Einführung in die Projektplanung und -terminierung

Projektplanung und -terminierung sind, obwohl getrennt, zwei Seiten derselben Medaille im Projektmanagement. Grundsätzlich geht es bei der Projektplanung darum, wirksame Strategien und Methoden zur Erreichung der Projektziele auszuwählen und zu entwerfen. Während 'Projektplanung' ein Verfahren zum Zuweisen von Aufgaben ist, um sie zu erledigen, indem geeignete Ressourcen innerhalb eines geschätzten Budgets und Zeitrahmens zugewiesen werden.

Grundlage der Projektplanung ist das gesamte Projekt. Es ist unwahrscheinlich, dass sich die Projektplanung nur auf die projektbezogenen Aufgaben, die Start- / Enddaten des Projekts und die Projektabhängigkeiten konzentriert. Ein „Projektplan“ ist somit ein umfassendes Dokument, das die Projektziele, den Projektumfang, die Kosten, die Risiken und den Zeitplan enthält. Ein Projektplan enthält die voraussichtlichen Termine und die auszuführenden sequentiellen Projektaufgaben.

Projektplanung

Die Projektierungsphase bezieht sich auf:

  • Ein Projekt entwickeln, um es für Investitionen vorzubereiten
  • Legt die Jobs / Aufgaben fest, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind

Phasen der Projektplanung

Die Phasen der Projektplanung sind nachfolgend aufgeführt:

  1. Identifizierung der wichtigsten Projektsponsoren und Stakeholder, um die Grundlage für den Projektumfang, das Budget und den Zeitrahmen für die Projektdurchführung zu bestimmen.
  2. Nachdem Sie die Anforderungen der Stakeholder festgelegt haben, priorisieren / setzen Sie die Projektziele.
  3. Ermittlung der Projektergebnisse, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
  4. Projektplan erstellen.
  5. Identifizieren Sie die Projektrisiken, falls vorhanden, und entwickeln Sie geeignete Minderungspläne.
  6. Kommunikation und Präsentation des Projektplans für die Interessengruppen.

Vorteile der Projektplanung

  • Route-Map: Der Projektplan bietet eine Straße, die dem Projekt von Anfang bis Ende eine Richtung gibt.
  • Dokumentation der Kundenanforderungen: Ein gut gegliederter Projektplan ermöglicht es, die Anforderungen der Kunden in dokumentierter Form zu erfassen. Dies liefert eine genaue Richtung, anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, die falsch sein könnten und zu Projektfehlern führen können.
  • Aufgabenautonomie: Die Planung ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben zu bestimmten Teammitgliedern und gibt Autonomie. Das Team fühlt sich verantwortlich und verantwortlich für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Folglich fordert es sie auf, besser zu arbeiten, oder ermutigt sie, inkonsistente Ergebnisse zu erzielen.
  • Ressourcenschätzung: Planung ist von entscheidender Bedeutung, da sie es uns ermöglicht, Ressourcen, Kosten und Zeit zu schätzen. Verspätungen werden beurteilt, wenn mehrere Mitglieder gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten.
  • Minderungsplan: Der Projektplan bietet eine Möglichkeit, etwaige Risiken vorherzusagen und entsprechende Minderungsstrategien zu planen.
  • Identifikation von Mitarbeiterfähigkeiten: In der Planungsphase können Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten oder Kenntnissen identifiziert werden. Und wenn die Aufgaben zugewiesen werden, werden die Teammitglieder auf fehlende Fähigkeiten geschult oder auf die, die sie besitzen, aufgerüstet.
  • Stärken und Mängel früherer Projekte: Projektpläne helfen auch, frühere Projektaufzeichnungen zu analysieren und zu verbessern oder daraus zu lernen, und erleichtern die Entscheidungsfindung.

Projektplanung

Die Projektierungsphase bezieht sich auf:

  • Schätzung des Personal- und Materialbedarfs in jeder Phase des Projekts; und ungefähre Rechenzeit, um jede dieser Aufgaben abzuschließen.
  • Zeigt das Start- und Enddatum jeder Projektaufgabe und die logische Konnektivität zwischen verschiedenen Projektaufgaben / -aktivitäten an.

Phasen der Projektplanung

Die Phasen der Projektplanung sind nachfolgend aufgeführt:

  1. Entwerfen und entwickeln Sie basierend auf dem Projektumfang den TBS (Task-Breakdown Structure).
  2. Identifizieren Sie die projektbezogenen Aufgaben.
  3. Identifizieren Sie die erforderlichen Humanressourcen und Materialien
  4. Schätzen Sie die ungefähre Zeit ein, die für jede einzelne Aufgabe erforderlich ist
  5. Zuweisung von Ressourcen
  6. Analysieren Sie den detaillierten Zeitplan
  7. Überwachen und steuern Sie den Zeitplan

Vorteile der Projektplanung

  • Verkürzung der Vorlaufzeit: Der Projektplan enthält eine Übersicht über die Aufgaben, die vorrangig oder gleichzeitig mit anderen Aufgaben ausgeführt werden müssen. Dies hält die Teammitglieder darüber auf dem Laufenden und verhindert Verzögerungen oder Verschiebungen von Aufgaben, wodurch die Vorlaufzeit verkürzt wird.
  • Kostensenkung: Es ermöglicht die Überwachung der Ressourcen, indem das Überlappen von Aufgaben verhindert wird. Es führt auch zu einer effektiven Ressourcennutzung und gibt die nicht verbrauchten Ressourcen rechtzeitig zurück, wodurch die Kosten gesenkt werden.
  • Erleichtert die Produktivität: Bei der Bewertung der logischen Konnektivität zwischen den Aufgaben können Ressourcen, die nicht optimal genutzt werden, zusätzlichen Aufgaben zugewiesen werden, wodurch die Produktivität gesteigert wird.
  • Vorhersehen von Problemen im Voraus: Ein präziser Projektplan ermöglicht es, Probleme im Voraus vorauszusehen, die sich auf eine Unter- oder Überauslastung von Ressourcen beziehen, und sorgt für einen optimalen Verbrauch derselben.
  • Festlegen eines Ziels: Ein Projektplan ermöglicht es uns, kurzfristige oder langfristige Ziele festzulegen, die eine Richtung und Vision für die Durchführung des Projekts vorgeben. Darüber hinaus werden alle Teammitglieder auf die Richtlinien und Methoden zur Erreichung dieser Ziele aufmerksam gemacht. Ohne einen Zeitplan wäre das Projekt vage definiert. Dies macht es mühsam, die Aufgaben so zu verwalten und zu organisieren, dass sie erfolgreich ausgeführt werden.
  • Aktuelle Fortschrittsaktualisierungen und Warnungen: Der Projektzeitplan ist eine Skizze, die dem Projekt Platz macht. Ein Projekt könnte jedoch bestimmte Herausforderungen durchlaufen. Wie würde sich ein Projekt in die richtige Richtung bewegen, wenn es keine Routenkarte gibt? In einem solchen Fall hilft ein Projektplan bei der Beurteilung, wie weit ein Projekt von der Spur entfernt war und wie es in die richtige Richtung gebracht werden kann.

Fazit

Es ist offensichtlich, dass „Projektplanung und -terminierung“ Hand in Hand gehen und wesentliche Bestandteile des Projektmanagements sind. Kurz gesagt, 'Projektplanung' ist ein ausführlicher Prozess, der alle Details des Projekts von der Projekteinführung bis zur Fertigstellung umfasst. Und 'Projektplan' ist der Tracker, der die Abläufe und die Dauer projektbezogener Aufgaben überwacht.

Ein Projektplan benachrichtigt das Projektteam bei Verzögerungen oder wenn das Projekt nicht in die falsche Richtung weist. Es ist ein Live-Dokument, das regelmäßig aktualisiert und aufgezeichnet werden muss. Die für die Projektplanung verwendeten Tools und Techniken sind 'Aufgabenstrukturplan', 'Arbeitsumfang' und 'Kritische Pfadmethode', abgekürzt als 'TBS', 'SOP' bzw. 'CPM'. Während des Projektplans werden Softwaretools und -methoden wie 'PERT' (Program Evaluation Review Technique), Gantt-Diagramme, Pareto-Diagramme und andere Netzwerkabbildungen verwendet.

Ein Projekt ist unvollständig und kann ohne einen gut ausgearbeiteten Projektplan und einen genauen Projektplan nicht erfolgreich sein. Um Projektmeilensteine ​​zu erreichen, planen und terminieren Sie es!

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Dies ist eine Anleitung zur Projektplanung und -terminierung. Hier diskutieren wir die Projektplanung und -terminierung zusammen mit Phasen und Vorteilen. Sie können sich auch die folgenden Artikel ansehen, um mehr zu erfahren -

  1. Beispiel für die Projektplanung
  2. Verantwortlichkeiten des Projektmanagers
  3. Fähigkeiten für Projektmanager
  4. Projektmanagement-Jobs