Effektive Kommunikation - Kommunikation in IT-Projekten bildet die zentrale Brücke zwischen Ideen und deren Umsetzung. Kommunikation kann jedoch in wenigen Sekunden zu Missverständnissen führen. Effektive Kommunikation scheint das Gebot der Stunde für IT-Projektmanager zu sein, die es lieber richtig machen möchten, wenn es um das Wie, Wann, Warum und Wo der Kommunikation geht. Der Fortschritt des Projekts hängt definitiv von der Art und Weise ab, wie die Projektkommunikation stattfindet, denn nur durch Kommunikation können Sie Informationen von einem Punkt zu einem anderen weitergeben.
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Es kann viel über die Fähigkeit eines IT-Projektmanagers gesagt werden, die gesamte Route des Projekts durch den Kommunikationsplan oder die ausgerüstete Strategie zu leiten, zu verwalten und erfolgreich zu koordinieren. Es ist diese Kommunikation, die dieses Projekt offensichtlich machen oder brechen oder seine Wirksamkeit in der Größenordnung des Geschäfts messen kann. Für ein Projekt, das sich an verschiedene Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen Fähigkeiten richtet, gilt: Je reibungsloser ein Kommunikationsplan ist, desto besser ist er für das Projekt und dessen Erfolg. Stellen Sie sich das als Klebstoff vor, der die verschiedenen Aspekte der Projektphasen zusammenhält. eher wie eine Stiftung als eine Kommunikationsbarriere.
Die Kommunikation muss angemessen gehandhabt werden, um das maximale Potenzial des definierten Projektplans zu erzielen. Haben Sie jemals von den Unterschieden zwischen Stakeholdern gehört, die zu gravierenden Auseinandersetzungen und zur Auflösung von Projekten geführt haben? Die meisten dieser Fälle und Szenarien sind auf Missverständnisse zurückzuführen. Dies ist etwas, das Sie als Projektmanager für Ihr Team und Ihr Projekt nicht wünschen würden.
Mit der Globalisierung gibt es Projekte, die in Übersee expandieren und einen robusten Mechanismus und Plan für die gesamte Kommunikation benötigen, der so schnell und leistungsstark sein muss, dass keine Lücken dazwischen bestehen. Also, hier ist ein Leckerbissen für alle da draußen, die sich als effektiver Kommunikator im Projektmanagement einen Namen machen und Erfolg haben wollen.
Ja, wir brauchen effektive Kommunikation innerhalb von IT-Projekten!
Es gibt immer eine Aufgabe, die den gesamten Prozess Ihres Projekts unterbricht und Zeit und Raum benötigt, um das Projekt wieder in Gang zu bringen. Aber wenn dieses spezielle Szenario nicht früher in Betracht gezogen wird oder wenn andere Stakeholder nicht darüber nachdenken, wie sie damit umgehen sollen, wird es mit Sicherheit einen weiteren Aufruhr auslösen.
Stellen Sie sich ein Projekt als ein Haus vor, das mit Spielkarten gebaut wird. Eine falsche Bewegung oder Platzierung und die Steine fallen herunter. Haben Sie ein solides Fundament und es ist kein steiler Hügel von Ihrem Rückschlag. Und diese Grundlage ist ganz offensichtlich Kommunikation.
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Durch die Kommunikation ist Ihre Planung besser, Ihre Anforderungserfassung ist besser, Ihre Implementierung ist besser und Ihr Projekt verläuft reibungslos.
Kommunikation scheint einer der am meisten unterschätzten Faktoren des Projektmanagements und der Projektplanung zu sein und wird in der letzten Phase häufig ausgelassen. Dies stapelt die Arbeit und mit einem Swoosh! Ihre harte Arbeit und Belastbarkeit können absolut keine Ergebnisse bringen. Damit habe ich mich befasst und spreche aus einer persönlichen Erfahrung.
Ich habe die Wichtigkeit eines effektiven Plans für Kommunikationsfähigkeiten von Anfang bis Ende eines Projekts erkannt.
Vorteile effektiver Kommunikation
Effektive Kommunikationsfähigkeiten können Ihnen und Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Aufwand für das von Ihnen durchgeführte Projekt ersparen.
Projektmanagement-Dreieck
Diese drei Aspekte des Projektmanagement-Dreiecks bestimmen den Erfolg eines Projekts. All dies ist von wesentlicher Bedeutung und muss richtig ausgeglichen werden. Jede Einschränkung wirkt sich zwangsläufig auf die beiden anderen Faktoren aus.
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Wenn der Umfang vergrößert wird, werden auch Zeit und Kosten für das Projekt veranschlagt. Wenn die Zeit knapp und knapp ist, schränkt dies den Umfang des Projekts ein, erhöht jedoch die erbrachten Kosten. Und schließlich, wenn das Budget knapp ist, werden die Kosten gelockert und der Umfang reduziert.
Da diese Änderungen ständig in jeder Phase des Projekts stattfinden, kann eine effektive Kommunikation die Punkte sein, die die Einschränkungen miteinander verbinden, um die gewünschte Ausgewogenheit zu erzielen.
Nachverfolgung von Stufen
Sie sind derjenige, der das Projekt von vornherein leitet, aber Sie können sich nicht ein Bild davon machen, was mit Ihrem Projekt los ist, da die im Issue-Tracking-System genannten Beschreibungen einfach irreführend und für Sie nicht eindeutig sind, um Entscheidungen zu treffen. Klingt bekannt?
Hier hilft effektive Geschäftskommunikation, den Tag zu retten und den Überblick zu behalten, was getan werden muss.
Ihre E-Mail soll Ihr Team zum Erreichen eines wichtigen Meilensteins beglückwünschen, aber es scheint, dass Ihre E-Mail in der Betreffzeile, die im Posteingang aller angezeigt wird, nicht wichtig ist. Sie müssen sich nur der effektiven Kommunikation zuwenden.
Modi zur Erleichterung einer effektiven Kommunikation
- Werkzeuge & Systeme
- Besprechungen
Diese Liste ist nicht ausführlich, bildet jedoch den Kern effektiver Kommunikationstipps - Einfachheit.
E-Mail - Dies ist ein primäres Mittel der internen und externen Kommunikation. Seit den Anfängen des Internets haben sich E-Mails kontinuierlich erweitert und weiterentwickelt, um dem effektiven Kommunikationsfaktor jeder Transaktion gerecht zu werden.
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Bei all dem Pomp und der Parade sind sich viele jedoch noch nicht bewusst, wie die grundlegende Verwendung von E-Mail zum Fortschritt Ihrer IT-Projekte führen kann. Die Betreffzeile ist der erste zu diskutierende Punkt. Während Sie sich mit einem IT-Projekt befassen, muss Ihre Betreffzeile sein:
- Prägnant und klar
- Kurz
- Kann den Zweck der E-Mail weitergeben
- Kann das Projekt identifizieren
Die Betreffzeile ist wie Ihr Schlagwort und kann bestimmen, ob Ihr Team diese Minuten des Lesens des Inhalts der E-Mail sparen wird oder nicht.
Als nächstes folgen die Empfänger. Das Feld An, Cc, Bcc sollte IDs enthalten, die den richtigen Personen gehören, und sollte nicht in eine Mailingliste aufgenommen werden, wenn es sich nicht um alle Personen auf dieser Liste handelt.
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Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie alles per E-Mail erhalten: Transaktionen, Besprechungsdiskussionen und Protokolle. Es muss offiziell sein und E-Mails bilden die offizielle Form der Kommunikation.
Tools & Systeme - Wir haben sie für die Nachverfolgung moderner Projektaufgaben, für Erinnerungen, für die Zusammenarbeit, die gemeinsame Nutzung und für alle Arten der Kommunikation verwendet. Heutzutage haben Geschäftsanwendungen an Dynamik gewonnen und die Integration in E-Mail-Clients hat die Dinge für alle Projektmanager und Mitglieder des Projektteams gleichermaßen vereinfacht. Als Projektmanager müssen Sie jedoch diese Apparaturen effizienter Kommunikationsmittel einsetzen, damit Sie Ihr Projekt effektiver bearbeiten können.
Projektmanager, die sich mit IT-Projekten befassen, ertrinken in Problemen, die unpraktisch erfasst werden, was zu einer verzögerten oder gar keiner Kommunikation von Erwartungen führt. Obwohl Sie Ihre E-Mails stets auf dem neuesten Stand halten oder die laufenden Aktivitäten Ihres Projekts nachverfolgen können, scheint dies bei größeren Projekten einfach nicht möglich zu sein. In solchen Situationen ist es für einen Projektmanager wichtig, in bessere Projektmanagement-Tools zu investieren, die die verschiedenen an Ihrem Projekt beteiligten externen und internen Stakeholder verbinden und miteinander verknüpfen.
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Bei der Verwendung solcher Systeme müssen Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:
- Titel - Stellen Sie sicher, dass der Titel alles enthält. Der Titel sollte für jeden innerhalb der Projektgrenzen so beschreibend wie möglich sein.
- Kategorie - Kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, und weisen Sie ihnen Kategorien zu. Setzen Sie Prioritäten und teilen Sie mit, welche Aufgaben genauer betrachtet werden müssen als die anderen.
- Probleme - Vergewissern Sie sich, dass Sie sie effizient nachverfolgen, damit Ihr Projekt die nächste Aufgabe nicht blockiert, und stellen Sie sicher, dass Sie über das System ausreichend kommunizieren, dass eine bestimmte Aufgabe blockiert wird, um einer anderen dringenderen Aufgabe Platz zu machen.
- Beschreibung - Beschreiben Sie Ihre Beschreibung so genau wie möglich. Verwenden Sie Links, Bilder und Diagramme, um eine Idee oder Nachricht schnell zu übermitteln.
- Kommentare - Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Entwicklungen kommentieren, damit jeder in dieser Kategorie davon Kenntnis hat. Die Kommentare sollten sogar verbale Kommunikation oder Telefongespräche in der von uns diskutierten Art und Weise beschreiben.
Meetings - Diese Versammlungen von Intellektuellen, um Probleme zu „besprechen“ und zu „klären“, haben einen schlechten Geschmack, da sie stundenlange Besprechungsraumbeschränkungen erfordern und, wie manche befürchten, am Ende keine Ergebnisse bringen. Solche Besprechungen sind häufig anzutreffen, da eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz nicht gewährleistet ist.
Nehmen Sie zum Beispiel Statusaktualisierungsbesprechungen. In diesen Meetings diskutieren und teilen eine Menge Leute ihre erledigten und anstehenden Aufgaben, und zwar abwechselnd, während die anderen normalerweise entweder nur auf ihre Teilnahme warten oder sich total langweilen. Dies würde bedeuten, dass die Leute tatsächlich viel Zeit für unnötige Besprechungen verschwenden und die ihnen zur Verfügung stehende Zeit nicht vollständig nutzen, was zu einem Verlust von Ressourcen führt.
Um dem entgegenzuwirken, haben die Projektmanagement-Gurus eine Reihe verschiedener Besprechungen entwickelt, die in gewisser Weise den gleichen Zweck einer Besprechung verwirklichen und nichts verschwenden (Zeit, Geld oder Aufwand). Werfen wir einen Blick auf diese:
SCRUM - Im Agile-Framework werden Projekte in Teile aufgeteilt, und für jeden Teil wird ein Sprint ausgeführt, der normalerweise ein bis zwei Wochen dauert. In dieser Zeit ist es nicht effizient genug, um ein langes Meeting abzuhalten, um Aktualisierungen zu erhalten. Daher der SCRUM, ein 10-minütiges Stand-up-Meeting, bei dem der ScrumMaster jedes Teammitglied zu folgenden Themen anleitet:
- Welche Aufgaben wurden gestern erledigt?
- Was ist für heute geplant?
- Probleme aufgetreten
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Der ScrumMaster teilt dem Projektleiter dann die allgemeinen Aktualisierungen und den Status des Projekts mit. Dies ist eine effektive und schlanke Herangehensweise an alle angewandten Prozesse.
Eins-zu-eins-Treffen - Diese Form des Treffens würde die Zeit des Teamleiters nutzen, aber dennoch effektiv sein. Einzelgespräche sind aus folgenden Gründen wirksam:
- Regelmäßig zu einem festen Zeitpunkt geplant
- Standarddauer 30 Minuten
- Sie haben 10 Minuten Zeit, um Sie über den Fortgang des Projekts zu informieren
- 10 Minuten für Ihre Updates auf ihnen und ihrer Arbeit
- 10 Minuten für einen Entwicklungsplan und Dinge, die beim nächsten Treffen besprochen werden
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- Konzentrieren Sie sich auf die Arbeit und Leistung der Teammitglieder
- Behavioral Misses loswerden
- Regelmäßige Überprüfung der Entwicklungspläne
- Privat durchgeführt
Mitteilung 101
Hier sind ein paar Punkte, um sich daran zu erinnern, was wir vermittelt haben:
- Halten Sie Ihre Kommunikation kurz und prägnant, da wir uns in IT-Projekten mit Personen befassen, die an kreativer Arbeit beteiligt sind, die viel Zeit benötigt. Zum Beispiel Codieren und Entwerfen.
- Klarheit in Zweck und Betreff ist erforderlich.
- Jede Minute ist wichtig und die Zeit muss effizient genutzt werden.
- KISS - Mach es einfach, Dumme.
- Halten Sie sich an ein allgemeines Vokabular und vermeiden Sie die Verwendung langer und mühsamer Wörter.
- Bewahren Sie alles per E-Mail auf. Mündliche oder diskutierte Themen.
- Die Verwendung von Diagrammen und Bildern ist eine gute visuelle Kommunikation.
- Organisieren Sie präzise Besprechungen. Haben Sie eine feste Tagesordnung und Protokolle der Sitzung müssen nach den Sitzungen gesendet werden.
- Verwenden Sie das Whiteboard, um Ankündigungen und Aufgaben zu notieren, da E-Mails möglicherweise unbemerkt bleiben.
- Beziehen Sie nur Personen mit ein, die für Ihre E-Mails und Besprechungen benötigt werden. Sie werden nicht die Zeit anderer verschwenden wollen.
- Lesen Sie die Benachrichtigungen oder E-Mails, die Sie erhalten, deutlich durch, um sie zu verstehen.
- Verwenden Sie teamorientierte Projektmanagementsysteme, die die Zusammenarbeit fördern.
- Behalten Sie die Kontrolle über Ihr Projekt und vergewissern Sie sich, dass Sie alles wissen, was gerade passiert.
- Entscheidungen sollten klar und mit korrekten und genauen Daten übermittelt werden.
- Hören Sie auf Ihre Teammitglieder.
Weitersagen
Kommunikation ist das Schlüsselelement, das die Grundlage für den gesamten Projektlebenszyklus bilden muss. Bei jeder Änderung kann ein fester und gründlicher Kommunikationsplan zu Beginn des Projekts IT-Managern helfen, das Beste aus ihren Teammitgliedern herauszuholen, Fehler und Verschwendung zu beseitigen und nahtlos bis zum Ende voranzukommen.
Ihre Teammitglieder müssen wissen, dass Sie so viel Zeit und Mühe investieren, um sicherzustellen, dass die Koordination brillant ist und sie niemals in einem Meer von Worten verloren gehen können. Nehmen Sie diese Herausforderung zum Anlass, und Sie werden sehen, wie bereits die Korrektur der Kommunikation einen großen Unterschied für das Projekt und seine Abläufe ausmachen kann.
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