Einführung in Projektplanungstechniken
In einem Projekt müssen Planungstechniken verwendet werden, um alle Aspekte so auszurichten, dass sie einander entsprechen. Ein Zeitplan sollte in einem angemessenen Verhältnis zu der für das Projekt festgelegten Zeit stehen und alle seine Ressourcen sollten optimal genutzt werden. Aufgrund der Variabilität des Projekts und seines Umfangs ist es schwierig, es zu planen, aber wir werden es voraussichtlich tun, weil wir dafür verantwortlich sind.
Ein Zeitplan besteht aus allen Aktivitäten, die in der Implementierung und Ausführung eines Projekts innerhalb des festgelegten Zeitrahmens des Projekts enthalten sind. Ein Projektplan hilft dabei, die an einem Projekt beteiligten Arbeiten zu priorisieren und ordnungsgemäß abzuschließen. Es hilft auch bei der Auswahl der richtigen Person für den Job und bei der richtigen Zuweisung der verfügbaren Ressourcen. Zeitmanagement und Anpassungen im Rahmen eines Projekts sind nur möglich, wenn für das zu bearbeitende Projekt ein geeigneter Zeitplan erstellt wurde.
Verschiedene Techniken der Projektplanung
Die Projektplanung umfasst normalerweise verschiedene Techniken. Eine Übersicht über jede Technik finden Sie weiter unten.
1) Mathematische Analyse
Critical Path Method (CPM) und Program Evaluation and Review Technique (PERT) sind die beiden am häufigsten verwendeten Techniken von Projektmanagern. Mit diesen Methoden wird die Zeitspanne des Projekts über den Projektumfang berechnet.
a) Methode für kritische Pfade
Das Baumdiagramm jedes Projekts hat einen kritischen Pfad. Die Methode für kritische Pfade schätzt die maximale und minimale Zeit, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich ist. CPM hilft auch dabei, kritische Aufgaben zu identifizieren, die in ein Projekt einbezogen werden sollten. Änderungen der Lieferzeit wirken sich nicht auf den Zeitplan aus. Der Umfang des Projekts und die Liste der Aktivitäten, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind, sind für die Verwendung von CPM erforderlich. Als nächstes wird die von jeder Aktivität benötigte Zeit berechnet. Dann werden alle abhängigen Variablen identifiziert. Dies hilft beim Identifizieren und Trennen der unabhängigen Variablen. Schließlich werden Meilensteine zum Projekt hinzugefügt.
b) Programmevaluierungs- und Überprüfungstechnik (PERT)
Mit PERT können Sie den Ablauf von Aufgaben in einem Projekt planen und die Gesamtzeit abschätzen, die für die Fertigstellung erforderlich ist. Diese Technik hilft darzustellen, wie jede Aufgabe von der anderen abhängig ist. Um ein Projekt mit PERT zu planen, müssen Aktivitäten definiert, geordnet und Meilensteine definiert werden. Sie können die Zeitpläne für ein Projekt anhand des Vertrauensniveaus berechnen:
- Optimistisches Timing
- Höchstwahrscheinlich Timing
- Pessimistisches Timing
Die gewichtete durchschnittliche Dauer und nicht die Schätzungen werden von PERT verwendet, um unterschiedliche Zeitrahmen zu berechnen.
2) Komprimierungsdauer
Die Komprimierung der Dauer hilft, einen Zeitplan bei Bedarf zu verkürzen. Sie können den festgelegten Zeitplan anpassen, indem Sie Änderungen vornehmen, ohne den Umfang zu ändern, falls das Projekt zu spät ausgeführt wird. Zwei Methoden, die angewendet werden können: schnelles Verfolgen und Abstürzen.
a) Fast Tracking
Fast-Tracking ist eine weitere Möglichkeit, CPM zu verwenden. Mit Fast-Tracking können Sie die Geschwindigkeit beschleunigen, mit der ein Projekt ausgeführt wird, indem Sie entweder viele Aufgaben gleichzeitig ausführen oder indem Sie viele Aufgaben miteinander überlappen. CPM hilft uns dabei, Aktivitäten zu identifizieren, mit denen das Tempo des Projekts beschleunigt werden kann. Obwohl es eine ansprechende Technik ist, birgt sie auch ihre eigenen Risiken. Da viele Aktivitäten gleichzeitig durchgeführt werden, ist es sehr wichtig, Fehler zu machen und bei der Qualität Kompromisse einzugehen.
b) Absturz
Beim Absturz werden mehr Ressourcen benötigt, um das Projekt pünktlich abzuschließen. Dazu benötigen Sie Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus können nicht alle Aufgaben durch Hinzufügen zusätzlicher Ressourcen ausgeführt werden. Die Notwendigkeit, neue Teammitglieder zu einem Projekt hinzuzufügen, und die eingeschränkte Aufgabenteilung erhöht die Kommunikation und ist der Hauptgrund dafür. Die Absturztechnik kann auch durch Hinzufügen von Zeit und bezahlten Überstunden verwendet werden, sollte jedoch innerhalb der festgelegten Frist bleiben. Dies führt leider zu einer Erhöhung der Projektkosten.
3) Simulation
Die erwartete Dauer des Projekts wird unter Verwendung eines anderen Aufgabensatzes in der Simulation berechnet. Der Zeitplan wird auf der Grundlage von Annahmen erstellt, sodass er auch verwendet werden kann, wenn der Umfang geändert wird oder die Aufgaben nicht klar genug sind.
4) Ressourcenebenenheuristik
Die Verkürzung der Lieferzeit oder die Vermeidung von Über- oder Unterauslastung von Ressourcen durch Anpassung des Zeitplans oder der Ressourcen wird als Heuristik für die Ressourcenebenen bezeichnet. Teilen Sie die Aufgaben nach den verfügbaren Ressourcen auf, damit keine Ressource unter- oder überlastet wird. Der einzige Nachteil dieser Methodik besteht darin, dass sie die Kosten und die Zeit des Projekts erhöhen kann.
5) Aufgabenliste
Die Aufgabenliste ist die einfachste Projektplanungstechnik aller verfügbaren Techniken. In einer Tabelle oder einem Textverarbeitungsprogramm ist die Liste aller möglichen Aufgaben dokumentiert, die an einem Projekt beteiligt sind. Diese Methode ist einfach und die beliebteste aller Methoden. Dies ist sehr nützlich bei der Umsetzung kleiner Projekte. Bei großen Projekten mit zahlreichen Aspekten ist die Berücksichtigung der Aufgabenliste jedoch keine praktikable Methode.
6) Balkendiagramm
Zur Verfolgung des Fortschritts und zu Berichtszwecken ist das Gantt-Diagramm eine Visualisierungstechnik, die im Projektmanagement verwendet wird. Es wird meistens von Projektmanagern verwendet, um eine Vorstellung von der durchschnittlichen Zeit zu erhalten, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. Ein Projektzeitplan-Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das die wichtigsten Aktivitäten in der Reihenfolge links gegen die Zeit darstellt. Jede Aufgabe wird durch einen Balken dargestellt, der den Beginn und das Datum der Aktivität und damit die Dauer widerspiegelt.
7) Kalender
Viele denken nicht daran, Aufgaben für ihre Projektanforderungen in einem Kalender zu planen - wann sie sollten! Die meisten Kalender können mit eigenen Namen kuratiert werden. In diesem Fall können Sie einen Kalender pro Projekt und geplante Ereignisse für dieses Projekt erstellen. Der Kalender zeigt eine Zeitleiste für das gesamte Projekt. Der Hauptvorteil ist, dass es Änderungen unterworfen sein kann, da es gemeinsam genutzt werden kann. Es scheint eine großartige Technik zum Verfolgen eines Projekts zu sein, weist jedoch bestimmte Einschränkungen auf, die Sie bestimmten Personen nicht zuweisen können, und Sie können keine Aufgabenabhängigkeiten erkennen.
Fazit
Ressourcenplanungstools können einem Projektmanager bei der Zuweisung von Ressourcen helfen und ein Projekt innerhalb der vorgegebenen Zeitspanne abschließen. Sie helfen auch bei der Erstellung von Zeitplänen für alle Projekte, die in Zukunft in Angriff genommen werden sollen. Es ist sehr praktisch, die Leistung Ihres Teams in der Vergangenheit, die Hindernisse bei der Durchführung eines Projekts und die Art und Weise, wie diese Hindernisse überwunden wurden, zu untersuchen. Die Terminplanung muss ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements sein. Es hilft einfach nicht, Zeit zu sparen, sondern bringt das Projekt dazu, organisiert zu werden.
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