Erstellen einer Datenbank mit Microsoft Access - Microsoft Access ist eine praktische Softwareanwendung, die im Lieferumfang der Microsoft Office Professional Suite enthalten ist. Mit diesem einfachen Datenbanktool können wir sicher lernen, unsere Arbeit und unser Leben besser zu organisieren!

Warum Microsoft Access verwenden?

Die meisten Leute fragen uns: „Warum brauche ich eine ausgefallene Datenbanksoftware? Excel funktioniert gut genug für meine unterschiedlichen Bedürfnisse. “

Hier erfahren Sie, dass Access keine "schicke" Datenbank ist. Es ist einfach, sehr effektiv und kann Ihnen viel Zeit und sich wiederholenden Aufwand ersparen, selbst wenn Sie das Beste aus Ihren Daten herausholen. In der Tat werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Daten viel besser nutzen können, wenn Sie Excel-Tabellen mit einer gut organisierten Access-Datenbank kombinieren.

Microsoft Access

  • Ist ein relationales Datenbanktool . Dies bedeutet, dass alle Daten in (zusammengehörigen) Tabellen organisiert sind. Sie können das Tool verwenden, um Ihre monatlichen Ausgaben zu budgetieren, Ihren Bibliothekskatalog zu organisieren oder ein umfangreiches Adressbuch zu führen. Der Schlüssel liegt in der Strukturierung Ihrer Daten in einfache, nicht redundante Tabellen, die miteinander verknüpft werden können.
  • "Merkt" sich Ihre Daten. Im Gegensatz zu Excel fungiert es auch als nahtlose Speicherbank, in der Ihre Daten gespeichert und gespeichert werden, sodass Sie sie problemlos für die spätere Verwendung abrufen können. Beispielsweise haben Sie möglicherweise mehrere Excel-Tabellen für monatliche Ausgaben gespeichert. Wenn Sie diese Blätter jetzt jedoch kombinieren und zusammen studieren möchten, müssen Sie spezielle (und manchmal umständliche) Excel-Funktionen wie Diagramme, Dashboards usw. verwenden. In Access ist dies nahtlos.
  • Macht komplexe Datenoperationen mühelos. Access bietet alle grundlegenden Funktionen, die Excel ausführt, wie Sortieren, Berechnen, Filtern usw. Darüber hinaus können Sie Daten anhand spezieller Kriterien in Tabellen (z. B. beim Verbinden von Excel-Tabellen) verknüpfen oder aus diesen ausschließen . Und die gute Nachricht ist, dass all dies in Access mühelos möglich ist!

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Erstellung Ihrer ersten Arbeitsdatenbank in 6 einfachen Schritten.

  1. Organisieren Sie Ihre Daten in strukturierten Tabellen.

Wenn Sie die Access-Datenbank verwenden möchten, haben Sie wahrscheinlich bereits eine gute Vorstellung von den Tabellenstrukturen, die Sie erstellen möchten. Stellen Sie sich dies als einen wichtigen vorbereitenden Schritt vor, da die Struktur Ihrer Tabellen über den Erfolg Ihrer Access-Anwendung entscheidet.

Einige Fragen, die Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen, sind:

  • Welche Daten haben Sie? Geschäftsunterlagen, Personalakten, Daten, die Ihre Kulturgesellschaft unterstützen? Im Idealfall enthält jeder Typ eine eigene Datenbank.
  • Was haben Ihre Daten gemeinsam? Können Sie sie auf der Grundlage dieses gemeinsamen Faktors in separate Tabellen gruppieren? ZB: Einnahmen, Ausgaben, Adressliste usw.
  • Was ist an jedem Tisch einzigartig? Womit können Sie eine Datenzeile aus jeder Tabelle identifizieren? ZB: Name, ID usw. Dies ist der Primärschlüssel und kann aus einer oder mehreren Spalten bestehen . (Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nichts Einzigartiges finden, da Access automatisch einen Primärschlüssel generieren kann.)
  • Was sind die Verbindungsglieder zwischen Tabellen? Dies sind potenzielle Fremdschlüssel (dazu erfahren Sie weiter unten mehr).

Wir schlagen vor, dass Sie einen groben Entwurf Ihrer Tabellenstruktur auf Papier haben. Sorgen Sie sich nicht um Perfektion; Ihre Tabellen werden sich weiterentwickeln, wenn Sie mit Access arbeiten und sich damit auseinandersetzen. Wenn Sie fertig sind, starten Sie Microsoft Access, wählen Sie "Datei" -> "Neu" -> "Leere Datenbank" und klicken Sie auf "Erstellen", um Ihre erste Microsoft Access-Datenbank zu starten!

Tipp: Wählen Sie einen geeigneten Namen, der den Typ Ihrer Datenbank widerspiegelt. Das hört sich viel besser an, als es einfach "Meine erste Datenbank" zu nennen!

  1. Erstellen Sie die Tabellen

Sobald Sie Ihre erste Datenbank erfolgreich gestartet und erstellt haben, öffnet Access die Ansicht "Tabellentools", um Tabellen zu erstellen, denn in Access dreht sich wirklich alles um Tabellen!

Hier erstellen wir eine einfache Budgetanwendung mit drei Tabellen: Regelmäßige Ausgaben, monatliches Einkommen und monatliche Ausgaben. Die blau hervorgehobenen Spalten sind eindeutig und können daher als Primärschlüssel verwendet werden. (Beachten Sie, dass bei mehr als einer blau hervorgehobenen Spalte die Kombination eindeutig ist.)

Verwenden Sie die Registerkarte auf der rechten Seite, um die Tabelle "Regelmäßige Ausgaben" hinzuzufügen.

  • Die erste Spalte (ID) wird von Access automatisch generiert und dient als Standardprimärschlüssel. (Wir können dies später ändern.)
  • Klicken Sie auf "Zum Hinzufügen klicken", um den nächsten Spaltennamen einzugeben. Sie erhalten eine Auswahlmöglichkeit für den Spaltentyp. Wählen Sie Text und geben Sie "Expense Name" ein.
  • Klicken Sie erneut auf Nächste Spalte hinzufügen, wählen Sie Text und geben Sie "Typ" ein.
  • Klicken Sie erneut, um die nächste Spalte hinzuzufügen, wählen Sie Nummer und geben Sie "Betrag" ein.
  • Speichern Sie abschließend Ihre neu erstellte Tabelle (mit Strg-Taste + S-Taste). Wenn Sie zur Eingabe eines Namens aufgefordert werden, geben Sie "Regular Expenses" ein.

Und dort, frisch erstellt, befindet sich Ihre erste Microsoft Access-Tabelle. Hurra!

Verwenden Sie auf der Registerkarte ERSTELLEN die Option Erstellen -> Tabelle, und führen Sie die obigen Schritte aus, um auf ähnliche Weise die Tabellen "Monatliches Einkommen" und "Monatliche Ausgaben" zu erstellen.

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  1. Geben Sie Daten in Tabellen ein

In diesem Schritt geben wir die Daten manuell in die Tabellen ein. Beachten Sie jedoch, dass Access mehrere andere mühelose Möglichkeiten zum Importieren von Daten in Tabellen bietet (aus einer Excel-Tabelle, aus einer Textdatei usw.).

An dieser Stelle müssen wir erwähnen, dass Access bei der Datenüberprüfung Excel überlegen ist, wenn die Tabellen richtig gestaltet sind. Um die Relevanz des Tabellendesigns zu verstehen, fügen wir einfach Daten zur Tabelle "Regelmäßige Ausgaben" hinzu und untersuchen die Herausforderungen.

Hier sind die Daten, die wir in unsere Tabellen aufnehmen möchten:

Die „Datenblattansicht“ eignet sich am besten zum Hinzufügen / Löschen / Ändern von Tabellendaten und wird immer dann geöffnet, wenn Sie auf der linken Registerkarte auf den Namen einer Tabelle doppelklicken. Sie können auch über die Registerkarte ENTWURF -> Ansicht -> Entwurfsansicht darauf zugreifen. Wählen Sie in dieser Ansicht auf der linken Registerkarte die Tabelle aus, mit der Sie arbeiten möchten ("Regelmäßige Ausgaben"). Auf der rechten Registerkarte

  • Klicken Sie auf die zweite Spalte (Expense Name) und geben Sie "Rent" ein.
  • Klicken Sie auf die dritte Spalte (Typ) und geben Sie "Fixed" ein.
  • Klicken Sie auf die vierte Spalte (Betrag) und geben Sie "2000" ein.
  • Sie haben die erste Reihe abgeschlossen. Wiederholen Sie dies für die verbleibenden Zeilen.
  • Wiederholen Sie dies für die Tabelle "Einkommen" und "Monatliche Ausgaben".

Ist Ihnen aufgefallen, dass Access die Daten automatisch in aufsteigender Reihenfolge sortiert? Wenn Sie dies ändern möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Betrag klicken und die Sortierreihenfolge ändern.

Wie Sie sicherlich bemerkt haben, generiert Access automatisch eine eindeutige Nummer für die erste Spalte (ID), da diese als Standardprimärschlüssel behandelt wird. Dies ist die Spalte, die normalerweise zum Abrufen eindeutiger Datenzeilen aus der Tabelle verwendet wird.

Es kann jedoch schwierig sein, sich an diesen Wert zu erinnern, da er für unsere Daten nicht relevant ist. Außerdem haben wir unsere eindeutigen Primärschlüssel bereits identifiziert und sollten dies im Tabellendesign erfassen. Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie Sie die Tabelle neu gestalten, um dies zu beheben.

  1. Gestalten Sie Ihre Tabellen (neu)

Sobald Sie Ihre Tische erstellt haben, werden Sie gespannt sein, ob sie in Ordnung sind. In der Tat ist es wichtig, dies zu tun, damit Sie zusätzliche Regeln für die Datenvalidierung und -genauigkeit einfügen können. Sie können dies in der „Entwurfsansicht“ überprüfen.

Auf die flexiblere Entwurfsansicht von Access kann einfach über die Registerkarte ENTWURF -> Ansicht -> Entwurfsansicht zugegriffen werden. (Alternativ können Sie auf der linken Registerkarte auf den Tabellennamen klicken und "Entwurfsansicht" auswählen.)

Wenn Sie die Tabelle "Regelmäßige Ausgaben" (Abbildung oben) durchsuchen, werden Sie mit Sicherheit einige Inkonsistenzen feststellen. Beheben wir das wie folgt:

  • Standardmäßig wird die automatisch generierte ID-Spalte als Primärschlüssel festgelegt und daher das kleine Schlüsselsymbol links davon. Wir ändern dies, indem wir die Spalte Ausgabename markieren (einmal klicken) und auf der oberen Registerkarte das Symbol für den Primärschlüssel auswählen. (Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Spaltennamen klicken und "Primärschlüssel" auswählen.) Das Schlüsselsymbol ändert sich entsprechend.
  • Wir brauchen die ID-Spalte nicht mehr. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Zeilen löschen". Dadurch werden diese Spalte (und alle zuvor eingefügten Werte) automatisch aus dieser Tabelle gelöscht.
  • Die Spalte Betrag ist auf den Datentyp Nummer eingestellt. Ändern Sie dies in Währung.

Jetzt sieht unser Tisch gut aus. Sie können die beiden anderen Tabellen in der Entwurfsansicht auf ähnliche Weise bearbeiten, um ihren Primärschlüssel zu ändern, den Währungsdatentyp festzulegen und zusätzliche Daten zu allen Tabellen hinzuzufügen, damit wir nacheinander damit spielen können.

  1. Tabellenbeziehungen definieren

Wenn Sie Ihre Tabellendaten einfach anzeigen möchten, können Sie die Datenblattansicht verwenden. Wir gehen jedoch davon aus, dass Sie die kombinierten Ergebnisse aller Ihrer Tabellen anzeigen möchten. Dies kann in Excel umständlich sein, ist in Access jedoch mühelos möglich. Der Schlüssel liegt in der Definition von Tabellenbeziehungen.

Beziehungen definieren, wie unsere Tabellen miteinander „verbunden“ sind. Diese Verbindungslinks werden im Datenbankjargon als "Fremdschlüssel" bezeichnet.

Um Tabellenbeziehungen in Access zu definieren, gehen Sie zur Registerkarte DATABASE TOOLS und klicken Sie auf Relationships. Sie sehen ein Dialogfeld, in dem alle Tabellen aufgelistet sind. Doppelklicken Sie auf jede Tabelle, bis sie in der Hintergrundbeziehungsansicht angezeigt wird. Wenn eine Tabelle mehrmals angezeigt wird, können Sie mit der rechten Maustaste auf die zusätzliche Tabelle klicken und "Tabelle ausblenden" auswählen.

Sobald alle 3 Tabellen sichtbar sind, können Sie sie nach Belieben auf dem Bildschirm bewegen.

Aber im Moment ist an dieser Ansicht nichts Besonderes. Unsere Tabellen werden einfach aufgelistet, getrennt . Um dies zu ändern, klicken Sie auf das Feld REGULAR EXPENSES.Expense Name und ziehen Sie es in Richtung MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Ein Dialogfeld sollte wie folgt geöffnet werden:

Wir erstellen hier eine Eins-zu-Viele-Beziehung zwischen dem Ausgabenamen der Tabelle "Reguläre Ausgaben" und dem Ausgabenamen der Tabelle "Monatliche Ausgaben".

Regular Expenses.Expense Name -> Monthly Expenses.Expense Name

Primärschlüssel -> Fremdschlüssel

Eins -> Viele

Dafür,

  • "Referentielle Integrität erzwingen" sollte aktiviert sein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle in Monthly Expense enthaltenen Mehrwerte vor dem Hinzufügen mit den Werten der Tabelle Regular Expenses abgeglichen werden.
  • Deaktivieren Sie die Registerkarten für "Kaskadenaktualisierung / Löschen verwandter Felder" . Dadurch werden alle Aktualisierungen / Löschvorgänge in der Primärschlüsseltabelle kaskadiert (in unserem Fall "Regelmäßige Ausgaben"). Wenn also der Betrag für eine bestimmte Ausgabe aktualisiert wird, wird er in allen zugehörigen Tabellen kaskadiert. Ebenso mit löschen. Wir deaktivieren dies absichtlich, um eventuelle Abweichungen zu einem späteren Zeitpunkt festzustellen. Klicken Sie abschließend auf Erstellen.
  • Erstellen Sie auf ähnliche Weise eine Beziehung zwischen dem Monatsnamen der monatlichen Ausgaben und dem Monatsnamen des monatlichen Einkommens. Deaktivieren Sie hier die Option "Referentielle Integrität erzwingen " .

Die Beziehungsansicht sollte dies automatisch wie folgt widerspiegeln:

Sie haben Ihre erste Tabellenbeziehung definiert und sind bereit, mehr aus Ihren Daten herauszuholen!

  1. Abfragen und Anzeigen von Daten aus Ihren Tabellen

Dies ist möglicherweise der wichtigste und nützlichste Teil der Verwendung von Access über Excel. Sie sehen, wir haben unsere Tabellen mit dem richtigen Design erstellt, Daten hinzugefügt und Beziehungen definiert. Der nächste wichtige Schritt besteht darin, alles zusammenzufassen und zu sehen, wie unsere kombinierten Daten aussehen. Und dies geschieht durch eine Abfrage.

Hier erstellen wir eine einfache Abfrage, um etwaige Unstimmigkeiten bei den „festen“ Ausgaben zu erfassen.

Sie können eine Abfrage mithilfe der Registerkarte ERSTELLEN -> Abfrage-Assistent erstellen, der einfachsten Methode zum Erstellen einer Basisabfrage. Sie werden aufgefordert:

  • Typ (Assistent für einfache Abfragen).
  • Tabellennamen und Felder. Wählen Sie Ausgabename, Typ und Betrag aus den regulären Ausgaben und Monat und Betrag aus den monatlichen Ausgaben.
  • Detail oder Zusammenfassung. Wählen Sie Detailliert.
  • Geben Sie „Fixed Expense Mismatch Report“ ein, wenn der Assistent Sie zur Eingabe eines Namens auffordert, und klicken Sie auf Finish (Fertig stellen), um die Berichtsabfrage zu generieren.

Die generierte Abfrage sollte folgendermaßen aussehen (ohne die roten Markierungen):

Wie Sie jedoch sehen können, werden in dieser Abfrage alle Aufwandsdatensätze und nicht nur die nicht übereinstimmenden (rot hervorgehobenen) Datensätze angezeigt. Wir können dies mithilfe des Abfrageentwurfs beheben (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abfragenamen auf der linken Registerkarte und wählen Sie „Entwurfsansicht“ aus).

In dieser Ansicht werden zwei Kriterien hinzugefügt

  1. Fügen Sie unter Regular Expenses.Type den Wert 'Fixed' unter Criteria (einschließlich einfacher Anführungszeichen) hinzu. Dies schränkt die abgerufenen Datensätze auf type = Fixed ein.
  2. Fügen Sie unter einem der Beträge die speziellen Kriterien hinzu, um eine Nichtübereinstimmung festzustellen : „(Regelmäßige Ausgaben) .Betrag (Monatliche Ausgaben) .Betrag“ (ohne Anführungszeichen). Das Zeichen steht für "ungleich"). Dadurch werden nur nicht übereinstimmende Datensätze erfasst.

Zusammengenommen erfassen diese Kriterien nicht übereinstimmende Fixkosten-Datensätze.

Das Endergebnis sollte folgendermaßen aussehen:

Und dies ist in der Tat das Endergebnis, das wir uns wünschen. Herzliche Glückwünsche!!

Die letzte Note

In diesem grundlegenden Lernprogramm wurden Sie mit einer Vielzahl von Microsoft Access-Funktionen vertraut gemacht, von Tabellen über Beziehungen bis hin zu Abfragen. Es wird empfohlen, die hier aufgeführten Tabellen und Abfragen zu verwenden, um komplexere Vorgänge auszuführen.

Vorschläge für die weitere Praxis sind:

  • Datum aus Excel-Tabellen oder durch Kommas getrennten Textdateien (auch als CSV-Dateien bezeichnet) in Tabellen importieren.
  • Hinzufügen von Validierungskriterien für Tabellen mithilfe der Entwurfsansicht. Versuchen Sie beispielsweise, die Werte von Regular Expenses.Type auf "Fixed" - oder "Variable" -Werte zu beschränken.
  • Erfahren Sie mehr über "normalisierte" Tabellen und wie sich diese auf Ihre Daten auswirken. Entwerfen und erstellen Sie die hier freigegebenen Beispiele als normalisierte Tabellen.
  • Verwenden Sie den Abfrage-Designer von Grund auf, um einen zusammenfassenden Bericht zu erstellen, der die gesamten Einnahmen, Ausgaben und den Saldo jedes Monats für das Jahr enthält.

Während Ihre ersten Schritte mit Microsoft Access eine steile Lernkurve beinhalten können, können wir die Belohnungen garantieren, die Ihre Bemühungen bringen werden. Microsoft Access ist ein einfaches Datenbank-Tool, mit dem Sie Ihre Daten mit minimalem Aufwand besser nutzen können. Also weitermachen und glücklich sein, Zugang zu haben !!

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