Einführung

In diesem Artikel werden wir einen Überblick über den Projektplan im Vergleich zum Projektmanagementplan erhalten. Wir haben immer gewusst und uns oft darüber ausgelacht, dass der Unterschied zwischen einem Projektplan und einem Projektmanagementplan nur darin besteht, dass der „Management“ -Teil eintritt ins Dasein! Wir sind uns jedoch nicht ganz bewusst, dass ein Projektplan in vielerlei Hinsicht von einem Projektmanagementplan abweicht. In diesem Artikel werden Sie schrittweise und systematisch die Bohnen verschütten Weise.

Willkommen in der Welt der Projekte und des Projektmanagements!

Planung wird immer als die wichtigste Phase in einem Projektlebenszyklus angesehen und ist in hohem Maße der Vorläufer für alles, was in einem Projekt bis zu seinem Abschluss vor sich geht. Die Planungsphase muss vom Top-Management, dem Projektmanager und dem am Projekt beteiligten Team sehr ernst genommen werden. In dieser Phase werden Ertragspläne erstellt, und diese Pläne enthalten ausführliche Beschreibungen dessen, was und wo zu tun ist, und sind in allen Formen und Formaten erhältlich und berücksichtigen unterschiedliche Anforderungen.

Warum braucht das Projekt Pläne?

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein großes Projekt haben, ist es wichtig zu wissen, dass nicht jedes Projekt so zufällig von mehreren Personen bearbeitet werden kann, wie es weitergeht. Es ist wichtig zu verstehen, dass jedes Projekt einen Plan benötigt. Aber warum so?

Ein Plan ist fast wie eine Karte. Ein Richtungsdokument, das das Projekt zum angestrebten Ziel führen kann. Der Plan stellt auch sicher, dass der Schwung erhalten bleibt, wenn ein Plan ausgeführt wird. Gleichzeitig behält der Plan seinen Status bei und enthält Aufgaben, die das Projekt zum erfolgreichen Abschluss bringen.

Mit Meilensteinen und einer ordnungsgemäßen Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Zeitplänen ist ein Plan eine sinnvolle und sehr gut durchdachte Dokumentation, die eine schrittweise Abarbeitung einer Abfolge von Maßnahmen zur Erreichung eines festgelegten Ziels abdeckt. Wenn die Planung systematisch und präzise durchgeführt wird, ist die Ausführung einfacher. Ohne einen vollständigen und umfassenden Plan ist es schwierig, die Ausführung so reibungslos wie gewünscht zu gestalten. Dies kostet Sie zusätzlichen Aufwand und verzögert und verbraucht mehr Ressourcen als Sie erwarten. Damit Sie einen Plan implementieren können, müssen Sie unbedingt wissen, was ein Plan für Sie tun kann. Nachfolgend sind 4 Punkte aufgeführt, die die Vorteile der Planung und der Verfügbarkeit eines umfassenden Plans beleuchten:

1. Verbessern der Clientkommunikation und -antwort

Normalerweise als Kommunikationsplan bezeichnet, kann ein Plan Sie in ständigem Kontakt mit Ihren Kunden halten und die Beziehungen zu ihnen verbessern und pflegen. So können Sie sicher sein, dass der Umgang methodisch und bestmöglich erfolgt. Eine bessere Kommunikation bietet die Möglichkeit, die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden richtig zu verstehen. Dies wird die Pläne verbessern und die Ausführung wäre nahezu fehlerfrei.

2. Erhöhung der Transparenz unserer eigenen Arbeit

Wenn ein Plan vorhanden ist, wissen Sie, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte ausgeführt werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Auf diese Weise weiß auch Ihr Kunde, wie der Prozess abläuft, und kann sich ein klares Bild davon machen, was die Teammitglieder tun.

3. Organisierter und effizienter werden

Ein klarer Plan ist wie eine To-Do-Liste, der Sie folgen und die Übersicht behalten können. Dies verdoppelt Ihre Produktivität und führt zu den gewünschten Ergebnissen. Ein organisiertes Projekt ist sicherlich ein erfolgreiches Projekt.

4. Fokus liegt auf dem Projektziel

Mit Details kommen die Möglichkeiten, vom Projektziel abzulenken und abzulenken. Mit der Abweichung steigen die Kosten und die Ressourcen müssten Überstunden leisten. Ein Plan kann Sie auf Kurs halten und Sie auf das ausrichten, was Sie mit minimaler oder ohne Abweichung erreichen möchten. Dadurch kann das Projekt niemals Zeit und Kosten verlieren.

Projektplan vs Projektmanagementplan Infografiken

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vergleiche zwischen Projektplan und Projektmanagementplan.

Framework-Ansätze:

Pläne können einen der folgenden zwei Ansätze verfolgen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen:

  • Logischer Ansatz
  • Projektplan Entwicklungsansatz

Logischer Ansatz:

Der logische Ansatz beruht darauf, dass der Projektmanager eine Matrix aus 4 Spalten und der gleichen Anzahl von Zeilen erstellt. Diese Zeilen enthalten das Entwicklungsziel, das kurzfristige Ziel, die Ergebnisse sowie die Eingaben, die erforderlich sind, um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen. Während die Spaltenüberschrift Zusammenfassungen, überprüfbare Indikatoren, externe Faktoren, die zum Projektplan beitragen, und die verschiedenen Mittel zur Überprüfung enthalten würde.

Projektplan-Entwicklungsansatz:

Dieser Ansatz würde die Erstellung eines Projektplans und eines Projektmanagementplans umfassen, um die verschiedenen Phasen des Projekts und die verschiedenen Aktivitäten, die durchgeführt werden, um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen, aufzuzeigen. Die Projektpläne würden die Grundbedürfnisse wie Projektziel, Beschreibung, Analyse, erforderliche Ressourcen und mehr enthalten.

In diesem Artikel werden wir uns nun mit diesem Projektplanentwicklungsansatz befassen. Wir werden untersuchen, was dieser Ansatz entwickelt, den Projektplan und den Projektmanagementplan und was diese beiden Dokumente voneinander unterscheidet. Ich war gespannt auf mehr!

Was ist ein Projektplan?

Das Projektmanagement-Wissensgremium definiert einen Projektplan, der…

„… Ein offizielles, genehmigtes Dokument, das sowohl die Projektdurchführung als auch die Projektkontrolle steuert. Die Hauptverwendung des Projektplans besteht darin, Planungsannahmen und -entscheidungen zu dokumentieren, die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu erleichtern und genehmigten Umfang, Kosten und Planungsgrundlagen zu dokumentieren. Ein Projektplan kann zusammengefasst oder detailliert sein. “

In der Erwägung, dass PRINCE2 einen Projektplan definiert, der wie folgt lautet:

„… Eine Erklärung darüber, wie und wann die Ziele eines Projekts erreicht werden sollen, indem die wichtigsten Produkte, Meilensteine, Aktivitäten und Ressourcen aufgezeigt werden, die für das Projekt erforderlich sind.“

Der Zweck eines Projektplans besteht darin, die Meilensteine, die das Team im Projekt erreichen muss, korrekt und genau zu definieren, um den beabsichtigten Projektumfang zu ermöglichen und umzusetzen. Ein Projektplan jeder Ebene sollte in der Lage sein, die vier grundlegenden Fragen zu beantworten, die sich aus seinem Projekt ergeben. Sie sind wie folgt:

  • Was? - Was sind die gewünschten Ergebnisse / Leistungen für das Projekt? Welche Arbeiten müssen durchgeführt werden, um diese Ergebnisse zu erzielen?
  • Warum? - Warum wird das Projekt aufgenommen? Was versucht es aufzulösen?
  • Wer? - Wer sind die Teammitglieder, die an dem Projekt arbeiten? Was macht jedes Mitglied während des Projekts?
  • Wie? - Wie wird das Projekt manövriert? Welche Aktivitäten werden Teil des Projekts sein? Führen sie das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss?

Sie werden feststellen, dass der Projektplan mit einer Projektcharta identisch klingt und aussieht, aber was ihn von diesem Dokument unterscheidet, ist sein Zweck . Während in der Projektcharta die Inhalte fest auf Papier festgehalten sind, wird ein Plan erstellt, um die Ausführung zu verwirklichen.

Ein Projektplan würde jedes Detail umfassen, das zu einem Projekt gehört. Es beschränkt sich nicht nur auf den Projektmanagementaspekt oder die Zielsetzungen der Kunden von Drittanbietern. Ein Projektplan mit Schwerpunkt auf der genauen Abfolge aller Vorgänge in einem Projekt. Es befürwortet eine detaillierte Sichtweise, wie ein schrittweiser Fortschritt bis zur Fertigstellung des Projekts oder, in kurzen Worten, zur Erreichung seines in der Projektcharta festgelegten Ziels und seiner Vision dargestellt werden kann. Eine detaillierte Ansicht würde einen umfassenden Einblick in die Ausführung jeder einzelnen Aufgabe beinhalten, um Meilensteine ​​zu erreichen, die Verwaltung einzelner Teilaufgaben und Aktivitäten / Ereignisse sowie die Kontrolle der Situation und vor allem der Qualität des Prozesses und ihrer Ergebnisse.

Am häufigsten als Bauplan angepriesen, umfasst ein Projektplan zu gegebener Zeit in der Regel die folgenden Themen:

  • Bereichsverwaltung
  • Qualitätsmanagement
  • Finanzverwaltung
  • Zeitplanmanagement
  • Resourcenmanagement
  • Kommunikationsplan
  • Änderungsmanagement

Was ist ein Projektmanagementplan?

Ein Projektmanagementplan kann im Gegensatz zum Projektplan als einziges Dokument definiert werden, mit dem der Projektmanagementansatz oder das Projektmanagementsystem, das bei der Implementierung des Projektplans verwendet wird, vom Projektteam beschrieben wird. Dies würde bedeuten, dass für ein bestimmtes Projekt alle Projektmanagement-Eingaben in den verschiedenen Phasen des Projekts in diesem Dokument auf der Grundlage des Projektplans, der auf der Grundlage der Projektcharta erstellt wurde, detailliert aufgeführt werden.

Viele Experten finden eine feine Linie zwischen diesen beiden Dokumenten und einige finden überhaupt keine Linie und verwenden die beiden Begriffe für Pläne austauschbar. Ab der 3. Ausgabe von PMBOK wurde der Begriff aus Gründen der Klarheit in „Projektmanagementplan“ standardisiert, aber viele Organisationen haben sich daran gehalten, die beiden Dokumente als separate Einheiten zu präsentieren, die unterschiedlichen Formaten folgen und unterschiedlichen Zwecken dienen.

Ein Projektmanagementplan kann auch als logische Einheit angegeben werden, die aus vielen Managementplänen besteht, damit die Aufgaben und Aktivitäten des Projekts wie geplant funktionieren. Diese Managementpläne sind nicht auf die in PMBOK angegebenen 10 Wissensbereiche beschränkt. In diesem Plan werden die Best Practices verwendet, die für ein bestimmtes Szenario implementiert werden können, und sie sind für die erfolgreiche Ausführung dieser Aufgabe vorgesehen. Dies stellt den bestmöglichen Abschluss der Aufgabe sicher.

Je nach Umfang des Projekts kann dieser Plan in einzelne Pläne unterteilt oder der Kürze halber in einem einzigen Dokument abgelegt werden.

Projektmanagementpläne versuchen immer, die Frage nach dem Wie und nicht nach dem Was und Warum zu beantworten. Mit dieser Eigenschaft teilen die Projektmanagementpläne den Teams mit, wie ein bestimmtes Szenario mit welchem ​​Management-Tool oder -Ansatz durchzuführen und zu behandeln ist. Dies stärkt die Haltung des Projektmanagers und seines Teams und verleiht ihm Orientierung und Orientierung.

In Bezug auf die Themen, die von einem Projektmanagementplan abgedeckt werden, weist es eine gute Ähnlichkeit mit den Themen auf, die von einem Projektplan abgedeckt werden, einschließlich Scope-Management, Qualitätsmanagement bis hin zum Beschaffungsmanagement. Ein Projektmanagementplan wird lange vor Beginn der Projektdurchführung erstellt und umgesetzt, um sicherzustellen, dass alle Praktiken berücksichtigt werden und die Best Practices des Projektmanagements eingehalten werden.

Sie können sich einen Projektmanagementplan als eine Art Richtlinie vorstellen, die Sie bei der Umsetzung des vor Ihnen aufgestellten Plans unterstützt, um den Umfang und das Ziel des Projekts zu erreichen.

Hauptunterschiede zwischen Projektplan und Projektmanagementplan

Nachdem wir nun die beiden Begriffe und die unterschiedlichen, aber ähnlichen Pläne für ein Projekt definiert und verstanden haben, wollen wir sie anhand ihrer starken Unterschiede kennenlernen, die sie voneinander unterscheiden. Unterscheiden eines Projektplans und eines Projektmanagementplans.

Projektplan Projektmanagementplan
Übersichtsplan Übersichtsplan
Detaillierter Plan über den Start des Projekts bis zum Ende Hochdetaillierter Plan, wie das Projekt gestartet und jede Bewegung bis zum Ende überwacht werden soll
Dieser Plan befasst sich und befasst sich mit der Hauptfrage: Was Dieser Plan befasst sich und befasst sich mit der Hauptfrage: Wie
Ein visionäres Dokument, das das Projekt schrittweise in Richtung der Vision oder des Ziels zeichnet Ein Ausführungsdokument, in dem die Aktivitäten des Projekts sowie die Werkzeuge und Techniken aufgeführt sind, die zur Erreichung der im Projektplan festgelegten Vision / Zielsetzung eingesetzt werden
Gibt dem Projektmanager die Vision, wie die Projektschritte und -phasen aussehen werden Übergibt dem Projektmanager den endgültigen Plan und entwickelt ein System zur Umsetzung der Vision des Projektplans

Aus Sicht der PMP-Prüfung müssen Sie die Grenzen zwischen einem Projektmanagementplan und einem Projektplan verwischen und auf den gleichen Zug der beiden Dokumente springen. PMBOK 3. Edition betrachtet diese Dokumente nicht als separate Dokumente, sondern fasst sie unter dem in diesem Artikel genannten Namen „Projektmanagementplan“ zusammen. Ich habe dieses Blog in der Perspektive geschrieben, dass es eine gute Lektüre und eine gute Wissensquelle für Personen ist, die auf diese Begriffe gestoßen sind oder stoßen werden, die in ihren Organisationen separat und völlig unabhängig voneinander verwendet werden.

Fazit

Ein Projektplan und ein Projektmanagementplan sind wichtige Dokumente im Lebenszyklus eines Projekts und stellen sicher, dass Ihr Projekt jederzeit reibungslos funktioniert. In der Lage zu sein, die volle Kontrolle über Ihr Projekt zu haben, würde bedeuten, dass Ihre Planung mit aufrichtigem Engagement und gründlicher Organisation durchgeführt wurde. Die Planung, wenn sie zufriedenstellend durchgeführt wird, macht 80% der Arbeit aus, was für Sie als Projektmanager ein sicherer Gewinn ist.