6 besten Schritte zum Einrichten und Ausführen eines Project Management Office (PMO)

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Anonim

PMO - Ordnung oder Chaos? Die meisten von uns würden ein bisschen von beidem bevorzugen, aber die Bestellung kann in den meisten Fällen ein Segen für jedes Projekt sein. Da viele Unternehmen zusammenkommen, besteht auch die Möglichkeit, dass ein Durcheinander nicht der beste Weg für Sie ist, Ihr Geschäft zu führen oder Ihre Projekte zu leiten.

In einer Organisation gibt es viele Projekte, die einer Lebensweise zugute kommen. Diese Projekte entstehen aus einem Bedürfnis heraus, und es liegt in der Verantwortung der Programmmanager und Projektmanager, so organisiert zu sein, dass die anstehenden Probleme leicht und einfach gelöst werden und jeder davon profitieren kann.

Projekte sind eine Teilmenge eines Programms, und es werden mehrere Projekte zu unterschiedlichen Zeitpunkten nacheinander durchgeführt, um das Programm näher an die Unternehmensziele und -fortschrittsziele heranzuführen. Um mit all diesen Vorgängen gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten fertig zu werden, müssen Projektmanager und Programmmanager vorsichtig sein und ein PMO oder ein Projektmanagementbüro einrichten. Dieses PMO wird das organisierende Organ sein, das bei jedem durchgeführten Projekt und jedem behandelten Programm hilft. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über ein PMO wissen müssen.

Was ist ein PMO?

Ein PMO ( Project Management Office ) kann perfekt als zentralisierte Einheit innerhalb einer bestimmten Organisation beschrieben werden, die für die Festlegung von Standards, die Aufrechterhaltung von Disziplin, die Bereitstellung eines Leitungsorgans und die Durchsetzung der richtigen Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Verwaltung und Steuerung von Projekten verantwortlich ist. prägnante und konsequente Weise.

Standardisierung und Disziplin sind wichtige Schlüsselmerkmale innerhalb einer Organisation, die darauf abzielt, mehrere Projekte auszuführen. Diese Projekte werden von der Organisation durchgeführt, um Systeme oder Prozesse zu ändern oder zu verbessern. Mit einem PMO können Sie auf einen organisierenden Körper tippen, der Ihnen hilft, die Vorteile von Providing zu nutzen

g Organisationsstandards für alle Projekte und das durchgeführte Programm. Dies würde eine konsequente Schulung der Projektteams und vieler Projektmanager einschließen, die das Projekt gemäß den von Ihnen vorgeschlagenen Projektmanagementstandards abwickeln.

Bei einer zunehmenden Anzahl von Projekten ist ein PMO hilfreich, da es einen konsistenten Projektmanagementansatz implementiert. Dieses zentralisierte Bündel von Standards und Verfahren ist für die verschiedenen Aspekte des Projektmanagements und die verwendeten Methoden verantwortlich. Sie sind dafür verantwortlich, dass jedes Projekt in Bezug auf Qualität, Kundenbetreuung und Quantität ein bestimmtes Maß an Einhaltung beibehält.

Ein PMO kann aus einer Gruppe engagierter Personen bestehen, die die Standards leiten und festlegen, oder auch aus einer einzelnen Person, je nach Programm und Umfang der Projekte. Mit der Zeit, wenn Unternehmen an Größe und Leistungsfähigkeit zunehmen, erkennen Unternehmen die Notwendigkeit, diese engagierten und konzentrierten Anstrengungen zu unternehmen, um sicherzustellen, dass ihre Systeme und Prozesse den wachsenden Anforderungen und Erweiterungen standhalten und diese eindämmen können.

Das Projektmanagementbüro kann von unterschiedlicher Art sein und muss den von der Organisation angegebenen Anforderungen entsprechen, um sicherzustellen, dass Projekte den Standards und Normen entsprechen. Wenn ein PMO mit einem klaren Ziel, einer soliden Grundlage und Unterstützung durch die Sponsoren und einem perfekten Ansatz für das Geschäftsmodell festgelegt wird, kann es ein Motor für Wertschöpfung und herausragende Projekte für das Unternehmen sein.

Das Projektmanagement in den Vordergrund zu rücken, ist eine großartige Idee. Sie können eine Standardisierung durchführen und sogar die Einhaltung einer Reihe von Normen für Ihr Projektteam und andere mit dem Projekt verbundene Mitglieder überwachen. Warum also ein PMO? Sehen wir uns die wichtigsten Vorteile an, die sich bei der Verwendung eines PMO ergeben:

  • Die Umsetzung eines Projekts könnte nie einfacher sein . Mit vorhersehbarer Konsistenz und Effizienz können Sie den Erfolg garantieren
  • Schaffung einer Grundlage für die Initiativen Ihres Unternehmens und gleichzeitige Verwaltung eines Organisationsportfolios
  • Förderung von Transparenz und effizienter Finanzberichterstattung, um die Führung zu fördern
  • Ausrichtung der Geschäftsstrategie auf die Investitionen, um den Erfolg zu messen
  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterproduktivität zur Steigerung der Geschäftsleistung
  • Implementierung von Standardpraktiken in Übereinstimmung mit den weltweit befolgten Best Practices
  • Sicherstellung langfristiger Einsparungen und Kapitalrenditen ( ROIs ) für alle Schulungen und das Mentoring

Was macht ein PMO aus?

Ein PMO besteht im Wesentlichen aus drei verschiedenen und unterschiedlichen Komponenten oder Facetten, die zur Effektivität des PMO innerhalb der Wände der Organisationen beitragen. Diese Facetten hängen stark voneinander ab, und der Erfolg des PMO beruht wirklich auf diesen drei Säulen der Stärke. Diese Facetten sind wie folgt:

  • Funktional
  • Strukturelle
  • Disziplin

Jede Komponente unterscheidet sich stark voneinander und ergänzt sich in einer Weise, dass der Zweck des PMO direkt vor dem Unternehmen und der Geschäftsleitung zum Tragen kommt. In diesem Abschnitt werden wir uns die einzelnen Komponenten ansehen und sie verstehen. Sobald wir dies getan haben, sind wir bereit, mit unserem eigenen PMO loszulegen.

  1. Funktional

Das Einrichten des funktionalen Aspekts des PMO ist eine wichtige Initiation, die das Erscheinungsbild Ihres PMO verbessern kann. Die Rolle oder der Umfang des PMO muss innerhalb der Organisation gemessen und definiert werden, um den Prozess zu starten. Die Reihenfolge wird für den gesamten Funktionssatz des PMO beibehalten und muss den beibehaltenen Funktionsebenen entsprechen. Das nächste Bild gibt Ihnen einen Überblick über die genauen Funktionsstufen eines PMO und darüber, wie die Reihenfolge für den funktionalen Aspekt beibehalten und benötigt wird.

Per Definition ist ein PMO eine Einheit zur Festlegung von Standards, bei der es sich um ein Leitungsorgan handelt, um die Einheit für das Lieferungsmanagement aufrechtzuerhalten, und das strategische Unterstützungssystem für das Management und die Mitglieder des Projektteams innerhalb der Organisation.

Es gibt eine fortlaufende Reihenfolge, die vom PMO verwaltet wird. Jede Schicht ist abhängig von der Schicht außerhalb. All dies unter dem Mikroskop der von der Organisation verfolgten Strategie.

  1. Strukturelle

Dies bildet die qualitative Grundlage des PMO und wie es sich auf die Elemente eines Projekts oder einer Organisation auswirkt - Personen, Prozesse und Systeme / Tools.

  • Menschen - Die Menschen in einem PMO-System sind die Führungseinheit und das Personal, das daran arbeitet, ein gutes Projekt aufzustellen, um das Geschäftsziel des Unternehmens zu erreichen.
  • Prozess - Der Prozess besteht aus den SOPs, die auf den vom PMO verwalteten Disziplinen basieren. Prozesse sollten praktisch sein und mit dem Workflow der gesamten Organisation in Verbindung stehen. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit sowie die Zustimmung der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens sind auch die Aspekte, die beim Einrichten dieses Aspekts des Büros berücksichtigt werden müssen.
  • System / Tools - Die Tools müssen auf die Verfügbarkeit der Ressourcen und die Kenntnisse der Benutzer zugeschnitten sein. Die Systeme sollten so konzipiert sein, dass sie die folgenden Elemente umfassen:
  • Alle erforderlichen Informationen in genauen und Echtzeitformaten
  • Disziplinen des PMO eingerichtet werden
  • Sollte über Berichterstattungsmechanismen verfügen, um jederzeit eine effiziente Entscheidungsfindung sicherzustellen

  1. Disziplin

Das Project Management Office sollte so eingerichtet sein, dass es die folgenden Quadranten der Geschäftsführung abdeckt, wenn Projekte oder Programme innerhalb der Organisation ausgeführt werden:

  • Kommunikationsmanagement - 360 ° -Kommunikation für alle Partner
    • Interessengruppen Verwaltung
    • Berichterstellung und Metriken
  • Ressourcenmanagement - Wichtig für die Projektdurchführung
    • Mitarbeiterführung
    • Lieferantenverwaltung
    • Anlagenbeschaffung und -verwaltung
  • Change Management - Probleme angehen und Risikoszenarien mit Veränderungen lösen
    • Bereichsverwaltung
    • Risiko- und Issue-Management
    • Trainings- und Entwicklungsmanagement
  • Ausführungsmanagement - Zeit und Kosten sind wichtige Aspekte für jedes Unternehmen
    • Kritisches Pfadmanagement
    • Finanzverwaltung

Einrichten und Ausführen eines PMO

Beim Einrichten eines PMO geht es nicht nur darum, eine Reihe von Kriterien festzulegen und mit der Implementierung zu beginnen. Genau wie bei einer Projektimplementierung benötigt ein PMO das gleiche Maß an Bewertung, Analyse, Dokumentation und Planung, um die Dinge in Gang zu bringen. Ich habe die 6 besten Schritte für die Einrichtung und Ausführung eines PMO zusammengestellt, das alle Ihre Anforderungen in einer Projektmanagementszene mit Ihrer Organisation und Ihren Projekten erfüllt. Lass uns gleich einsteigen!

  • Schritt 1 - Bewertung notieren

Das Verständnis Ihrer Anforderungen und Ihres Ziels, ein PMO einzurichten, ist der Schlüssel für die Einrichtung und letztendlich den Betrieb eines PMO. Beurteilung ist die Notwendigkeit, wenn ein PMO eingerichtet werden soll. Sie müssen den aktuellen Status der Organisation des Projektmanagementbüros überprüfen und das gewünschte Zielszenario ermitteln, in dem sich das Unternehmen befinden möchte.

Für die Durchführung dieser Bewertung empfehle ich Ihnen, die Bewertung OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) von Project Management Office PMI zu verwenden, mit der Sie das Niveau der Organisation anhand des aktuellen Zustands des darin befindlichen PMO beurteilen können.

In diesem Schritt werden die Funktionsbereiche untersucht, die vom PMO gesteuert und reguliert werden, sowie die Lücken zwischen Ihrem Unternehmen und den Anforderungen des PMO. Lesen Sie den Abschnitt " Disziplin " in diesem Artikel, um die verschiedenen Quadranten des betriebswirtschaftlichen Paradigmas zu kennen. Durch sorgfältige Prüfung dieser Bereiche kann das PMO in den entsprechenden Reifegrad gebracht werden.

  • Schritt 2 - Auflistung der Empfehlungen

Sie haben jetzt festgestellt, wo sich Ihre Projektmanagement-Büroorganisation befindet und wo das PMO eingreifen muss. Als Nächstes müssen Sie sorgfältig Empfehlungen auflisten, wie die Lücken mit Prozessen, Personen oder Systemen sowie Kombinationen und Permutationen dieser Lücken geschlossen werden können . Diese Empfehlungen könnten umfassen:

  • Haben Sie Gate Reviews für bessere Entscheidungsfindung
  • Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte und machen Sie diese Projektmanager entsprechend auf Risiken aufmerksam
  • Lassen Sie Qualitätssicherungen für Projekte durchführen, um die Einhaltung der festgelegten Projektmanagementmethoden zu überprüfen
  • Trainieren, betreuen und coachen Sie neue Projektmanager in den verschiedenen Projektmanagementprozessen und -systemen, die für Standardisierungen eingerichtet wurden
  • Arbeiten Sie zusammen und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Schritte und Methoden für die Wiederverwendung gut dokumentiert sind

Bleiben Sie in ständigem Kontakt mit den Mitarbeitern der Organisation und bitten Sie diese um häufiges Feedback. So können Sie die Schwächen und Stärken der Prozesse und Systeme herausfinden, die während der Ausführung jedes Projekts aufgebaut wurden.

  • Schritt 3 - Erstellen eines Ausführungsplans

Sie haben die Bereiche, die permanente Füllstoffe benötigen, Sie haben die Empfehlung und das Niveau, auf dem sie sind. Nun kommt der Teil, in dem Sie einen Implementierungsplan entwerfen, um die Dinge in Gang zu bringen. Sie haben taktische Empfehlungen, während einige eine gründlichere Organisation erfordern. Sie werden als strategische Empfehlungen bezeichnet. Beginnen Sie mit den Taktischen und behalten Sie wie bei Projekten die Anforderungen an Zeit, Kosten und Ressourcen bei, um einen Implementierungsplan zu entwickeln.

Holen Sie sich ein Buy-in von Ihrem Management-Team, wenn Sie den Ausführungsplan vorschlagen, den Sie unter Berücksichtigung aller Prioritäten festlegen möchten. Denken Sie auch an die strategische Sicht des Unternehmens und seine Positionierung. Das Top-Management liebt es, einen engagierten und einflussreichen Manager zu sehen, der bereit ist, die Meile zu gehen.

  • Schritt 4 - Implementierung des Ausführungsplans

Motoren an… Fuß auf der Beschleunigung… Karte in der Hand… Alles, was Sie tun müssen, ist die Kupplung zu lösen! Zoomen Sie vorbei an einem tollen PMO vor Ihnen! Es klingt zwar wie ein Kinderspiel, wenn man sich auf Rennautos bezieht, aber die Ausführung eines PMO erfordert Sorgfalt und äußerste Anstrengung mit einem Hauch einer einzigartigen Perspektive. Gehen Sie zu den Taktikplänen und sammeln Sie diese „Gewinne“ unter Ihren Flügeln. Mit diesem Schub sind Sie bereit, die nächste Meile zu erobern.

Zeigen Sie bei jedem Sieg, den das PMO für Sie hält, den Wert auf, und denken Sie immer an das jeweilige Ziel. Achten Sie dabei streng darauf, dass Sie nicht vom Plan abweichen. Das PMO muss die Menschen bei ihren Projekten so unterstützen, dass sie dem Unternehmensstandard entsprechen. Mit diesen kurzen Gewinnen können Sie Vertrauen in die vielen Dinge aufbauen, zu denen ein PMO werden kann.

  • Schritt 5 - Übermitteln des Updates in regelmäßigen Abständen

Kommunikation ist ein außergewöhnlicher Faktor in unserem Leben, der den Wissens- und Informationstransfer so angenehm macht, wenn er effektiv genutzt wird. Bei der Einrichtung und Validierung der Umzüge eines PMO ist die Kommunikation eine entscheidende Komponente für den Erfolg und die sinnvolle Umsetzung. Damit ein PMO Bestand hat, muss der Kommunikationsrahmen stark sein und alle Beteiligten ansprechen.

Während wir uns den taktischen Plänen und deren Fertigstellung bis hin zu den strategischen Änderungen widmen, müssen wir in der Lage sein, jedes Update auf systematische Weise vollständig zu kommunizieren. Dies wird die gesamte Kommunikation sicherstellen und fördern und die notwendigen Stakeholder über die Fortschritte des PMO und die Eignung der PMO-Implementierung für die Organisation auf dem Laufenden halten.

  • Schritt 6 - Stopp. Beobachten. Fix. Wiederholen

Kontinuierliche Verbesserung ist der beste Weg für ein Projekt oder ein Unternehmen, um zu den Systemen und Prozessen zu wachsen und zu reifen, die wir uns wünschen. Ihr PMO würde sowohl kurz- als auch langfristige Empfehlungen aussprechen. Diese sollten häufig überprüft werden, meistens auf jährlicher Basis, um Pläne zu machen und Möglichkeiten daraus zu entwickeln. Mit jeder Überprüfung, Planung und Implementierung wächst Ihr PMO und die Organisation des Projektmanagementbüros bei der Implementierung von Projekten und Programmen.

Ihr PMO ist keine stagnierende Einheit. Es entwickelt sich und die Art und Weise, wie es sich entwickelt, ist ein iterativer Prozess. Überprüfen Sie jede sich bietende Chance oder jedes Risiko und die Art und Weise, wie der Prozess Wert bringt. Sobald Sie dies tun, werden Sie in der Lage sein, Lücken zu finden, die gefüllt werden müssen, bis Sie zur Perfektion gelangen.