Was ist Microsoft Project oder MS Project online kostenlos?
MS Project Online Free ist eine Suite von Tools, die bei der effizienten und ordnungsgemäßen Verwaltung von Projekten und Portfolios helfen. Es hat verschiedene Anwendungen, die von Branchen wie Bau, Einzelhandel, Finanzen, Gesundheitswesen reichen, um nur einige zu nennen. Nicht viele von uns sind mit MS Project wirklich vertraut, vielleicht weil es nicht mit dem üblichen MS Office geliefert wird, das wir auf unseren Computern oder Laptops installieren. Obwohl den meisten Studenten unbekannt, handelt es sich tatsächlich um eine sehr beliebte Projektmanagement-Software, die von Microsoft entwickelt wurde.
Für viele Menschen ist das Erlernen der Verwendung von MS Project dasselbe wie das Erlernen der Grundlagen des Projektmanagements und geht in gewisser Weise Hand in Hand. Kurz gesagt bedeutet Projektmanagement, Ressourcen so zu planen, zu organisieren und zu verwalten, dass Verluste minimiert und ein bestimmtes Ziel erreicht werden.
Vielleicht wurden Sie gerade befördert und haben ein wichtiges, langwieriges und komplexes Projekt erhalten, das eine umfassende Planung mit fünfzig verschiedenen Elementen erfordert. Wie geht's? Sie lernen MS Project online kostenlos kennen! Diese Anwendung wurde hauptsächlich entwickelt, um Personen bei der Entwicklung von Plänen, beim Sortieren von Ressourcen sowie beim Zuweisen von Aufgaben, beim Verfolgen von Fortschritten und beim Verwalten vieler Dinge zu unterstützen, einschließlich des jährlichen Budgets et al. Das MS Project erstellt Pfadpläne auch mit einem Add-On von Drittanbietern. Das heißt, mit MS Project ist keine Raketenwissenschaft. Sie müssen nur ein paar Dinge wissen, bevor Sie sich auf den Weg zum MS Project-Know-how machen. A) Sie müssen wissen, wie Sie die MS Project-Software auf Ihrem Computer oder Laptop installieren und starten, und B) Sie müssen ein Projekt zur Hand haben, das Sie analysieren und optimieren müssen.
Eines der grundlegendsten Dinge, die man lernen muss, wenn man täglich und professionell MS Project online kostenlos nutzen möchte, muss man wissen, wie man einen Projektplan erstellt. Wie bei einer neuen Software können Sie jetzt monatelang und jahrelang in jedem Winkel navigieren und nachforschen oder versuchen, Dinge für sich selbst zu entdecken, oder Sie können schlau sein und Ihre Recherchen im Voraus durchführen. Ich mache lieber Letzteres. Jetzt, da Sie hier sind und lesen, gehe ich davon aus, dass Sie die Grundlagen des MS-Projekts erlernen und die grundlegenden Fähigkeiten erlernen möchten, die darin enthalten sind. Die Wahrheit ist, es ist wie jedes andere Microsoft-Programm. Müssen Sie alle Funktionen von MS PowerPoint kennen, um eine gute Präsentation zu erstellen? Genau das Gleiche! Sie können umfangreiche und erfolgreiche Projektpläne erstellen, die die Grundlagen kennen.
Lassen Sie uns also ohne weiteres online in die Grundlagen von MS Project eintauchen und sehen, wie wir einen guten MS Project-Plan erstellen können.
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Beginnen wir mit dem, was Sie brauchen.
Natürlich benötigen Sie MS Project, das Sie auf der Website als Standard- oder Professional-Edition erwerben können. Die Professional Edition hat viel komplexere Funktionen. Wenn Sie ein Anfänger bei MS Project Online Free sind, sollte eine Standard Edition ausreichen. Nach der Installation dieses Programms werden Sie es höchstwahrscheinlich auf Ihrem Desktop oder in Ihrem Startmenü finden.
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Machen Sie ein Beispielprojekt.
Oder wenn Sie bereits ein Projekt haben, an dem Sie gerade arbeiten, verwenden Sie dieses. Nur für die Hypothese gehe ich davon aus, dass wir ein einfaches Programm entwickeln, das neue Kundenkonten aus einer CRM-Datenbank (Customer Relationship Management) liest. Leicht genug? Richtig. Es ist ein sehr einfaches Projekt und sehr nützlich, wenn Sie mit einem Unternehmen arbeiten. Lassen Sie mich einige Eckdaten nennen.
- Projektname
- Projektvorbereitung
- Projektbeginn
- Fortschritt
- Prüfung des Plans
- Positionierung
Dies ist ausreichend, um zu folgen, und ich behalte diese sechs-ms-Projektbeispielplanungsschritte immer im Hinterkopf, wenn ich einen Projektplan erstelle. Das ist natürlich nicht alles. In jeder dieser Aufgaben steckt ein Dutzend Aufgaben, die im Artikel näher erläutert werden.
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Starten Sie MS Project online kostenlos und schießen Sie in Projektphasen
Natürlich müssen Sie MS Project online kostenlos starten. Es öffnet sich, da eine Arbeitsmappe nicht wirklich schwer zu bedienen ist. Der nächste Schritt wäre die oben aufgeführte Projektphase (Projektname, Vorbereitung usw.).
Empfohlene Kurse
- VBA Macro Prep Training
- Online-Schulung zu VBA und Makros
- Excel 2007 Basic Training Bundle
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Geben Sie die detaillierten Aufgaben für jede Phase ein.
Nachdem Sie die gewünschten Phasen eingegeben haben, müssen Sie die detaillierten Aufgaben unter jeder Phase ausfüllen. Zum Beispiel können Sie unter MS Project Online Free Prep 'Gather Documentation' und 'Extract Contact Information' hinzufügen. Lassen Sie es mich zur Vereinfachung des Beispiels für Sie aufschlüsseln. Sie können Aufgaben wie "Künstler aufrufen" - Name der Künstler usw. eingeben. Die Frage, die sich jetzt stellt, ist, wie Sie mit diesen kostenlosen Online-Planungsschritten für ms project aufkommen. Sie müssen nur große Aufgaben in kleinere, einfacher klingende aufteilen. Zerlegen Sie eine Aufgabe in Unteraufgaben. Brechen Sie es auf, aber gehen Sie nicht alles aus und riskieren Sie, über Bord zu gehen.
Wenn Sie einen Projektplan erstellen, können Sie zusätzlich ein Zeitfenster für die Erstellung des Produkts, ein Zeitfenster für die Überprüfung und ein Zeitfenster für die Abmeldung festlegen. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen, und es ist sowieso eine ziemlich übliche Praxis.
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Zeit zuweisen
Sie sollten jeder Aufgabe, die Sie eingegeben haben, immer eine bestimmte Zeitdauer zuweisen. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie sparen können. Ignorieren Sie für einen Moment die erste Spalte im Aufgabenbereich und geben Sie Daten unter Dauer ein. Zum Beispiel planen Sie ein Konzert. Es könnte wie folgt gehen:
- Rufe Künstler an - 3 Tage
- Finalisiere Künstler und Performances - 2 Tage
- Hörsaal anrufen - 3 Tage
- Bestätigung und Vorauszahlung an das Auditorium - 2 Tage
- Buchen Sie Anzeigenflächen in Zeitungen - 12 Tage
- Tickets drucken und verkaufen - 25 Tage
- Unterkunft einrichten - 4 Tage
- Reisevorbereitungen organisieren - 3 Tage
Wenn Sie die Eingabetaste im Bereich "Aufgabendauer" drücken, wird rechts ein blauer Balken angezeigt, der grafisch die Dauer angibt. Diese Taskleiste und die Auflistung dieser Leisten wird als Gantt-Diagramm bezeichnet. Nennen Sie dieses MS-Projekt online kostenlos als Concert 1.0.
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Ressourcen zuweisen
Was machen Sie, wenn Sie nicht die einzige Person sind, die an diesem Projekt arbeitet? (Was in 80% der Fälle der Fall sein wird). Als Projektmanager müssen Sie diese Aufgaben also selbst zuweisen. Sie können auf der Registerkarte Ressourcen den Namen der Person eingeben, die die Aufgabe ausführen soll. Sie können die Initialen des Namens der Person wie Nita Shetty als NS eingeben oder, wenn Sie ein ganzes Team für diese Aufgabe haben, beispielsweise Team A eingeben.
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Geben Sie das Projektstartdatum und die Aufgabenabhängigkeiten ein
Also ja, Sie sind fast da. Nicht ganz, aber auf halbem Weg. Sie müssen sich fragen, warum alle Aktivitäten am selben Datum beginnen. Es ist standardmäßig eingestellt, machen Sie sich also keine Sorgen. Als Projektmanager sind Sie also bis Ende Juni beschäftigt und möchten dieses neue Projekt erst am 1. August starten. Dazu können Sie in der oberen Menüleiste auf Projekt und in der Auswahlliste auf Projektinformationen klicken. Ruhe ist einfach. Das Projektinformationsfenster sollte wie hier gezeigt angezeigt werden. Ignorieren Sie vorerst alle anderen Felder in diesem Fenster und sehen Sie sich nur das erste Feld an, in dem "Startdatum" angegeben ist. Ändern Sie dieses Startdatum auf den 1. August und klicken Sie auf "OK". Und fast sofort werden Sie feststellen, dass dieses Fenster geschlossen wird und alle Gantt-Balken in Ihrem Projekt auf das Startdatum des 1. August verschoben wurden.
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Geben Sie ein Beispiel für ein MS-Projekt mit einer logischen Sequenz an.
Dieser ist eine Selbstverständlichkeit. Aber wie machen Sie das? Lass mich dir zeigen. Diese Aufgabe wird mithilfe der 'Aufgabenabhängigkeiten' oder 'Vorrangbeziehungen' erledigt. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was eine "Aufgabenabhängigkeit" ist. Eine Aufgabenabhängigkeit ist eine Verbindung zwischen einer Aufgabe und einer anderen. Wenn sich beispielsweise das End- und Startdatum von Task 1 ändert, ändert sich auch das von Task 2. Es gibt ein Dutzend Möglichkeiten, wie diese Abhängigkeitsanweisung gegeben werden kann. Hier werden wir es tun, indem wir einfach die Aufgaben durch die Graphen verknüpfen. Die Verwendung von Logik wird hier empfohlen - wir wissen, dass wir die Künstler erst nach dem Aufrufen finalisieren können. Um dies anzuzeigen, können wir
- Positionieren Sie im Gantt-Diagramm die Maus in der Taskleiste der ersten Task, bis sich der Mauszeiger in einen 4-Wege-Pfeil verwandelt.
- Klicken Sie mit der linken Maustaste und ziehen Sie den Mauszeiger über die zweite Aufgabe, die Sie verknüpfen möchten. Lassen Sie die Maustaste los. Dadurch wird eine Verbindungslinie zwischen dem Enddatum der ersten Aufgabe und dem Startdatum der zweiten Aufgabe erstellt.
- Wiederholen Sie diesen Schritt mit allen Aufgaben (Aufgabe 1, Aufgabe 2 und Aufgabe 3 …) und verknüpfen Sie sie miteinander.
- Möglicherweise sind einige Aufgaben vorhanden, die möglicherweise nicht der Reihenfolge entsprechen. Beispiel: Aufgabe 7 zum Drucken und Verkaufen von Tickets muss nicht bis zum Abschluss der vorherigen Aufgabe abgewartet werden, sodass Sie Aufgabe 7 mit Aufgabe 5 verknüpfen können.
- Die letzten beiden Aufgaben sind Verwaltungsaufgaben und können ausgeführt werden, sobald die Interpreten bestätigt wurden, sodass Sie sie direkt nach der Aufgabe verknüpfen können
Denken Sie daran, das ist mächtiges Zeug. Sie können diese Art von Abhängigkeit überall in Ihrem Projekt aufbauen. Wenn sich also ein Datum ändert, wird alles, was dazu gehört, automatisch aktualisiert!
Es kann ratsam sein, sich daran zu erinnern, dass all diese Aufgaben bestimmte Annahmen betreffen, die wir getroffen haben, und dass es sich im Grunde genommen um idealistische Situationen handelt.
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Überprüfen Sie die Projektdaten.
Dies ist ein ziemlich wichtiger Schritt. Nachdem Sie die Aufgabenabhängigkeiten in Ihrem kostenlosen Online-Plan für ms project eingegeben haben, müssen Sie die Meilensteindaten für Ihr Projekt überprüfen. Sie müssen realistische Daten festlegen, damit Ihr Projekt ein Erfolg wird. Eines der wichtigsten Dinge, die Sie überprüfen müssen, ist beispielsweise der Gesamtstart des Projekts sowie ein Enddatum. Entspricht dies Ihrer Frist? Können Sie zum Starttermin mit der Arbeit beginnen? Sie müssen auch die Aufgaben überprüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
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Überprüfen Sie das Gantt-Diagramm
Bevor Sie das Projekt abschließen, müssen Sie als Letztes das Gantt-Diagramm überprüfen. Dazu können Sie in das Menü Ansicht gehen und Tracking Gantt auswählen. Wenn Sie sich auf einem Windows-PC befinden, können Sie die Strg-Taste drücken, während Sie das Mausrad auf der Maus nach oben und unten bewegen. Auf diese Weise können Sie das Gantt-Diagramm mühelos vergrößern und verkleinern.
Sie können das Gantt-Diagramm auch auf einem großen Blatt Papier ausdrucken und auf Ihren Schreibtisch kleben, damit Sie alle Termine genau kennen und es effizient nachverfolgen können!
Das ist das. Ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen ein ausgeprägtes Verständnis für die Erstellung eines einfachen sowie eines funktionalen Projektplans in MS Project online vermittelt hat. Wenn Sie ein Anfänger sind, würde ich vorschlagen, dass Sie mit einfachen kostenlosen MS Project Online-Plänen beginnen und später erweiterte Funktionen erlernen. Alles, was Sie wissen müssen, um ein voll funktionsfähiges ms project online free plan zu erstellen, wird oben ausführlich erklärt!
Meiner Meinung nach ist die meiste Zeit alles, was Sie brauchen, ein einfacher Plan. Komplizierte Pläne tendieren selten dazu, sich zu verbessern und Ihren bereits gestressten Zeitplan zu erweitern. Wenn Sie sich zu sehr auf erweiterte Funktionen verlassen, übertreiben oder analysieren Sie wahrscheinlich Dinge!
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