Eine E-Mail ist ein Kommunikationsmittel zwischen zwei weiteren Personen zum Informations- oder Gedankenaustausch. Es ist eine weiche Kommunikationsplattform, auf der Menschen über ein Thema interagieren, über ein Ereignis oder einen anderen Zweck informieren. E-Mails werden in kommunikativen Sprachen geschrieben, damit die Person (en) die Absicht verstehen kann. Das Grundproblem von E-Mails besteht darin, dass der Inhalt aufgrund des Fehlens von Ton und Emotionen im schriftlichen Format irreführend sein kann und der Leser die tatsächliche Bedeutung, die der Verfasser ausdrücken möchte, möglicherweise falsch interpretiert.

Funktionen von unhöflichen E-Mails

Die Funktionen, die anzeigen, dass eine E-Mail unhöflich ist, sind unten aufgeführt.

  • Missbräuchliche Sprache oder abfällige Inhalte, die verwendet werden, um den Leser zu missachten, was eindeutig abzugsfähig ist, sind ein Zeichen für eine unhöfliche E-Mail. Die unhöfliche Sprache, die verwendet wird, um Missachtung, Belästigung oder Drohung zu zeigen, wird rechtlich verfolgt.
  • Die Verwendung von Großbuchstaben oder Großbuchstaben, die bedeuten, dass der Autor Sie anschreit, ist auch eine respektlose Art der Kommunikation.
  • Die Höflichkeiten im Papierkorb zu belassen und sie beim Schreiben nicht zu verwenden, ist auch ein Zeichen für eine unhöfliche kommunikative E-Mail. Die E-Mail ohne Hallo oder Hallo scheint eine Aufforderung oder ein Befehl zu sein und bedeutet Ignoranz oder Dominanz. Wenn die Mail Teil eines fortlaufenden Themas ist, können die Anreden und Höflichkeiten ignoriert werden, was keinerlei Unprofessionalität hervorruft.
  • Der Inhalt der E-Mails, die unfreundliche Worte an Sie richten und mit einer unhöflichen Überweisungsmethode, die persönliche Ausgrabungen vermittelt, alles andere als lobenswert sind.
  • Die unnötige Verwendung von Ausrufezeichen und Fragezeichen wird in der ethischen Welt des E-Mail-Schreibens oft als unhöfliches Verhalten angesehen, es sei denn, Sie kommunizieren mit Ihren Freunden und möchten Ihre gesteigerten Gefühle ausdrücken. Der Grad der Betonung, der durch die Verwendung von Frage- und Ausrufezeichen gezeigt wird, sollte entsprechend der Situation beurteilt werden.
  • Das Kopieren des Materials von einem größeren Fisch und das Senden an Sie, um daraus zu schließen, dass die Arbeit oder etwas auf Befehl mit einem herrischen Ton erledigt werden sollte, ist ebenfalls unhöflich.

Senden von unhöflichen E-Mails

Anhand der obigen Liste mit Hinweisen auf eine unhöfliche E-Mail können Sie die grundlegenden Funktionen einer E-Mail verstehen, die das Gefühl des Lesers beeinträchtigen können. Es ist ein häufiger Fehler, den fast alle E-Mail-Autoren begangen haben. Egal wie gut erzogen und raffiniert ein Schriftsteller ist, manchmal kann es sein, dass er oder sie sich ungewollt dem unhöflichen Format hingibt. Während wir uns mit jemandem unterhalten, haben wir die Gabe unseres Ausdrucks und den Ton der Stimme, die die Hälfte der Absicht ausdrückt. Unsere Gesten und unser Gesichtsausdruck bestimmen die Stimmung des Gesprächs, aber im Falle von E-Mails kann die Leere des Ausdrucks nur mit der Auswahl guter Wörter gefüllt werden, die der Absicht entsprechen.

Versuchen Sie in einer E-Mail-Konversation, den richtigen Ton für das Kommunikationsthema zu finden, indem Sie sich in den Schuh des Lesers einfügen. Dieser Schritt hilft sehr, das Publikum zu verstehen und daher ist das Schreiben einer E-Mail ebenfalls von Vorteil. E-Mail wurde für einfache Interaktionen entwickelt und spart viel wertvolle Zeit. Aber Eile und Fehlinterpretationen können den Segen in ein chaotisches Gespräch und unerwünschte Reibung verwandeln. Die Fehler sollten identifiziert und behoben werden, um eine korrekte E-Mail zu erstellen, die von der Person am anderen Ende richtig verstanden wird.

5 Arten von unhöflichen E-Mails

Die Liste der 5 versteckten Fehler, die die Situation zu einem chaotischen machen, wird Ihnen helfen, die Probleme zu identifizieren, die E-Mails unhöflich und unprofessionell machen.

  1. Carbon Copy-Faktor (CC)

Wenn Sie eine E-Mail senden und jemandem ein CC senden, wird die E-Mail als Teil der Kette der Empfänger angezeigt. Aber das ständige Kopieren von Kohlenstoff ist für die Leser eine nervige Sache. Das grundlose Hinzufügen von Empfängern, um sie auf die E-Mail aufmerksam zu machen, spiegelt auch nicht die guten Manieren wider. Manchmal ist es für die Leser sehr ärgerlich, ihren Namen als Anhang einer Mail zu finden, es sei denn, dies ist sehr wichtig.

Wenn andererseits eine E-Mail zu Kommunikationszwecken an mehrere Empfänger gesendet wird, kann es sehr unprofessionell sein, wenn alle Empfänger unbeabsichtigt mit "Danke" oder einer anderen Bestätigung für die E-Mail beantwortet werden. Es ist für die Mitarbeiter, die Dutzende von ihnen in den Arbeitsprozess einbeziehen, sehr ärgerlich, eine weitere E-Mail in der gleichen Kette nur zur Bestätigung zu erhalten.

Der Trick, um diese irritierende Angewohnheit zu vermeiden, besteht darin, den E-Mail-Prozess als persönliches Gespräch zu behandeln. Denken Sie an die Anforderungen der E-Mails und kochen Sie das Konversationsskript, in dem Sie leicht feststellen, dass die einfachen Bestätigungs-E-Mails nicht obligatorisch oder erforderlich sind, was die Belästigung der vielbeschäftigten Leser auslöst. Das Senden einer unhöflichen E-Mail kostet den Leser Zeit und die Produktivität des Teams sinkt. Brechen Sie die Angewohnheit ab, alles in einer Mail-Kette zu beantworten, und lassen Sie jeden seinen Seelenfrieden bewahren.

  1. Zu kurz um zu verstehen

Wie fühlst du dich, wenn du jemandem eine Tatsache erzählst und er oder sie nach der Fertigstellung mit einem kleinen Nicken oder einer Haltung antwortet? Dieses Verhalten ist sehr irritierend. Der gleiche Fall gilt auch für das Schreiben von E-Mails. Wenn der Absender große Anstrengungen unternommen hat, damit Sie die Fakten mit der richtigen und detaillierten Beschreibung verstehen, ist eine kurze Antwort wie "Danke", "Vermerkt" oder "Bekommen" sehr ärgerlich. Der Absender ist der Meinung, dass der Aufwand durch die wertlose Antwort umsonst ist. Sie haben nicht die Macht, Ihre Gefühle in Bezug auf das Thema auszudrücken, daher wirken die kleinen Antworten sehr unhöflich und respektlos, obwohl Sie sie von Ihrer Seite mit angemessenen Gefühlen ausgedrückt haben. Ihre Absicht muss in Ihrer Antwort richtig wiedergegeben werden, damit der Absender die Nachricht erhält, dass Sie die E-Mail bestätigt haben und für die Handlung verpflichtet sind. Die apathischen Antworten sind unbeabsichtigt, aber der Leser könnte ein falsches Bild erhalten, das für zukünftige Zwecke nicht gesund ist.

Der beste Weg, solche Spannungen am Arbeitsplatz zu vermeiden, ist eine humanere Kommunikation. Das Schreiben von „Ich habe die Nachricht erhalten und kann sie am nächsten Tag richtig beantworten“ ist weitaus besser als das Schreiben von „Verstanden“. Es verbessert den Aspekt, sich um den Absender zu kümmern und der von ihm geschriebenen E-Mail einen Mehrwert zu verleihen. Die einfache Nachricht wird akzeptabler, wenn etwas mehr Zeit für die Antwort aufgewendet wird.

  1. Das ASAP- oder URGENT-Tag

Der Betreff einer E-Mail soll Aufschluss über die Absicht des umfassenden Stücks geben. Es ist kurz und auf den Punkt. Aber manchmal, wenn Sie das Kennzeichen der Dringlichkeit oder Eile setzen, wird die gesamte E-Mail für den Leser zu einem unhöflichen Schwerpunkt. Die Tatsache der Dringlichkeit oder des Notfalls kann nicht mit E-Mails behandelt werden, da sie für die Freizeitsuche bestimmt sind. Wenn die Angelegenheit so dringend ist, ist es besser, telefonisch zu kommunizieren. Sie können die Person einfach anrufen und die Angelegenheit sofort lösen, anstatt auf die Antwort auf der anderen Seite zu warten. Die Kennzeichnung der Dringlichkeit in der Betreffzeile gibt dem Leser einen negativen und unhöflichen Ton an.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Spannung von "dringenden" Tags im Motiv zu vermeiden. Wenn das Problem in einem entspannten Modus kommuniziert werden kann und die Absicht der E-Mail ist, den Leser darauf aufmerksam zu machen, entfernen Sie die dringende Tag-Zeile oder das ASAP-Format aus dem Betreff. Lassen Sie ihn die Nachricht erhalten und reagieren Sie ebenfalls. Aber wenn die Angelegenheit so dringend ist, kontaktieren Sie ihn über ein besseres Medium für eine sofortige Reaktion und lösen Sie es. Wenn die Angelegenheit nur per E-Mail kommuniziert werden kann, müssen Sie in der Lage sein, eine aussagekräftige Betreffzeile zu erstellen, die die Dringlichkeit der Angelegenheit gut hervorhebt, ohne die unhöflichen Inhalte zu verwenden. Am Arbeitsplatz checken alle Mitarbeiter häufig ihre E-Mails, sodass die Möglichkeit einer sofortigen Antwort immer gegeben ist. Lassen Sie den Leser die Dringlichkeit verstehen und entsprechend reagieren. Die Betreffzeile erledigt die Arbeit, wenn der richtige Ton eingestellt ist. Ihre Aufmerksamkeit über eine gute Betreffzeile zu erregen, ist der richtige Weg, um mit dem Problem umzugehen. Fügen Sie Zeilen hinzu, die den Zeitpunkt der Antwort angeben, der von den betroffenen Personen benötigt wird, und der Leser wird ebenfalls reagieren.

  1. Der erniedrigende Ton

Die E-Mails sind für die Kommunikation gedacht, die für eine positive Entwicklung gedacht ist. Die E-Mails, die an Mitarbeiter oder Kollegen gesendet werden, um diese über ihre Arbeitsabläufe zu informieren, und die die Fehler andauernd anzeigen, können einen unhöflichen Ton angeben. Es ist ein Weg der Kritik und wie wir alle wissen, kann Kritik positiv und konstruktiv sein. Die E-Mails, die auf das Falsche hinweisen sollen, mindern die Begeisterung des Mitarbeiters. Sobald das Vertrauen nachlässt, wird sich auch die Qualität der Arbeit verschlechtern. Negativität in den E-Mails muss vermieden werden, damit die Belegschaft engagiert bleibt. Andererseits ist es für die Zukunft eines Unternehmens wichtig, Fehler aufzuzeigen und zu korrigieren.

Das gleiche Rauschen liegt in der Kommunikation per E-Mail. Sie können Ihre Äußerungen oder Ihren Ton nicht in der Absicht zeigen, daher ist es ziemlich offensichtlich, dass das Kritisieren von E-Mails direkt in der Stimmungszone des Lesers eintreten kann. Die Verwendung negativer Wörter setzt einen schlechten Ton in der E-Mail und kann den Leser leicht desmotivieren. Wenn Sie die Absicht haben, negative Meinungen über die Leistung einer Person zu äußern, stellen Sie diese so ein, dass sie einen konstruktiven kritischen Ton angibt. Vermeiden Sie es, Wörter zu verwenden, die einen negativen Einfluss haben, und geben Sie sich mit positiven Wörtern hin, die den negativen Sinn vermitteln, aber auf ermutigende Weise. Die schlechten Ergebnisse einer Person mitzuteilen, ist kein Kinderspiel. Sie sollten das Gefühl hinter dem Grad der Sorgfalt der Person verstehen. Geben Sie diesbezüglich in der Mail Ihren Ton an und komponieren Sie ein gutes Stück. Wenn die Situation so schlecht ist, ist es am besten, den Prozess persönlich zu handhaben, anstatt eine abfällige E-Mail zu senden. Wenn E-Mail die einzige Option ist, schreiben Sie das Stück auf eine unterhaltsame Art und Weise, in der die Person die wahre Absicht dahinter verstehen und die Kritik leicht aufnehmen kann.

  1. Der roboterhafte Ansatz

Die Verwendung von E-Mail als Kommunikationsmedium ist am Arbeitsplatz weit verbreitet. Aber manchmal vergessen wir aufgrund der hohen Arbeitsbelastung und des Geschäfts, Konnotationen hinzuzufügen. Das Fehlen von "Bitte", "Danke" und "Grüßen" ist in den E-Mails sehr verbreitet, die eine robotische Herangehensweise an die Arbeit widerspiegeln. Es ist keine Regel, dass diese Wörter in der E-Mail obligatorisch sind, aber ihre Anwesenheit spiegelt einfache menschliche Emotionen wider. Der Leser könnte Sie für unmenschlich halten, wenn Sie hineinspringen und eine Akte ins Gesicht schlagen und den Raum verlassen. Der Ansatz scheint Teil eines Fließbands zu sein.

Das Senden unmenschlicher Mails ist wie das Betreten eines Büros oder einer Kabine und das Übergeben eines auszufüllenden Berichts, ohne auch nur ein einziges Wort der Bestätigung auszutauschen. Es ist ziemlich unhöflich. Fügen Sie Ihrer Komposition einige Sekunden hinzu, um Wörter zu integrieren, die den menschlichen Teil des Absenders widerspiegeln. Es ist nicht so, dass Sie fragen müssen, wie es ihm geht, oder sich nach den Familienmitgliedern erkundigen müssen, um sich als Wohltäter zu beweisen, sondern ein einfaches Hallo und andere anerkennende Worte bringen einen sanften Touch in die Herangehensweise. Vermeiden Sie auch strenge Worte, die Sie zu einem mechanischen Teil des Teams machen könnten. Stellen Sie den Ton leiser und menschlicher ein, damit der Empfänger mit Ihren Absichten korrelieren und gleichermaßen handeln kann.

In einer Nussschale

Im Leben geht es darum, den Weg zu vereinfachen. Jeder Schritt ist mit Kommunikation verbunden. Ein einfacher Fehler oder Unwissenheit ruiniert den gesamten Prozess. Das sensible Schreiben einer E-Mail wirkt sich in jeder Hinsicht positiv auf den Prozess des Verbindens und Entwickelns aus. Stellen Sie Ihren Ton so ein, wie Sie es dem Empfänger mitteilen und kommunizieren möchten, um Missverständnisse zu vermeiden. Lassen Sie den Leser Ihre Botschaft richtig wahrnehmen.

Kategorie:

Entwicklung des Unternehmertums