Intranet-Funktionen für die Mitarbeiterkommunikation
„Firmen-Intranets sollten durch starke interne Kommunikationsprogramme aufgebaut werden. Ein Intranet besteht zu 60 Prozent aus Kommunikation und zu 40 Prozent aus Technologie. “Bob Cohen,
Ein Intranet ist wie ein Dach, unter dem man alle erforderlichen Informationen zum Unternehmen und zur täglichen Arbeit abrufen kann. Es ist als die Kommunikationsplattform bekannt, auf der wir das Dashboard erhalten, das eine 360-Grad-Ansicht der Unternehmensaktivität zeigt. Genau genommen handelt es sich um ein privates, sicheres Online-Netzwerk, in dem Mitarbeiter Inhalte generieren, an bestimmten Kommunikationsprozessen teilnehmen, als Team agieren, Aufgaben und Ereignisse erledigen und die Unternehmenskultur aufbauen können.
Es ist bekannt als die Heimplattform des Unternehmens, auf der sich Teams versammeln, ein wesentliches Repertoire aufbauen, ein multieffizientes Kommunikationsgerät und vieles mehr. Wie ein internes Kommunikationsnetz ist ein Intranet mehr als die Menge seiner Teile.
Das Intranet bietet alles aus einer Hand. Das Intranet-Design sollte den Bedürfnissen und der Beteiligung der Mitarbeiter entsprechen. Es handelt sich um eine gemeinsame Plattform, die Kommunikation (in beide Richtungen), Teamwork, Wissensmanagement, Entwicklung und Weitergabe von Inhalten, soziale Netzwerke, Mitarbeiterbeteiligung und Terminplanung unterstützt.
Jedes sich entwickelnde Unternehmen kann vom Intranet profitieren. Die folgenden zehn Fragen dienen als Checklistenpunkte, um Probleme zu beheben und die ordnungsgemäße Implementierung des Intranets zu erleichtern.
Abb. 1: Checklistenpunkte für das Intranet-Design
Wir müssen uns intensiv mit den verschiedenen Funktionen eines Intranets befassen.
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Das Intranet befindet sich im Kern der Kommunikation
Drei Möglichkeiten, wie es einer Organisation hilft:
- Top-down-Kommunikation, die nichts anderes ist als die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern
- Feedback der Mitarbeiter oder der Mitarbeiter-Führungskommunikation
- Teambesprechung in Form von Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter-Kommunikation
Ein kurzes Highlight soll das Ganze verdeutlichen.
- Intranet beendet grundlegende E-Mail-Probleme
Alle Arten von E-Mail-Problemen können von einem gut gestalteten Intranet problemlos gelöst werden, wenn Sie vergessen, jemanden in der Warteschlange einer wichtigen E-Mail zu halten, oder wenn Sie ein wichtiges Update übersehen haben, weil die E-Mail in einer Reihe von E-Mails verloren gegangen ist oder wenn Sie nicht weiterkommen in einer Reply-All-Listen. Das Intranet arbeitet auf unterschiedliche Weise mit Menschen zusammen und optimiert die sofortige Kommunikation. Auf ein und demselben Podest kann man auf einfache Weise viele Dinge erledigen: Mit Kollegen chatten, Communities zu verschiedenen Themen aufbauen, Ankündigungen zu verschiedenen unternehmensbezogenen Themen machen, Blogs schreiben, Artikel hochladen und ein Wissens-Dashboard zu Unternehmensabläufen erstellen.
Einige interne Kommunikationsstatistiken sind nachstehend aufgeführt:
- Nur 48% der E-Mails im Zusammenhang mit der versendeten internen Kommunikation werden geöffnet
- Und nur 23% dieser Kommunikationen sind tatsächlich geöffnet
Es ist also klar, dass ein großer Teil der Unternehmenskommunikation tatsächlich nicht geöffnet wird. Damit alle Empfänger die Mitteilungen öffnen können, ist es offensichtlich keine gute Idee, nur E-Mails zu senden.
- Das Intranet hilft bei der Erfassung des Mitarbeiterfeedbacks
Das Mitarbeiterengagement wird anhand des richtigen Mitarbeiterfeedbacks bewertet. Sie können die Mitarbeiterzufriedenheit leicht quantifizieren, Lücken bei der Verbesserung der Mitarbeiter nachverfolgen und einige Probleme ermitteln, die sich direkt auf die Fluktuation der Mitarbeiter auswirken würden.
Umfragen zur Mitarbeiterbindung sind sehr hilfreich, wenn sie nicht in verschiedenen Abteilungen durchgeführt werden. In den meisten Fällen werden die Umfragen vom Drittanbieter-Tool durchgeführt. Im Gegenteil, wenn diese Umfragen über ein im Intranet integriertes Tool durchgeführt werden, können die korrekten Daten, die auf dem Unternehmensserver gespeichert sind, leicht abgerufen und zur Steigerung der Produktivität zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams ausgetauscht werden. Darüber hinaus sind sich alle Mitarbeiter dieses Tools bewusst, wenn sie täglich damit interagieren. Dies würde letztendlich die Kommunikation am Arbeitsplatz und damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.
Abb: 2. Prozentsatz der Mitarbeiter, die den Kommunikationsprozess akzeptieren
Der Pessimismus am Arbeitsplatz ist auf drei kommunikationszentrierte Ursachen zurückzuführen:
- Das Management richtet die Mitarbeiter nicht richtig auf einen gemeinsamen Zweck aus (38%)
- Insgesamt schlechte Kommunikation um 14%
- Regelmäßige Änderungen, die von 12% nicht gut informiert sind
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Intranet kooperiert
Für eine ordnungsgemäße Kommunikation und Ausgabe der Mitarbeiter ist eine gemeinsame Plattform erforderlich, auf der sich alle Mitarbeiter für eine gemeinsame Sache zusammenschließen können. Meist wird dieselbe Nachricht anders, wenn nicht alle richtig synchronisiert sind. Dies wäre prekär dafür, dass es einen zentralen Ort geben muss, von dem aus Menschen Inhalte sammeln und sich mit den anderen verbinden sollten.
- Das Intranet schafft eine Plattform, auf der jeder miteinander kommunizieren und Dinge erledigen kann
In den meisten Fällen können Sie feststellen, dass ein Intranet so eingerichtet ist, dass Sie über eine Team- oder Projektseite mit Ihren Kollegen in Kontakt treten können. Mitarbeiter können zusammenarbeiten und Inhalte im beiderseitigen Interesse teilen. Sie können Seiten für die Themen erstellen:
- Projekte
- Mannschaften
- Externe Portale auf Kunden
- Wissensbanken
- Zur Einweisung der Mitarbeiter
- Kampagnen-Marketing
- Service oder Produkteinführung
Ihr Intranet würde also Ihre Kommunikation, Jobs und Inhalte in irgendeiner Weise so gestalten, wie Sie es sich wünschen, um die Unternehmenskommunikation zu verbessern.
- Projektmanagement und Aufgabenverwaltung werden durch das Intranet vereinfacht
Ein Intranet hilft beim Festlegen und Verwalten von Projekten und Aufgaben auf demselben Podest. Es ist die Plattform, um ähnliche andere Geschäftsaktivitäten zu betreuen. Das Intranet unterstützt das Projektteam bei der Fertigstellung des Projekts. In Echtzeit können Sie problemlos den Fortschritt überprüfen, Probleme beheben, ohne die E-Mails überfluten zu müssen, und verknüpften Diskussionen folgen, um ein besseres Verständnis für Begegnungen und Vorräte zu erhalten.
Und das Aufgabenmanagement behält den eigenen Arbeitsfortschritt im Auge, hilft bei der Zuordnung von Aufgaben zu anderen und sorgt für die perfekte Abwicklung der projektbezogenen Aufgaben. Man kann schnell Dateien und Daten in einem Raum teilen, ohne sie in die Dropbox oder in andere gemeinsame Reserven zu legen.
- Intranet dient internen Stakeholdern
Über ein Intranet kann man einen normalen Prozess kombinieren und Lösungen zwischen verschiedenen Abteilungen wie HR, Marketing, IT usw. verbinden. Chat, Foren, offene Diskussionspfade und isolierte Nachrichten sind einige Möglichkeiten, mit denen die Pioniere anderen bei der Lösung eines Problems helfen können. Im Folgenden sind einige Dienste zu starten:
- Reichen Sie verschiedene Richtliniendokumente der Organisationen ein
- Bauen Sie eine Wissensdatenbank oder ein internes Wiki auf
- Kündigen Sie verschiedene unternehmenszentrierte oder abteilungsbezogene Kommunikationen an
- Geben Sie die Gelegenheit zu einem sofortigen Chat, um die Probleme zügig zu lösen
- Übertragen Sie ein schrittweises Video
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Das Intranet fungiert als Wissensmanagement-Tool
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie eine wichtige Datei an mehreren Speicherorten durchsuchen, die Sie Ihrer Meinung nach gespeichert haben: Dropbox, Google Drive, One Drive, Unternehmenswebsite oder Ihr interner Server. Wenn Sie an verschiedenen Orten suchen, dreht sich einfach der Kopf und Sie haben die Datei nicht gefunden. In einer solchen Situation kann Ihnen das Intranet helfen, Ihre wichtigen Dokumente ordnungsgemäß zu speichern.
- Intranet ermöglicht immer die Integration Ihrer Dokumente
Mit der Dateiverwaltung im Rahmen der Knowledge Management-Dienste können Sie Ihre Datei zu Ihrem besten Vorteil im Intranet hochladen. In beiden Fällen, wenn wir eine Datei direkt hochladen oder einen Link mit dem tatsächlich hochgeladenen Dokument an einem sicheren Ort platzieren, helfen wir uns und anderen, die Datei in Zukunft zu finden, ohne Zeit darauf zu verschwenden. Sie können die Dokumente nach Ihren Wünschen konsolidieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie die Dokumente aufbewahrt haben, führen Sie einfach eine lebhafte Suche durch, um die gewünschte Datei zu erhalten. Eine Vielzahl von Dokumenten wird im Intranet gespeichert:
- Man kann ein Wissensrepository aufbauen, in dem man verschiedene Dokumente ablegen kann, z. B. HR-Onboarding-Dokumente, projektbezogene Dateien usw.
- Sie können Dateien ganz einfach über das Intranet und über den Chat senden. Außerdem wird die Chat-Unterhaltung automatisch archiviert, damit wir den datumsbezogenen Verlauf abrufen können
- Intranet erhöht die Produktivität
Der Erfolg und Misserfolg eines Projekts hängt mehr von der ordnungsgemäßen Speicherung der Daten und Dateien ab. Dies spart nicht nur Zeit und würde sich direkt auf den ROI auswirken, sondern verringert auch die Spannungen und Frustrationen. Wenn Sie beispielsweise einem Projekt den letzten Schliff geben, können Sie sicher sein, das richtige Dokument für Ihren Kunden auszuwählen. Wenn Sie den neuen Schreinern Onboarding-Dateien geben möchten, können Sie ganz einfach den Link zur HR-Seite senden, der die für sie bestimmten Dokumente enthält. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute können Sie die Zeit für die Suche nach Dokumenten sogar um etwa 35% reduzieren und so 6% der Zeit für andere wichtige Aufgaben sparen.
- Das Intranet erstellt immer eine Echtzeit-Wissensbasis
Ein richtiges Intranet-Design hilft beim Erstellen einer Wissensdatenbank, um wiederholt positionierte Dateien und Dokumente zu dokumentieren. Beispiel:
- Richtlinien und Praktiken
- Wertstoffe
- Nachrichten und Erfolgsgeschichten
- Wichtige FAQs
- Mitarbeiteralben
- Übungsmaterial
- HR Handbuch
- Newsletter
- Wichtige Links mit hilfreichen Tools und Dateien
Und das sind noch nicht alle. Es gibt einige weitere Elemente, die in die Systeme hochgeladen werden - Fragen, die in Foren gestellt werden, Teamdiskussionen und Tickets, die im Helpdesk erstellt werden. All dies kann im Intranet hochgeladen und in die Wissensdatenbank aufgenommen werden, die Sie immer wieder für unterschiedliche Anforderungen verwenden können. Es könnte auch eine Registerkarte mit dem Namen von Ideen geben, die öffentliche Ideen einladen. Dieses Tool würde die Ideenfindung auf verschiedenen Ebenen vorantreiben.
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Intranet bietet soziale Netzwerkoptionen
Ein Intranet bietet immer die Möglichkeit, virtuell mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen in Kontakt zu treten, wodurch die Barrieren und Silos abgebaut werden. Die Mitarbeiter können sich auf einfache Weise miteinander verbinden, Feedback zu Themen von gemeinsamem Interesse austauschen und lernen. Dies verbessert die Kommunikation und den Wissensaustausch auf Unternehmensebene, in verschiedenen Teams und Abteilungen. Die Mitarbeiter lernen Menschen innerhalb und außerhalb ihrer Teams kennen. Die Manager können die Untergebenen kennenlernen, und dies würde letztendlich die Konventionen brechen, und zusammen können sie wachsen, was sich indirekt auf die Produktivität auswirkt.
- Intranet baut interne Kommunikationskanäle auf
Ohne den Schreibtisch zu verlassen, Anrufe zu tätigen oder E-Mails zu senden, können sich die Mitarbeiter in Form eines Feedbacks in den Diskussionspfaden zu einem bestimmten Thema miteinander verbinden. Die Verbindung mit geografisch verteilten Teams würde also zu Teamwork führen.
- Das Intranet hilft dabei, Ihre Mitarbeiter zu finden und zu kennen
Nur weil das Team geografisch verteilt ist oder jemand von zu Hause aus arbeitet, ist es unmöglich, Ihre Mitarbeiter jederzeit zu finden und zu kennen, selbst wenn wir physisch oder virtuell mit ihnen zusammenarbeiten. In solchen Fällen hilft uns das Mitarbeiterverzeichnis im Intranet, mit unseren vorgesehenen Kollegen in Kontakt zu treten, und es kann eine Community aufgebaut werden. Wir können die Fähigkeiten unserer Teammitglieder, die Arbeitshistorie und die Erfolge kennenlernen. Daher können wir ihre Hilfe bei der Lösung eines Problems in Anspruch nehmen oder anderen raten, sie bei diesen spezifischen Anforderungen zu befolgen. Sie können Ihre Kollegen motivieren, indem Sie einen Glückwunschausweis zu jedem Projekterfolg senden oder ein Dankeschön für jede geleistete Arbeit senden.
- Über das Intranet können Sie gute Inhalte über Grenzen und Abteilungen hinweg erstellen, freigeben und veröffentlichen
Über das Intranet erstellen Personen Inhalte, teilen diese in öffentlichen Posts, die andere nutzen, und kommentieren sie. Die Benutzer verwenden verschiedene Bereiche, in denen neue Inhalte hochgeladen werden. Ein automatisches Update wird an alle Benutzer in diesen bestimmten Posts gesendet. Sie fangen dann an, diese Inhalte zu verwenden. Auf diese Weise können Benutzer im Intranet Inhalte erstellen, die von anderen verwendet werden könnten. Der folgende Inhalt wird in der Regel in ein Intranet hochgeladen:
- Blogs und neue Trends rund um die Branche
- Neue Fähigkeiten, denen andere folgen können
- Großes Team gewinnt
- Neustart
- Neue Strategie oder neuer Prozess
- Coole Fotos und Videos
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Mitarbeiterbeteiligung und Wachstumszentrum: Mitarbeiterenttäuschung abschaffen
Bei jeder organisatorischen Veränderung wird das Engagement der Mitarbeiter als das Endergebnis angesehen. Durch das Engagement der Mitarbeiter wird die Produktivität gesteigert und die Mitarbeiter motiviert. Dies wirkt sich letztendlich positiv auf die Kundenzufriedenheit und die Mitarbeitermoral aus.
Mitarbeiter-Engagement-Statistiken
- Die Del Carnegie Training-Studie zeigt, dass fast 71% der Mitarbeiter großer Unternehmen nicht engagiert sind
- In einer anderen Studie von Gallup Research liegt die Entbindung der Mitarbeiter bei etwa 18%, was die Gesamtproduktivität beeinträchtigt
Engagierte Mitarbeiter setzen sich loyal für die Unternehmen ein, für die sie arbeiten. Sie erwähnen stolz das Produkt oder die Dienstleistung des Unternehmens gegenüber den Kunden. Sie schaffen gemeinsam Wissen zum Wohle anderer und helfen anderen, ihre Ziele zu erreichen. Die entlassenen Mitarbeiter sind die Last. Sie schädigen unter anderem den Ruf des Unternehmens, führen zu Unzufriedenheit und wirken sich auf die Produktivität aus. Zu diesem Zeitpunkt würde das Intranet tatsächlich dazu beitragen, Pläne für die Einbeziehung von Mitarbeitern zu entwickeln, indem es ihnen ermöglicht, Ressourcen und Tools zu verwenden und sie in ihren angestrebten Bereichen für den Aufbau ihrer Karriere auszubilden. Sie wären mehr befugt, über ihre Karriere zu entscheiden.
- Das Intranet verbindet die Mitarbeiter mit der Mission, Vision und den Werten des Unternehmens
Wir denken oft, wenn jeder Mitarbeiter auf die Mission, Vision und den Wert des Unternehmens ausgerichtet ist! Und sind sie richtig ausgerichtet und emotional damit verbunden? Eine Umfrage von TINYpulse unter 40000 Mitarbeitern ergab, dass nur 40% davon Kenntnis haben. Der Prozess der Mitarbeiterbindung ermöglicht allen Mitarbeitern, sich emotional an die Mission, Vision und Werte des Unternehmens zu binden. Das Intranet verschafft jedem diesen Zugang an zentraler Stelle. In verschiedenen Formaten und Segmenten können Sie Ihre Mitarbeiter erreichen und auf vielfältige Weise stärken: durch Blogs, Diskussionen, Artikel, Videos und personalisierte Seiten, um für die Marke zu werben.
- Intranet schafft Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter
Die Mitarbeiter wären zufriedener, wenn sie genügend Spielraum hätten, sich zu entwickeln. Ein Unternehmen kann verschiedene Karrierepläne für Mitarbeiter erstellen und so die Abnutzungsrate verringern. Und nur durch die Verringerung der Lücken zwischen den für ihr Wachstum benötigten Ressourcen und den erzielten Ergebnissen kann ein Unternehmen das Missverhältnis optimieren. Das Intranet leistet hier die perfekte Arbeit bei der Unterstützung und Verfolgung der Mitarbeiterwachstumsprogramme auf folgende Weise:
- Konsolidierung der Schulungsunterlagen und Best Practices
- Sammeln von Rückmeldungen von Mitarbeitern zur Verbesserung der Programme
- Die Unternehmenskultur an alle weitergeben
- Verfolgen Sie den Fortschritt aller Mitarbeiter
- Ermöglichen Sie jedem von ihnen die Möglichkeit, ihre Entwicklungen zu überwachen
- Das Intranet stellt eine virale Verbindung mit allen Entwicklungsplänen und einzigartigen Ideen her
Bei der Kommunikation, die an Mitarbeiter per E-Mail verteilt wird, besteht die Möglichkeit, dass diese E-Mail-Nachrichten in den Posteingängen verloren gehen oder dass Benutzer keine Initiativen ergreifen, um diese E-Mails zu öffnen. Es ist überall sehr alltäglich. Ein Mitarbeiter kann die wichtige Mitteilung über seine persönlichen Entwicklungen verpassen. Und manchmal kann dies dazu führen, dass sie sich ausgelassen oder unbedeutend fühlen.
Über ein Intranet haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Updates, jeden einzelnen Interessenten und jede Planungsänderung. Die Informationen können öffentlich oder speziell auf die richtigen Personen zugeschnitten sein. Im Rahmen der dualen Kommunikation wird möglicherweise eine E-Mail an sie gesendet. Gleichzeitig können sie ihre einzigartigen Ideen im viralen Bereich austauschen, und andere Benutzer in diesem Bereich können auf diese Informationen zugreifen und Kommentare veröffentlichen. Daher entwickelt sich ein guter Kommunikationsfaden, der zu erfolgreichen Entwicklungen für alle führt. Die Personen, die möglicherweise nicht an der öffentlichen Diskussion teilnehmen, können sich auch an solchen Online-Diskussionen beteiligen.
Das Intranet ermöglicht den Mitarbeitern auch, ihre Rollen und Karrieren zu nutzen:
- Eigene Projekte und ähnliche wichtige Aufgaben
- Teilen Sie kreative Ideen
- Möglichkeiten nutzen
- Beobachten Sie ihre Zielentwicklung
- Benachrichtigen Sie den Prozess fortschreitet
- Achten Sie auf zusätzliche Übungen und Schulungen
- Beobachten Sie, was andere innerhalb und außerhalb der Teams tun
Steve Roesler, bekannter Kommunikationsstratege, stellte zehn wichtige Fragen, die dazu beitragen würden, die Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu binden. Diese Checklisten sind wirksam bei der Formulierung der einfachen Lösungen für Intranetprobleme:
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Das Intranet fungiert als Planungswerkzeug
Das Intranet erleichtert es allen, Besprechungen, Veranstaltungen und Termine zu planen und zu überwachen. Alle Mitarbeiter würden von dieser außergewöhnlichen Einrichtung profitieren.
- Einfache Planung für die Teilnahme von inspirierenden Mitarbeitern
Menschen haben möglicherweise mehr als ein Tool, um ihre Engagements zu planen, aber diese sind ineffektiv, da dies zeitaufwändig wäre. Diese Machbarkeit sichert eine gute Mitarbeiterbeteiligung. Sie können Mitarbeitern E-Mails zu Besprechungen oder Ereignissen senden, dieser Vorgang ist jedoch umständlich. Die E-Mails können im Posteingang verloren gehen oder wichtige Personen können übersprungen werden. Am einfachsten und intelligentesten ist es, einen freigegebenen Kalender im Intranet Ihres Unternehmens zu planen und einen schnellen Überblick über den Komfort aller zu erhalten. So kann man einen Termin für ein Treffen vereinbaren.
- Attraktive Events kreieren
Abgesehen von der Festlegung von Uhrzeit und Kalender gibt es einige weitere Informationen zu den Ereignissen, die die Ereignisse interessant und beliebt machen.
- Vollständige Informationen zur Veranstaltung
- Fotos und Videos zum Event machen es noch verlockender. Bald nach Ende der Veranstaltung kann es ein gleichmäßiges Update mit Fotos und Videos geben
- Detaillierte Roadmap zu den Veranstaltungen
- Informationen zu Restaurants, Geschäften und anderen bemerkenswerten Orten, an denen Sie vorbeischauen können
Fazit
Ein korrektes Intranet-Design ist immer ein Sprungbrett für eine effektive interne Kommunikation. Es gibt immer einen Vorteil für die Menschen, mit den Kollegen in Bezug auf ein gemeinsames Thema in Kontakt zu treten, und es gibt endlose Möglichkeiten. Wir haben gesehen, dass viele Menschen auf die ordnungsgemäße Nutzung des Intranets zugreifen, um die Massenwirksamkeit der Plattform zu erhöhen. Es ist die Plattform, auf der sie alles suchen, erstellen, teilen, lernen und motivieren, was wiederum die Effizienz der Arbeit erhöht und sich direkt auf den ROI auswirkt. Das ist zwar nicht richtig, um etwas Negatives zu sagen, aber es kann immer gesagt werden, dass ein korrektes Intranet-Design immer die halbe Arbeit ist, seit es um richtige wechselseitige Kommunikationskanäle geht.