Einführung in Project Scheduling Management

Die im Projektmanagement gebräuchliche Projektplanung umfasst die Planung eines gesamten Projekts, einschließlich der minutiösen Komponenten, vom Anfangsdatum bis zum Enddatum. Diese Methode beinhaltet die Planung der Liste der Aktivitäten, Meilensteine ​​und Ergebnisse eines Projekts. Es ist eine systematische Projektion des Zeitplans, der vom Tag der Konzeption des Projekts bis zum Tag der Fertigstellung des Projekts und alles dazwischen besteht.

Ein Projektplan kann nur erstellt werden, wenn eine klare Vision für das Projekt vorliegt. Ein Zeitplan kann als Skript erstellt werden, wenn ein Projekt in eine komplexe Funktionsstruktur der verschiedenen kleinen zu erbringenden Leistungen integriert werden kann.

Was ist das Ziel eines Projektplans?

Ziel eines jeden Projektplans ist es, die Mitarbeiter systematisch und organisiert durch eine effiziente Planung zu führen, die die verfügbare Zeit optimiert. Der Zeitplan stellt sicher, dass die Mitarbeiter einen vorgeschlagenen Zeitplan einhalten, um Verzögerungen zu minimieren.

Die Planung des Projekts ist Teil jeder Projektplanung. Ein expliziter Projektplan hilft dabei, die Mitarbeiter durch den Lebenszyklus eines Projekts zu leiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht abweichend oder voreilig werden.

Eine kurze Beschreibung der Projektplanung

Ein Projekt enthält fünf Hauptkomponenten, wobei der Projektzeitplan ein wesentlicher Bestandteil der zweiten Komponente ist.

  • Die Idee: Diese erste Komponente konzipiert das Projekt und stellt fest, wie reibungslos es mit den gegebenen Ressourcen abgeschlossen werden kann.
  • Entwurf des Projekts festlegen: Diese Komponente definiert und plant das gesamte Projekt ordnungsgemäß. Die Projektplanung umfasst das Auflisten und Berechnen des Budgets, das Entwickeln von Zeitplänen und das Auflisten der erforderlichen Ressourcen.
  • Der Start des Projekts: Das Projekt wird in diesem Schritt ausgeführt, dh die Mitarbeiter beginnen mit der Arbeit an den zugewiesenen Aufgaben.
  • Die Projektleistung: Dies ist die Phase, in der der Projektfortschritt mit den festgelegten Erwartungen verglichen wird.
  • Der Abschluss: Diese einfache Komponente schließt die Bereitstellung des Projekts ab. Viele Organisationen neigen dazu, die Erfolge und Misserfolge des Projekts zu bewerten, um anstehende Projekte zu verbessern.

Welche Schritte sind mit der Entwicklung des Projektplans verbunden?

1. Verstehe und entwerfe den Ausblick des Projekts

Wie bereits erwähnt, muss das Projekt einen Bereich zum Erstellen eines Projektzeitplans haben. Dies beinhaltet die Erwartungen des Projekts, die vorgeschlagenen Ergebnisse und die erforderlichen Voraussetzungen, um das Projekt abzuschließen. Der Geltungsbereich beschreibt auch die erforderlichen Ressourcen sowie die Kosten- und Zeitbeschränkungen. Daher wird dieser Schritt mit den Stakeholdern durchgeführt. Gleichzeitig ist es wichtig, das Projekt in eine funktionale Struktur zu überführen, in der alle wichtigen Aufgaben und Ergebnisse hervorgehoben werden. (Hinweis: In der Aufschlüsselung sind die Aufgaben mit Ausnahme der Daten aufgeführt.)

2. Das Projekt ist organisiert

Sobald der Ausblick und die Arbeitsstruktur mit den integrierten Komponenten skizziert sind, können alle Aufgaben des Projekts eingetragen werden. Nach der Beschreibung jeder Aufgabe ist es wichtig, sie nach Priorität zu ordnen und die geschätzte Zeit für die Ausführung der einzelnen Aufgaben anzugeben. Ebenso ist es inhärent, die benötigten Ressourcen abzubilden.

3. Abhängigkeiten zuordnen

Dies geht Hand in Hand mit der Organisation der Projektaktivitäten. Dieser Schritt bietet Klarheit in der Beziehung zwischen den einzelnen Aktivitäten. Somit ist es einfach, die Aktivität zu identifizieren, die einer Aktivität vorausgeht, und die Aktivität, die eine Aktivität ersetzt. Die Abhängigkeit kann klassifiziert werden als:

  • Fertig zum Start: Wenn es wichtig ist, eine Aufgabe zu beenden, bevor Sie mit der nächsten fortfahren
  • Start-to-Start: Wo es wichtig ist, eine Aufgabe zu starten, bevor eine andere begonnen wird
  • Ende-zu-Ende: Hier ist es wichtig, eine Aufgabe zu beenden, bevor eine andere erledigt wird
  • Anfang bis Ende: Wo es wichtig ist, eine Aufgabe zu starten, bevor eine andere beendet wird

4. Blaupause des zentralen Pfades

Das termingerechte Abschließen einer Aufgabe ist unabdingbar, wenn das Zeitintervall zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem Startdatum der nachfolgenden Aktivität Null beträgt. Kurz gesagt, eine Verzögerung dieser Aktivität wird das gesamte Projekt verzögern. Auf diese Weise werden eine Reihe wichtiger Aufgaben festgelegt, um eine Verzögerung insgesamt zu vermeiden. Diese Gliederung kann die Zeitspanne für den Projektabschluss definieren.

5. Markieren Sie die wichtigen Meilensteine ​​des Projekts

Meilensteine ​​helfen dabei, das Projekt in definierten Abständen zu verfolgen. Dies hilft den Mitarbeitern, den Projektverlauf einzuhalten. Aus der Sicht eines Adlers wird angezeigt, ob das Projekt innerhalb der festgelegten Zeit liegt.

Es gibt zwei Arten von Prüfpunkten: externe und interne. Die externen Meilensteine ​​richten sich an Sponsoren, Stakeholder, Kunden usw .; es verrät, wo das Projekt angekommen ist. Die internen Meilensteine ​​werden für die Mitarbeiter festgelegt, die direkt am Projekt arbeiten. Es führt die Mitarbeiter durch die Verfolgung des Projektfortschritts.

6. Benennung der Humanressourcen

Der Projektplan bleibt unvollständig, ohne dass den Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden. Als Faustregel gilt, dass 3/4 ihrer Zeit für die Hauptaufgabe und das verbleibende Quartal für Nebenaufgaben wie Assistenz- oder Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird.

7. Vergeben Sie ein festgelegtes Start- und Enddatum

Wenn Sie die für die einzelnen Aufgaben erforderliche Dauer verstanden, die Meilensteine ​​festgelegt und die Gesamtzeit für die Fertigstellung des Projekts geschätzt haben, können Sie das Start- und das Enddatum angeben. Der voraussichtliche Eintrittstermin richtet sich nach den Fachkräften. Das geplante Enddatum kann sich aufgrund der Abwesenheit der Mitarbeiter, gesetzlicher Feiertage und anderer unerwarteter Faktoren ändern.

Was sind die gängigen Techniken, um ein Projekt zu planen?

Es gibt nur wenige gängige Methoden, für die sich die meisten PMOs bei der Entwicklung eines Projektplans entscheiden, nämlich Aufgabenliste, Gantt-Diagramm, Kalender, integrierte Arbeitszeitnachweise usw. Die meisten Websites bieten kostenlose Online-Software wie „2-Plan“ mit einem interaktiven Gantt Diagramm zur Unterstützung der Verwaltung verschiedener Planungskomponenten wie Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Arbeitszeittabellen oder Aufgabenzuordnungen.

Hier ist eine kurze Vorstellung von:

Aufgabenliste

Diese Methode dokumentiert eine Liste von Aufgaben für jeden Mitarbeiter im Projekt, entweder in einem Textverarbeitungsprogramm oder in einer Tabelle. Diese einfache Methode ist ideal für jedes kleine Projekt. Einige wie Zoho können mit Websites wie Google+ zusammenarbeiten, um die Mitarbeiter bei der Aktualisierung des Projektstatus direkt im Dokument zu unterstützen. Der Nachteil ist jedoch, dass eine manuelle Aktualisierung ständig erforderlich ist, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.

Gantt-Diagramm

Balkendiagramm ist ein Balkendiagramm der Aktivitätssequenz gegen die Zeit. Jeder Balken kennzeichnet eine Aufgabe mit ihrem Start- und Enddatum und gibt damit die Dauer an, die für die Fertigstellung benötigt wird. Es zeigt auch eine Überschneidung von Aktivitäten, Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und dem Start sowie das Fälligkeitsdatum des gesamten Projekts an. Dieses Tool wird von den meisten PMOs aufgrund der Visualisierung, die hilft, das Projekt besser zu verfolgen, sehr bevorzugt. Das Gantt-Diagramm ist ein effizientes Tool, um Statusaktualisierungen zu melden und den Zeitaufwand für die Fertigstellung des Projekts zu schätzen.

Kalender

Kalender können in viele Dateien mit jeweils einem eindeutigen Namen dupliziert werden. Dies ermöglicht die Erstellung eines Kalenders für jedes Projekt, in dem jede Aufgabe registriert wird. Auf diese Weise steht eine Zeitleiste für das gesamte Projekt zur Verfügung. Kalender können von Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Die Nachteile von Kalendern sind die Unfähigkeit, jedem Mitarbeiter eine Aufgabe zuzuweisen, und die fehlende Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten.

Wie wird ein Projektplan bewertet?

Ein Projektplan ist von absoluter Qualität, wenn -

  • Es wird täglich oder wöchentlich aktualisiert
  • Der Schätzwert bei Fertigstellung entspricht dem Basiswert
  • Wenn die Arbeit gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt ist, ist eine reibungslose Abwicklung gewährleistet

Ein Projektplan ist für ein Softwareunternehmen, eine Baufirma, eine Event-Management-Organisation, Schulveranstaltungen usw. äußerst nützlich. Die meisten Menschen haben diese Technik in ihrem täglichen Leben übernommen. Dies ist eine Organisationsmethode, die entwickelt wurde, um das Leben so angenehm wie möglich zu gestalten, da sie sicherstellt, dass die Zeit effizient genutzt wird. Kurz gesagt, es macht das Beste aus dem Kleinen in der Hand.

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Dies ist eine Anleitung zum Project Scheduling Management. Hier diskutieren wir die Schritte und gängigen Techniken, um ein Projekt zu planen. Sie können sich auch die folgenden Artikel ansehen, um mehr zu erfahren -

  1. Projektplanungstechniken
  2. Beispiel für die Projektplanung
  3. Verantwortlichkeiten des Projektmanagers
  4. Primavera Projektmanagement

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Entwicklung des Unternehmertums