Effektives Gantt-Diagramm für ein Projekt erstellen -

Projektmanagement ist ein komplizierter Prozess und beinhaltet oft das gleichzeitige Jonglieren mehrerer Aufgaben. Dies gilt für alle Arten von Projekten - sei es für die Verwaltung eines Eigenheims, ein besonders schwieriges Softwareentwicklungsprojekt oder ein Bauunternehmen.

Bei ein oder zwei Aufgaben kann sich ein Projektmanager leicht merken, was wann und wie zu tun ist. Aber was ist, wenn es mehrere Aktivitätsbereiche gibt, von denen einige miteinander verbunden sind? Wie behält man alle Aufgaben im Auge, um sicherzustellen, dass das Projekt ordnungsgemäß und rechtzeitig abgeschlossen wird?

Hier kommt das Gantt-Diagramm ins Spiel. Sie sind eine visuelle Darstellung der Aufgaben in einem Projekt. Das Gantt-Diagramm hat seinen Ursprung im Jahr 1896, als ein polnischer Ingenieur, Karol Adamiecki, ein ähnliches Diagramm zur Darstellung von Produktionsplänen verwendete. Er nannte es das Harmonogramm, und da es in polnischer und russischer Sprache veröffentlicht wurde, blieb es weitgehend unbekannt. Gleichzeitig entwarf ein Amerikaner namens Henry Gantt eine ähnliche Karte, und es ist sein Name, den die Karte jetzt trägt.

Das Diagramm wurde ausgiebig in der Produktionstechnik eingesetzt. Bald mit dem Aufkommen der Computer wurde es eine übliche und praktische Methode zur Projektplanung. Mit webbasierten Anwendungen wurde das Gantt-Diagramm immer beliebter und ist mittlerweile in den meisten Projekten ein verbreitetes Feature. Bei agilen Methoden ist die Popularität des Gantt-Diagramms derzeit jedoch gering. Es hat jedoch versucht, sich mit der Zeit zu entwickeln.

Was ist ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?

Das Wichtigste zuerst: Was ist ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement? Einfach ausgedrückt ist ein Gantt-Diagramm eine visuelle Balkendiagrammdarstellung des Zeitplans eines Projekts.

In der Regel bestehen die Zeilen aus verschiedenen Aufgaben eines Projekts, die sich häufig auf einzelne Aufgaben beschränken, wobei die Zeitachse die Spalten des Diagramms bildet.

Mit Programmen, die ein Gantt-Diagramm für ein Projekt erstellen, können Sie sehen, wo sich das Projekt an einem bestimmten Tag befindet. Das Balkendiagramm für ein Projekt zeigt, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und welche Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen.

Hier ist ein typisches Gantt-Diagramm für ein Projekt:

Die Grafik zeigt übersichtlich, wo das Projekt heute steht. Das Diagramm ist äußerst nützlich für Präsentationen vor dem Management sowie vor Kunden, die eine schnelle Beurteilung der laufenden Aufgaben wünschen.

Abhängigkeiten im Balkendiagramm für ein Projekt

Einer der Hauptgründe, warum Projektpläne schief gehen, ist die falsche Erkennung von Abhängigkeiten. Nehmen wir an, Sie haben ein Projekt, das drei unterschiedliche Arbeitspfade erfordert. All dies muss zusammengeführt werden, damit das Projekt voranschreitet. Selbst wenn einer der Arbeitspfade verzögert wird, wird der gesamte Projektzeitplan reduziert. Mit einem Gantt-Diagramm wird diese Abhängigkeit bereits in der Planungsphase visuell identifiziert, sodass Verzögerungen sofort angezeigt werden, um mögliche Verzögerungen anzuzeigen. Als Projektmanager können Sie dann sofort Ressourcen bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Verzögerung minimalen Schaden verursacht.

Es gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten in einem Projekt. All dies kann in einem Gantt-Diagramm angegeben werden.

  • Finish to Start (FS): Bei dieser Art von Abhängigkeit muss Task A abgeschlossen sein, bevor Task B beginnen kann. Ein Beispiel: Angenommen, Sie arbeiten an einem Webdesign-Projekt. Erst wenn die Kunden die auf der Website zu verwendenden Bilder genehmigt haben, können Photoshop-Arbeiten an den Fotos durchgeführt werden.
  • Start to Start (SS): Bei dieser Art von Abhängigkeit muss Task A gestartet werden, damit Task B beginnt. Ein einfaches Beispiel wäre das Schreiben. Ein Autor muss mit dem Schreiben eines Romans begonnen haben, bevor er Teile davon bearbeitet.
  • Finish to Finish (FF): Bei dieser Art von Abhängigkeit muss Task A abgeschlossen sein, bevor Task B abgeschlossen werden kann. Angenommen, Sie arbeiten an einer Broschüre. Die Aufgabe „Text erstellen“ muss abgeschlossen sein, bevor die Aufgabe „Broschüren entwerfen“ abgeschlossen ist. Der Entwurf kann jedoch beginnen, bevor der Text fertiggestellt ist, wie dies häufig unter Verwendung von Dummy-Text erfolgt. \
  • Start to Finish (SF): In dieser seltenen Abhängigkeit muss Task A starten, bevor Task B beendet werden kann. Dies könnte auf eine neue Position angewendet werden, die besetzt wird. Es kann wichtig sein, dass der scheidende Mitarbeiter den neuen Mitarbeiter schult, damit der Mitarbeiter, der die Organisation verlässt, dies erst tun kann, nachdem der neue Mitarbeiter seinen Dienst angetreten hat. Es muss angemerkt werden, dass dies streng genommen kein professioneller Ansatz ist.

In der Softwareentwicklung empfiehlt Microsoft, dass das Finish Start-Schema am häufigsten verwendet wird. Es wird auch davon abgeraten, den Algorithmus "Start to Finish" zu verwenden, da dies zu einer endlosen Verzögerung und möglichen Zirkelverweisen in einem Workflow führen kann. Für Just-in-Time-Bereitstellungen kann jedoch die Abhängigkeit von Start bis Ende verwendet werden.

Schritte zum Erstellen eines effektiven Gantt-Diagramms für ein Projekt:

Das Erstellen eines Gantt-Diagramms für ein Projekt ist sehr intuitiv. Für eine optimale Verwendung müssen Sie jedoch auch das Diagramm einplanen.

Sie können das Diagramm zwar auf Papier oder auf einem Computer vorbereiten, es erleichtert jedoch die Aufgabe, wenn Sie über eine Gantt-Diagrammvorlage verfügen, in die Sie Informationen einfügen können. Die meisten webbasierten Tools für die Zusammenarbeit enthalten Gantt-Diagrammvorlagen. Es gibt auch viele Vorlagen für Microsoft Excel.

  1. Erstellen Sie eine umfassende Aufgabenliste

In diesem Schritt wird das Projekt in seine Gantt-Diagrammkomponenten unterteilt. Wenn man es in eine hierarchische Struktur mit Aufgabengruppen zerlegen kann, unter denen Aufgaben detaillierter angeordnet sind, funktioniert es am besten.

Betrachten wir zum Beispiel die Aufgabe, eine neue Website zu erstellen

Einige der allgemeinen Phasen sind:

  • Rezension
  • Umfang
  • Design
  • Inhalt
  • Codierung
  • Testen
  • Implementierung und Wartung

Bei jedem dieser Schritte gibt es zusätzliche Aufgaben. Am besten bohren Sie so tief wie möglich, damit die Aufgaben klar definiert sind.

Unter Berücksichtigung der Inhaltsphase können beispielsweise die folgenden Unteraufgaben betroffen sein:

  • Zusammenstellung und Überprüfung eines Textes
  • Zusammenstellung und Überprüfung von grafischen Elementen
  • Text erstellen / umschreiben
  • Erstellen von Grafikelementen (einschließlich Fotoshooting usw.)
  • Bildbearbeitung
  • Textbearbeitung
  • Finalisierung des Inhalts

Oder andere Schritte, die für Ihr Projekt relevant sein können.

Ebenso müssen alle scheinbar trivialen Aufgaben aufgelistet werden.

  1. Listen Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben auf

Aufgabenabhängigkeiten müssen aufgelistet werden. Ein einfaches Excel-Blatt oder sogar eine Word-Tabelle würde ausreichen.

Welche Schritte sind von anderen abhängig?

In unserem Beispiel kann die Inhaltsbearbeitung erst beginnen, nachdem der vorhandene Inhalt ausgewertet und ggf. ein neuer Inhalt erstellt wurde. Photoshopping kann nur durchgeführt werden, nachdem Fotos aufgenommen wurden.

Es ist wichtig, Abhängigkeiten zu notieren, damit die Planung von Gantt-Diagrammen einfacher und enger wird.

Dies hängt auch von Ihrer Organisation ab. Wenn die Teams kleiner und die Ressourcen knapp sind, ist es möglicherweise sinnvoll, zuerst Ihre Ressourcen zu plotten und dann einen Zeitplan zu erstellen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein großes Unternehmen mit einem großen Ressourcenpool handelt, ist es möglicherweise sinnvoll, zuerst die Zeitachse zu erstellen.

  1. Erstellen Sie die Zeitleiste für das Projekt

Für Manager, die gerne früher dreckig werden, ist dies der fleischigste Teil des Gantt-Diagramms.

Sobald die Aufgaben fertig sind, wird die Zeitleiste erstellt. Faktor an Wochenenden und Feiertagen.

In Software wie SmartDraw wird das Gantt-Diagramm für ein Projekt direkt nach der Eingabe von Daten auf einem benutzerfreundlichen Bildschirm erstellt. Bei anderen Software- oder Excel-Vorlagen müssen Sie möglicherweise Werte in die Gantt-Diagrammtabelle selbst eingeben.

Da das Gantt-Diagramm ein Werkzeug zur Visualisierung des Plans ist, sollte die Verfügbarkeit spezialisierter Software keine Rolle spielen.

Die Zeitpläne sind vom Client abhängig. Wenn der Client bestimmte Zeitbeschränkungen aufweist, müssen Sie die Zeit intelligent auf die Aufgaben verteilen.

Diese Zeitleiste wird sich zwangsläufig ändern und ist wahrscheinlich nicht endgültig, aber versuchen Sie, sie so nah wie möglich an das endgültige Ergebnis heranzuführen.

  1. Ordnen Sie jede Aufgabe einer Gruppe oder Person zu

Als Projektmanager müssen Sie herausfinden, wie dies am besten funktioniert. Bewerten Sie Ihr Team. Finden Sie heraus, wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Wenn Sie das Projekt auf einer groben Zeitachse in einem Notizbuch oder einer Software anordnen, können Sie auch sicherstellen, dass die Ressourcen nicht doppelt abgefallen sind - dies ist an zwei Stellen gleichzeitig erforderlich.

Dies kann einige Zeit dauern, ist jedoch ein wichtiger Teil, der behoben werden muss.

Einige der Fragen, die Ihnen helfen könnten, die richtigen Leute zu finden, sind:

  • Wird diese Ressource in einer kundenorientierten Rolle gut sein?
  • Wird diese Ressource in der Lage sein, sich zu koordinieren und mit anderen zusammenzuarbeiten?
  • Wird diese Ressource in der Lage sein, Dinge schnell umzudrehen?
  • Ist diese Ressource besser für Multitasking oder eine Aufgabe im Detail?
  • Ab wann ist diese Ressource verfügbar? Abhängig davon, ob Ihr Projekt ressourcenkritisch oder zeitkritisch ist, werden die Aufgaben zugewiesen.

An diesem Punkt muss in Ihrer Organisation auch Klarheit über verschiedene Dinge herrschen:

  • Wer unterschreibt beim Design? Auf text? Auf Etats?
  • Es ist unbedingt darauf zu achten, dass der Person, die für die Abmeldung zuständig ist, ein angemessener Spielraum eingeräumt wird. Wenn der Content Director, der für alle Inhalte verantwortlich ist, eine geplante Auslandsreise unternimmt, stellen Sie sicher, dass dies in der Zeitleiste berücksichtigt wird.

Dies erfordert eine gewisse Koordination mit der Personalabteilung und anderen Projektmanagern, um dies umzusetzen.

Jetzt können Sie einzelnen Aufgaben einzelne Ressourcen oder Gruppen zuweisen, die bereits zeitlich festgelegt und für Abhängigkeiten zugeordnet wurden.

Das sollte es also sein, oder? Ein letzter und entscheidender Schritt bleibt noch zu tun.

  1. Teilen und verfeinern

Teilen Sie das Diagramm mit wichtigen Stakeholdern, nachdem alles an seinem Platz zu sein scheint. Es ist eine gute Praxis, die Tabelle mit Ihrem gesamten Team zu teilen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpasst haben.

Es kann mit dem Kunden geteilt werden und nach der Genehmigung ist Ihr Gantt-Diagramm für ein Projekt einsatzbereit!

Einschränkungen des Gantt-Diagramms für ein Projekt

Das Schlagwort im Software-Projektmanagement lautet Agile. Agile Methoden sind überall und ihre Akzeptanz nimmt von Tag zu Tag zu.

Ein traditionelles Gantt-Diagramm für ein Projekt ist für moderne Softwareprojekte nur in sehr begrenztem Umfang verfügbar, da der Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit liegt. Das Gantt-Diagramm plant die gesamte Vorausschau und wenn sich (eher, wenn) Zeitpläne ändern, wird es sehr schwierig, mit ihnen umzugehen. Außerdem wird mehr Zeit für die Aktualisierung des Gantt-Diagramms aufgewendet.

Agile Projekte können kurze Sprints (im Fall von Scrum) verwenden oder die dringendsten Aufgaben zuerst bearbeiten (wie in Kanban). Eine wochenlange Erstellung eines Gantt-Diagramms ist einfach nicht möglich. Bei anderen reaktionsschnellen Projektmethoden wie Extreme Programming wird es einfach Zeitverschwendung sein, da die planbaren Teile des Diagramms sehr kurz sind.

Software-Projektmanager haben einige Erfolge bei der Verwendung eines Gantt-Diagramms für ein Projekt gemeldet, um die einzelnen Sprints zu verfolgen. Andere pfui-pfui die Idee, dass ein Gantt-Diagramm für ein Projekt auf dem Modell des Wasserfall-Projektmanagements basiert.

Gantt-Diagramme haben auch den Ruf, zu viele Informationen anzuzeigen. Die Balken mit unterschiedlichen Farben, die auf unterschiedliche Ressourcen und Abhängigkeiten hinweisen, können bei komplexen Projekten sehr verwirrend sein.

Das Gantt-Diagramm ist jedoch in mehreren Branchen nach wie vor ein beliebtes Planungstool. In der Tat spielen sie eine große Rolle in prozessgesteuerten Projekten wie der Website-Entwicklung.

Alternativen zum Gantt-Diagramm für ein Projekt

Das Gantt-Diagramm ist im Wesentlichen ein Balkendiagramm von Aufgabenplänen. Jedes Blatt Papier, einschließlich einer detaillierten Aufgabenliste, kann denselben Zweck erfüllen.

Einige Alternativen zum Gantt-Diagramm für ein Projekt umfassen:

  • Eine detaillierte Aufgabenliste der Verantwortlichen
  • Ein Whiteboard, das den Fortschritt jeder Story / jedes Sprints bei agilen Projekten verfolgt
  • Eine Kanban-Tafel: eine einfache Tafel mit drei Spalten - zu tun, zu tun und zu tun in ihrer einfachsten Form
  • Andere Tools, die speziell für Agile-Projekte entwickelt wurden, z. B. Sandglaz

Gantt-Diagramme haben einen langen Weg zurückgelegt und dienten dem verarbeitenden Gewerbe und dem Dienstleistungssektor. Sie haben Prozesse so viel transparenter gemacht und sich so gut wie möglich an die anspruchsvollere Softwareindustrie angepasst.

Obwohl ihre Popularität zweifellos stark nachgelassen hat, sind sie zu Beginn eines Projekts immer noch die erste Anlaufstelle für Projektmanager weltweit.

Empfohlener Artikel

Dies war eine Anleitung zum Erstellen eines Gantt-Diagramms für ein Projekt. Hier haben wir die Schritte zum effektiven Erstellen eines Gantt-Diagramms für ein Projekt erörtert. Sie können sich auch die folgenden Artikel ansehen, um mehr zu erfahren -

  1. Wasserfall-Projektmanagement
  2. Kanban: Nützlicher Schritt?
  3. Top 5 Arten von Projektmanagement-Reporting-Tool
  4. 20 Spannende Fragen zum Projektmanagement-Vorstellungsgespräch
  5. Wichtig für Visual Basic - Diagramm mit dynamischer Eingabe