E-Mail-Etikette-Regeln

Selbst in Zeiten der Informationstechnologie und der schnellen elektronischen Kommunikation ist von jedem Einzelnen zu erwarten, dass er bei der Interaktion mit dem Computer oder einem anderen Gerät bestimmte Verhaltensregeln einhält. Dieselbe E-Mail-Etikette-Regel gilt für alle, unabhängig davon, ob Sie berufstätig sind, für E-Mail-Etikette-Regeln für Unternehmer oder Studenten. Tatsächlich gibt es verschiedene elektronische Kommunikationsquellen wie E-Mail, Facebook, Twitter, Skype und vieles mehr. Ohne Zweifel gelten die E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz als eines der häufigsten und effektivsten Kommunikationsmittel. Heutzutage beschränken sich E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz nicht nur auf das Senden eines wichtigen Teils der Nachricht, sondern ihr Umfang hat sich auf eine viel größere Grenze ausgedehnt. Tatsächlich steigt der Umfrage zufolge die Anzahl der Benutzer von E-Mail-IDs stetig mit der zunehmenden Anzahl von Internetbenutzern an.

In letzter Zeit geraten jedoch leider die E-Mail-Etikette-Regeln für Unternehmen mit schmutziger Sprache in die Gefahrenzone. Es gab auch eine Reihe von Fällen, in denen sie aufgrund einer großen Kommunikationslücke völlig falsch interpretiert wurden. Darüber hinaus wird zu Recht empfohlen, keine E-Mail zu senden, wenn Sie verärgert sind oder schlechte Gefühle gegenüber jemandem entwickelt haben. Dies kann die Probleme weiter verkomplizieren, wenn sie nicht rechtzeitig behoben werden oder wenn die E-Mail nicht ordnungsgemäß gesendet wird. Dies wirkt sich letztendlich negativ aus und zeigt, dass Sie unprofessionell sind.

Wichtige grundlegende E-Mail-Etikette-Regeln

Hier sind einige der E-Mail-Etikette-Regeln, die Personen häufig übersehen oder normalerweise nicht befolgen:

E-Mail-Etikette-Regeln # 1. Alle Kappen

Wenn Sie eine formelle oder informelle E-Mail verfassen, müssen Sie sich bewusst sein, dass die Feststelltaste nicht aktiviert ist. Im Allgemeinen klingt es nicht gut, einen E-Mail-Text zu verfassen, der alle Druckbuchstaben enthält. In der Fachsprache wird dieser Fehler üblicherweise als "Schreien" bezeichnet. Außerdem wird das Schreiben fast unleserlich. Wenn Sie jedoch wirklich etwas Neues ausprobieren und sich für einen neuen Schriftstil entscheiden möchten, können Sie alle Wörter in Kleinbuchstaben verwenden. Tatsächlich wird dieser Stil heutzutage immer beliebter. Die richtige Vorgehensweise beim Schreiben einer E-Mail besteht jedoch darin, die Informationen normal zu tippen, ohne zu viele Schriftstile zu verwenden. Sie können den wichtigen Teil Ihrer Nachricht hervorheben oder unterstreichen.

E-Mail-Etikette-Regeln # 2. Senden einer E-Mail ohne Korrekturlesen

Ein weiterer Fehler, den Menschen im Allgemeinen machen, ist das Senden der E-Mail, ohne zu lesen, was sie tatsächlich verfasst haben. Möglicherweise haben Sie eine wichtige E-Mail sehr sorgfältig getippt, aber Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, den Inhalt Korrektur zu lesen, bevor Sie auf "Senden" klicken. Ihre Mail kann Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten, die zu einem schlechten Eindruck führen. Seien Sie beim Schreiben nicht schlampig, auch wenn es sich nicht um eine offizielle Nachricht handelt. Das Korrekturlesen oder Bearbeiten wird umso wichtiger, wenn Ihre E-Mail über eine Autokorrekturoption verfügt. Durch erneutes Lesen wird sichergestellt, dass Sie alle wichtigen Punkte in Ihrer E-Mail erwähnt haben und nicht vergessen haben, gegebenenfalls ein erforderliches Dokument beizufügen.

E-Mail-Etikette-Regeln # 3. Fehler bei der Weiterleitung

Sie werden ein bisschen überrascht sein, aber es bleibt die Tatsache, dass die Leute den Gepflogenheiten nicht folgen, auch wenn sie eine E-Mail an jemanden weiterleiten. Tatsächlich werden Forwards normalerweise in drei Kategorien eingeteilt:

  • Gefälschte E-Mails mit falschen Versprechungen

Als solches sind Sie möglicherweise auf viele gefälschte E-Mails gestoßen, die falsche Versprechungen enthalten. Beispielsweise werden Sie möglicherweise gebeten, Informationen an viele Personen weiterzuleiten, die behaupten, Sie würden bei Abschluss dieser Aufgabe eine Barvergütung in Höhe eines bestimmten Betrags erhalten. Bitte hüte dich vor solchen E-Mails!

  • E-Mails mit Bildern und interessanten Fakten

Es gibt viele E-Mails mit niedlichen Bildern von Tieren, Babys oder anderen interessanten Objekten, und der Absender bittet Sie, diese an weitere Personen weiterzuleiten. Darüber hinaus kann es auch interessante Fakten und Informationen zu jedem Thema enthalten. Seien Sie jedoch sehr vorsichtig, bevor Sie E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz festlegen, für die die Weiterleitung an eine andere Person erfolgen soll.

  • Junk-E-Mails oder Spam

Diese werden in der Regel von den Hackern an die Opfer geschickt. Sie senden die E-Mails in großen Mengen an eine große Anzahl von Menschen im Namen von Göttern und Göttinnen. Beispielsweise könnten Sie von einer unbekannten Quelle eine E-Mail erhalten, die Sie auffordert, diese im Namen eines Hindugottes oder Jesu Christi weiterzuleiten.

Sie müssen sehr wachsam und aufmerksam sein, wenn Sie mit solchen gefälschten E-Mails umgehen. Sie müssen die folgenden einfachen Anweisungen befolgen:

  • Bitte leiten Sie keine Junk-Mails oder Spam-Mails weiter, auch nicht aus Versehen
  • Wenn Sie von Bild, Video oder Inhalt der E-Mail verzaubert sind und diese wirklich weiterleiten möchten, denken Sie bitte daran, sie nur als persönliche Notiz zu senden.
  • Sie können den Aufenthaltsort einer E-Mail auf Überwachungswebsites wie Snopes.com überprüfen.
  • Leiten Sie E-Mails nicht an alle Personen weiter, die in Ihrem Adressbuch verfügbar sind.

E-Mail-Etikette-Regeln # 4. Übertreiben des Inhalts oder Verkürzen seiner Länge

Einige Leute haben die Angewohnheit, einen Punkt zu übertreiben oder unnötig zu erläutern, während sie am Arbeitsplatz E-Mail-Etikette-Regeln verfassen. Bitte wenden Sie sich von solchen Praktiken ab, da dies für die Augen nicht immer angenehm ist. Vermeiden Sie lange Sätze; Schreiben Sie stattdessen auf den Punkt und in kurzen Absätzen. Die Verwendung von Aufzählungspunkten und Zahlen ist immer ermutigend, da sie leicht verständlich sind. Sie können die wichtigen Aspekte fett oder kursiv hervorheben.

Andererseits bedeutet dies nicht, dass Sie den kürzesten Weg wählen können, um Ihre Botschaft zu übermitteln. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie auf eine E-Mail-Etikette reagieren. Antworten Sie nicht nur mit einem einzigen Wort. Tatsächlich verstößt diese E-Mail-Etikette häufig gegen Geschäftsregeln, wenn die Person mit Ja oder Nein antworten muss. Die E-Mail wird ziemlich abrupt und sieht unangenehm aus. Warum ist es nun wichtig, diesem Muster zu folgen? Die Antwort ist, dass jede E-Mail einen bestimmten Ton hat und beim Schreiben genau befolgt werden muss. Also antworte, indem du einen vollständigen Satz schreibst.

E-Mail-Etikette-Regeln # 5. Gehen Sie beim Komponieren kompliziert vor

Nun, das trifft in vielen Zusammenhängen zu. Oft achten die Leute beim Verfassen einer E-Mail nicht auf den Ton oder die Sprache. Das Ergebnis; Am Ende schreiben sie in einer sehr komplizierten Sprache, die ziemlich schwer zu verstehen ist. Die Verwendung harter Worte muss auf jeden Fall vermieden werden. Eher sollte Ihr Ansatz einfach sein. Die Sprache sollte ruhig und für jedermann verständlich sein. Dabei ist jedoch zu beachten, an wen Sie sich in der Mail wenden. Stellen Sie Ihre Fakten auf organisierte Weise zusammen. Achten Sie auf korrekte Satzzeichen.

E-Mail-Etikette-Regeln # 6. Annahme eines informellen Gesamtansatzes

Nun, dies ist etwas, was in mehreren E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz gefunden wurde. Manchmal werden die Menschen in ihrer Herangehensweise zu informell, was sich dann in ihrem Ton der Botschaft widerspiegelt. Nun, es hängt stark von der Art der Beziehung zwischen dem Sender und dem Empfänger ab. Was auch immer der Fall sein mag, unter dem Strich müssen Sie die Informalität im Auge behalten, es sei denn, Sie wenden sich an eine ganz besondere Person. Sie müssen vorsichtig sein, wenn Sie ausgefallene Schriften, farbige Texte und SMS-Kurzschriften wie "u" für Sie oder "ur" oder für Ihr usw. verwenden.

E-Mail-Etikette-Regeln # 7. Senden oder Beantworten von Gruppen-E-Mails

Oft müssen Sie Gruppen-E-Mails senden. Auch hier müssen Sie mit Bedacht vorgehen, damit Sie nicht in einem schwierigen Gebiet landen. Stellen Sie immer sicher, dass Sie die BCC-Feldoption verwenden, wenn Sie die Nachricht in großen Mengen an viele Personen senden. Dies hat den Vorteil, dass Sie die E-Mail-Adressen anderer Personen, an die Sie senden, verbergen können. Jede Person wird nicht in der Lage sein, herauszufinden, wie viele Personen dieselbe Mail erhalten haben. Diese Praxis wird in der Regel von den Unternehmen angewendet, wenn sie mehrere Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch aufrufen.

Wenn Sie auf Gruppen-E-Mails antworten, können Sie auf die gleiche Weise die Offenlegung von E-Mail-Adressen anderer Personen verhindern. In diesem Fall können Sie das CC-Feld verwenden. Seien Sie jedoch sehr sicher und vorsichtig, bevor Sie dieses Werkzeug verwenden.

E-Mail-Etikette-Regeln # 8. Zusammenführung von Beruflichem und Persönlichem

In den meisten Arbeitsregeln für E-Mail-Etikette für Geschäftsleute gibt es zwei separate E-Mail-Regeln: Eine ist die persönliche und eine die Unternehmens-E-Mail-Adresse, die nur offizielle Nachrichten enthält. Einige Personen verwenden jedoch ihre Büromail-ID, um die persönliche Nachricht an ihre Freunde oder Verwandten zu senden. Dies ist in keiner Weise akzeptabel und stellt einen vollständigen Verstoß gegen die E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz und den Verhaltenskodex dar. Auch wenn Sie Ihren Bürokollegen ein interessantes Video, einen Witz oder andere Informationen zur persönlichen Notiz zur Verfügung stellen möchten, verwenden Sie immer Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Viele E-Mail-Etikette-Regeln für Unternehmen sind in dieser Hinsicht sehr streng, und jeder Verstoß in dieser Hinsicht kann zur Bestrafung des Einzelnen führen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie keine NSW-E-Mails (Not Safe for Work) von der Firmen-ID senden. Das Senden von anstößigen Videos oder Inhalten kann zum Ausschluss des Mitarbeiters führen.

E-Mail-Etikette-Regeln # 9. Senden der "sanften Erinnerungen"

Wenn Sie es sorgfältig bemerkt haben, gibt es in der Welt der elektronischen Post eine sehr beliebte Redewendung, die als "Gentle Reminder" bekannt ist. Dieser Begriff wird häufig vor allem in der Betreffzeile der E-Mail verwendet. Wie der Name andeutet, erinnert der Absender den Empfänger tatsächlich an etwas, um die verbleibenden Zahlungsgebühren usw. zu zahlen. Manchmal wird die Nachricht jedoch tatsächlich falsch interpretiert. Viele E-Mail-Etikette-Regeln für Unternehmen haben dies als Straftat angesehen, weil sie an etwas erinnert werden. Auch wenn Sie jemandem eine Erinnerung schicken müssen, achten Sie bitte auf die Sprache und den Ton.

E-Mail-Etikette-Regeln # 10. Senden von Megadateien

Es ist interessant zu bemerken, dass Menschen nicht nur die E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz brechen, während sie den Inhalt ihrer Nachricht verfassen, sondern auch, wenn sie ein Dokument zur Unterstützung ihres Schreibens anhängen. Ja, es mag absurd erscheinen, aber das Anhängen eines Dokuments oder einer Datei mit einer Größe von 10 MB oder mehr gilt als Verstoß gegen das Verhalten. Daher können die Server den Druck eines so großen Dokuments nicht aushalten. Derartige Anhänge in irgendeiner Form sind schwer zu senden und können im Posteingang der Quittung ein Durcheinander verursachen. Wenn Sie jedoch eine große Datei senden müssen, sollten Sie sich für Online-Dienste wie Dropbox, Hightail oder DropSend entscheiden.

E-Mail-Etikette-Regeln # 11. Eine unvollständige Betreffzeile schreiben

Ob Sie es glauben oder nicht, aber die Betreffzeile gilt als einer der wichtigsten Bestandteile jeder E-Mail. Der Empfänger der E-Mail wird zuerst die Betreffzeile der E-Mail bemerken, da diese in seinem Posteingang angezeigt wird. Zu diesem Thema erkennt Ihr Empfänger, worum es in der Nachricht geht. Daher ist es wichtig, ein vollständiges und aussagekräftiges Thema zu schreiben und dann zum Rest des Körpers zu kommen. Die unangemessene Betreffzeile zeigt Ihr Interesse an der Übermittlung der Nachricht an den Empfänger.

E-Mail-Etikette-Regeln # 12. Beginn und Unterzeichnung der E-Mail

Der Anfang der E-Mail spiegelt einen Großteil des Tons und der Sprache des übrigen Körpers wider. Nur durch Hallo oder ein Hallo zu schreiben, klingt ein wenig absurd. Wenn Sie den Namen der Person kennen, können Sie diese mit Namen ansprechen und, falls nicht, einfach eine Sehr geehrte Damen und Herren schreiben. Wenn Sie sich an Ihren Senior wenden, können Sie nicht mit Hello Sir beginnen. Wenn Sie jemanden ansprechen, der ihn um ein Vorstellungsgespräch bittet, können Sie ihn entweder mit seinem Namen ansprechen oder einfach "Sehr geehrter Bewerber" schreiben.

Wenn Sie die Mail schließen, schreiben Sie nicht unnötig Danke, es sei denn, Sie bitten die Person, einen Gefallen für Sie zu tun. Tatsächlich ist "Grüße" ein passenderes und passenderes Wort, um die gesamte Diskussion der Post zusammenzufassen.

E-Mail-Etikette-Regeln # 13. Nehmen Sie sich Zeit zum Antworten

Es ist eine schlechte Angewohnheit, sich speziell zu entwickeln, wenn Sie mit der Berufswelt verbunden sind. Es gibt Leute, die sich den Luxus nehmen, auf E-Mails zu antworten und sie nach Informationen zu fragen, selbst wenn sie die Antwort kennen. Sie antworten nur im letzten Moment oder wenn sie eine Erinnerungs-E-Mail erhalten. Natürlich sollten Sie die E-Mails nach ihrem Verdienst behandeln, aber zumindest mit einer Antwort bezüglich des Betreffs oder des Problems antworten.

Abschluss der E-Mail-Etikette-Regeln:

Es ist wichtig, die Praktiken zu vermeiden, bei denen Sie gegen die E-Mail-Etikette-Regeln für Unternehmen verstoßen. Sie sollten sich beim Verfassen einer E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz an den Verhaltenskodex halten, der Ihre Authentizität und Aufrichtigkeit widerspiegelt.

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In diesem Beitrag werden wir einige der E-Mail-Etikette-Regeln diskutieren, die Einzelpersonen häufig übersehen oder normalerweise nicht befolgen. Hier haben wir die wichtigen grundlegenden E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz besprochen.

  1. Grundlagen des E-Mail-Etikette-Trainings
  2. E-Mail-Marketing-Schulung
  3. CRT: 05 - E-Mail-Etikette

Kategorie:

Entwicklung des Unternehmertums