Projektmanagement-Lebenszyklus
Projekte sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Berufslebens. In der Welt der sich ständig ändernden Technologie- und Geschäftstrends ist das Projektmanagement sehr gefragt. In diesem Thema lernen wir den Lebenszyklus des Projektmanagements kennen
Laut PMI ist ein Projekt als temporär mit einem bestimmten Anfang und Ende in der Zeit definiert. Das Projekt ist auch ohne Routinebetrieb einzigartig und soll das einzigartige Ziel mit einem bestimmten Satz von Operationen erreichen. PMI definiert Projektmanagement ferner als die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Unabhängig davon, ob es sich bei dem Projekt um Softwareentwicklung, Produktneueinführung oder sogar Film handelt, wird die Verwaltung in fünf Lebenszyklusphasen durchgeführt.
Phasen des Projektmanagements Lebenszyklus
Hier sind die fünf Lebenszyklusphasen des Projektmanagements:
- Initiation
- Planung
- Ausführung
- Überwachen und kontrollieren
- Schließung
Einführungsphase:
Dies ist der Ausgangspunkt des Projekts. In dieser Phase wird das Projekt konzeptualisiert. In dieser Phase werden die folgenden Schritte implementiert:
- Die Projektidee wird entweder erstellt oder der Kunde nähert sich mit der Idee. Die Idee kann die Lösung eines bestehenden Problems oder eine neue Geschäftsgelegenheit sein (zum Beispiel: Einführung eines neuen Smartphonemodells).
- Das Business Case-Dokument wird erstellt und bietet die Lösung für die Umsetzung der Idee nach den Brainstorming-Sitzungen, die aus Team-, Kunden- und Projektmanagern bestehen.
- Projektmanager und betroffene Teams prüfen die Realisierbarkeit des Projekts in Bezug auf Gewinne, Kosten, Zeitplan, Ressourcen usw.
- Sobald das Projekt diesen Machbarkeitstest bestanden hat, wird es dem Führungsteam des Unternehmens / Geschäftsbereichs zur Genehmigung vorgeschlagen.
- Während der Genehmigung wird die Leistungsbeschreibung für das Projekt unterzeichnet und das Budget zugewiesen.
Nach dem erfolgreichen Abschluss der obigen Schritte wird das Projekt in die Planungsphase verschoben.
Planungsphase:
Dies ist die zweite Phase des Projektmanagements. In dieser Phase wird ein detaillierter Projektplan erstellt. Dieser Plan enthält Aufgaben, erforderliche Ressourcen, Zeitpläne, Kosten usw. Weitere Planungen zur Priorisierung der Anforderungen werden durchgeführt. Ein Gantt-Diagramm, das die Zeitpläne für die verschiedenen Aufgaben angibt, ist eines der wichtigsten Dokumente, die für die Planung erstellt wurden. Verschiedene Pläne, die je nach Art des Projekts erstellt werden, sind:
- Kommunikationsplan: Ein guter Kommunikationsplan sichert den Erfolg des Projekts. Sie legt fest, wie die Informationen zwischen den verschiedenen beteiligten Gruppen ausgetauscht werden sollen (Einrichten von E-Mail, Skype, Erstellen einer Verteilerliste usw.). Die Eskalationsmatrix ist Teil dieses Plans, der zum Eskalieren von Teams für Probleme verwendet wird.
- Ressourcenplan: Identifiziert Ressourcen, die für das Projekt und den Verbrauch erforderlich sind, und plant die Beschaffung der Ressourcen. Die Zuordnung der Humanressourcen ist in diesem Plan beschrieben.
- Qualitätsplan: Der Plan besteht aus einer detaillierten Beschreibung der verabschiedeten Qualitätsstandards, Qualitätsprüfungen und -sicherungen, die zur Einhaltung der Standards verwendet werden.
- Bereitstellungsplan: Enthält die Übersicht über die Bereitstellung der Projektergebnisse. Die Herangehensweise an die Bereitstellung, die Verantwortung der Teammitglieder während und nach der Bereitstellung, die Problemverfolgung und die Unterstützung beim Projektabschluss nach Abschluss des Projekts.
Nach Abschluss verschiedener Pläne wird je nach Kritikalität des Projekts ein Risikomanagement durchgeführt. Identifizierung der potenziellen Bedrohungen und Analyse der Auswirkungen, falls solche Bedrohungen auftreten, bilden den Teil dieser Unterphase. Ein Risikomanagementbericht mit einem Plan zur Abschwächung künftiger Bedrohungen wird erstellt.
Ausführungsphase:
Fertigstellung und Planung der Projektidee. Jetzt ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen. In dieser Phase wird die bisherige Planung in die Tat umgesetzt. Diese Phase hängt stark von der Planung ab. Besser der Plan, besser die Ausführung. Die Projektmanager folgen in diesem Prozess den folgenden Schritten:
- Ressourcenzuweisung und Sicherstellung der pünktlichen Lieferung.
- Tägliche Zuordnung der Aufgaben zu Teammitgliedern
- Tägliche Besprechungen abhalten
- Erstellen eines Statusberichts basierend auf den täglichen Besprechungen und dem Projektfortschritt.
Hier zeigt sich das gesamte Team, wie es mit der eigentlichen Arbeit beginnt (zB Softwareentwicklung, Fertigung). Tagesziele werden gesetzt; Das Team muss sicherstellen, dass es sie trifft. Im Falle einer Verzögerung müssen sie den Projektmanagern Bericht erstatten.
Überwachungs- und Kontrollphase:
Diese Phase wird mit der Ausführungsphase zusammengeführt, da beide gleichzeitig auftreten. Das Hauptziel hierbei ist es sicherzustellen, dass die Ausführung gemäß dem Plan erfolgt. Fristen und Kosten sind eingehalten. Die folgenden Punkte werden während der Überwachung implementiert:
- Legen Sie die Key Performance Indicators (KPIs) fest.
- Vergleichen Sie den Fortschrittsplan oder Statusbericht mit dem Projektplan, um die KPIs zu messen.
- Reduzieren Sie bei Abweichungen vom Projekt die Abweichung und definieren Sie die KPIs neu.
- Aktualisieren Sie den Plan auf Änderungen, um die Frist einzuhalten.
- Budgetauslastung überwachen.
- Überwachen Sie die Qualität des Projekts.
Abschlussphase:
Jetzt ist das Projekt abgeschlossen und es ist Zeit, das Projekt für den Kunden bereitzustellen oder auf den Markt zu bringen. Hier kommen die gemeinsamen Anstrengungen zum fruchtbaren Ende !! Der in der Planungsphase erstellte Bereitstellungsplan wird aktiviert. Abschlussphase hat:
- Freigabe der Liefergegenstände (Produkt / Dienstleistung) an die Stakeholder.
- Kommunikation des Abschlusses an Stakeholder und Geschäftspartner.
- Geschäftsdokumente abmelden.
- Die Teammitglieder freigeben und die Verträge schließen.
- Einreichung von Zahlungen und Unterlagen.
- Dokumentieren der während des Projekts gewonnenen Erkenntnisse und bewährten Methoden, damit sie für zukünftige Referenzzwecke für andere Projekte verwendet werden können.
- Einrichten der Support- und Wartungsstruktur gemäß den Anforderungen.
So sind oben die Phasen des Projektlebenszyklus. Die Initiierung eines neuen Projekts mag zwar eine gigantische Aufgabe erscheinen, aber durch das Aufbrechen von Phasen wird das erreichbare Ziel erreicht. Diese Phasen schließen sich jedoch nicht gegenseitig aus, sondern können sich in der Praxis überschneiden. Die oben beschriebenen Ausführungs- und Kontrollphasen finden zur gleichen Zeit statt. Ebenso kann das Gleiche auch in anderen Phasen passieren.
Planning-Execution-Fusion:
Die Möglichkeiten von Problemen und geänderten Anforderungen des Kunden in der Ausführungsphase können zu Änderungen im Projektplan führen. Die Planung erfolgt wieder in der Ausführungsphase. Die für Softwareprojekte weit verbreitete agile Methodik bietet die Flexibilität, solche kurzfristigen Änderungen zu berücksichtigen.
Große Projekte werden in kleine Module unterteilt, wie Fertigung und Qualität unterschiedliche Module für ein Produkt sein können. Die Fertigstellung eines Moduls kann mit der Initiierung für andere Projekte korrespondieren.
Es kann gefolgert werden, dass diese Phasen dynamischer Natur sind, aber mit Hilfe verschiedener Tools für das Projektmanagement können wir den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherstellen.
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