommunikationsplan ist die Analyse der Kommunikationsanforderungen. Es gibt so viele Informationen zum Projekt, aber welche Informationen an wen gesendet werden müssen, ist wichtig, um zu entscheiden. Der Kommunikationsplan muss so detailliert sein, dass alle Faktoren wie Zielgruppe (Teammitglieder, Stakeholder, Kunde), Zielsetzung, Kanal (Kommunikationsmedium wie mündlich, schriftlich) usw. abgedeckt sind.
Projektkommunikation verwalten
Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, den Kommunikationsplan umzusetzen. Das beinhaltet -
- Sammeln und Analysieren von Daten.
- Nachrichten verteilen und übertragen.
- Speicherung von Kommunikationsberichten, Dateien oder Dokumenten.
- Abruf einer gespeicherten Kommunikation.
- Entsorgung von alten Kommunikationsberichten, Projektabschlüssen oder Terminvereinbarungen.
Kommunikationsplan überwachen
Der Projektmanager sollte den Kommunikationsmanagementplan während seines gesamten Lebenszyklus überwachen und steuern.
Im Rahmen der Projektkommunikation handelt es sich um den Austausch von Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen. Es gibt drei entscheidende Kommunikationsbereiche, die für den Erfolg eines Projekts einen hohen Stellenwert haben. Sie sind -
- Informationen intern austauschen.
- Informationsaustausch und Berichterstattung mit Projektbeteiligten.
- Projektmarketing
Es ist wichtig, dass der Projektmanager die Kommunikationsstrategie im Auftrag des Projekts entwirft. Welche Kommunikationsmethoden folgen würden, ist die ernsthafte Entscheidung des Projektleiters. Die aktiven oder passiven Methoden können jedoch nach Organisationsstruktur und Branchenstandard differenziert werden. Dies sind einige Methoden für eine effektive Kommunikation, die ein Projektmanager anpassen kann, um effizient und bewusst mit Teammitgliedern und Stakeholdern zu kommunizieren.
Methoden der effektiven Kommunikation
Effektives Kommunizieren trägt zur Entwicklung eines positiven Umfelds bei. Sehen wir uns einige Methoden für eine effektive Kommunikation an.
1. Aktive oder synchrone Kommunikation
Wenn alle Mitglieder oder Parteien gleichzeitig am Informationsaustausch teilnehmen, spricht man von synchroner Kommunikation.
ein. Live Meeting - Beitritt aller Teammitglieder am selben Ort.
b. Videokonferenz - Live-Videokonferenz.
c. Telefonkonferenz - Ein Telefonanruf, an dem zwei oder mehr Personen teilnehmen.
d. Audio-Anruf - Wie eine Telefonkonferenz, wird jedoch online mit einer Software wie Skype durchgeführt.
e. Computerunterstützte Konferenz - Audiokonferenz mit einer Verbindung von Computern, auf denen eine Tabelle oder ein Dokument angezeigt wird und die von beiden Teilnehmern bearbeitet werden können.
f. IM (Instant Messaging) - Austausch von Sprachnachrichten oder Text über Popup-Fenster wie Google Hangout.
G. SMS - Austausch von Nachrichten über Mobiltelefone oder persönlichen digitalen Assistenten.
2. Passive oder asynchrone Kommunikation
Viele Arten der Kommunikation im Projektmanagement erfordern nicht die Anwesenheit aller Teammitglieder oder Parteien am selben Ort. Diese Art der Kommunikation wird als asynchrone Kommunikation bezeichnet. Es enthält:
ein. E-Mail - E-Mail wird häufig verwendet, um das Projekt zu koordinieren und zwischen Teammitgliedern zu kommunizieren.
b. Fax - Faxgeräte werden auf der ganzen Welt als vertrauenswürdige Übertragungsverfahren für Dokumente eingesetzt.
c. Blogs - Einige Projektmanager schreiben Blogs über ihre Erfahrungen mit verschiedenen Herausforderungen, mit denen sie während der Ausführung des Projekts konfrontiert waren. Diese Blogs können für den zukünftigen Entscheidungsprozess hilfreich sein.
Mit der Weiterentwicklung moderner Technologien wird es möglich, alle Teammitglieder von überall auf der Welt zusammenzubringen.
Der Projektmanager kann einen beliebigen Kommunikationskanal mit Teammitgliedern oder Stakeholdern wählen. Die Kommunikation wird jedoch durch die Erkenntnis, was kommuniziert wird, mit effektivem Feedback von verschiedenen Stakeholdern wirksam. Aktives Zuhören, ausgeprägte Präsentationsfähigkeiten, Fähigkeiten zur Lösung von Konflikten usw. sind die Merkmale der Kernkompetenzen eines erfolgreichen Projektmanagers.
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